事業單位檔案數字化建設的路徑選擇分析

侯 莉

山東省濟寧市文化和旅游路旅游公共服務中心 山東 濟寧 272000

引言

信息技術的快速發展,為檔案數字化的實現提供了支撐。事業單位應當加快檔案數字化建設進程,全面提升檔案管理水平,使檔案的價值得以最大限度地發揮,這對于促進事業單位的持續發展具有重要的現實意義

1 事業單位檔案數字化管理的意義

1.1 提高檔案運行效率 新時期做好事業單位的檔案數字化管理工作,可以提高檔案管理工作的效率,有效解決傳統紙質檔案管理方式的弊端,輔助構建一個優化檔案管理系統,實現了檔案管理設備、檔案人力資源與檔案建設戰略的優化配置,對于促進檔案事業的發展,從而有效應對越來越龐大的檔案信息量有重要意義。采用數字化的檔案管理工作方式可以提高基層檔案管理人員的工作效率,有助于降低檔案管理成本,能夠形成優質的檔案運行體系,對于促進事業單位與上級行政機構、社會公益服務對象保持良好的檔案數據信息聯系有重要價值,進一步滿足了新時期各級機關和人民群眾對檔案的使用需求,真正減輕了檔案管理工作人員的壓力,全面提高檔案管理的有效性,達到促進檔案事業高速運轉的目標。

1.2 滿足檔案使用需要 數字化管理方式借助有效的信息系統進行檔案管理,可以把信息化、網絡化、智能化、個性化理念融入檔案管理當中,可以進一步借助大數據與云計算平臺進行檔案數據信息處理,從而滿足各方面對事業單位檔案資源使用的需要。隨著我國事業單位分類改革的深入實施,檔案管理工作也從傳統的檔案保管向著檔案資源開放性體系建設方向發展。檔案管理應當注重形成完善的管理體系,強調發揮事業單位檔案資源的使用價值,注重滿足各類企事業單位和大眾調閱使用公共信息的需要。

2 檔案數字化建設實施路徑

2.1 完善檔案管理系統 提高事業單位檔案數字化管理質量,應當建立完善的檔案數字化管理系統。注重加強事業單位檔案數字化管理規劃,建立事業單位數字化管理發展規劃。首先,在上級檔案行政部門的主持下,開發符合事業單位性質特征、符合行業檔案資源需要的檔案管理工作系統,實現珍貴檔案資源的有效管理。其次,完善事業單位檔案數字化資源的收集機制,優化檔案管理工作體系,豐富數字化檔案資源的開發方式。

2.2 全面提高行政事業單位檔案管理工作人員的專業素質 在信息技術日漸發達的當下,越來越多的先進技術手段被應用在檔案管理工作中,這就對檔案管理人員提出了新的要求,不僅要掌握熟練的檔案管理知識、計算機操作技術、數據錄入等基本技能,更要將已有的檔案資源轉化為有用的資源。檔案管理人員不僅要對檔案管理工作充滿熱情,更應該樹立先進的管理理念,以及強烈的責任感及使命感。因此,提高檔案管理人員的綜合素質,實現檔案的科學化、信息化管理,離不開專業的信息技術人才。單位領導層應重視人才的挖掘、培養,加強對檔案管理人員的培訓,使他們與時俱進,掌握先進的管理手段,努力打造一支高素質、信息化、規范化的綜合型檔案管理人才。

2.3 對原有紙質檔案的處理 在事業單位實現檔案管理數字化以后,將會面臨原有紙質檔案該如何處理的問題,在這一問題上,依然可以分三個階段進行處理：第一階段是要將原來分散于各部門的紙質檔案進行統一收集,整合之后重新梳理編輯目錄,并納入到事業單位的檔案管理統一體系中,實現對其統籌管理。第二階段是在事業單位已經上線并運行電子檔案管理系統后,可以將原先的紙質檔案統一外包給第三方機構進行托管,如果事業單位現存的紙質檔案數量較多,則可以從中選擇比較重要,并且實際利用率較高的檔案優先進行托管。第三階段是可以對已經掃描過的檔案進行認真的梳理和查判,將其中已經確認沒有必要進行保存的紙質檔案分批次銷毀,而對于有必要進行保存的,則可以基礎留存或者委托托管。

2.4 利用數字化手段處理檔案管理信息資源 在促進檔案管理信息化建設的過程中,應該聯系現實情況對檔案管理展開全面分析,并建立健全檔案管理信息化體系,保證不同形式的檔案能夠實現靈活轉化,進一步完善檔案管理數字化模式。在對事業單位檔案進行數字化處理時,應該對檔案數字資源進行展開分析與管理,并凸顯出管理的重點內容,確保檔案管理工作的質量。

2.5V規范檔案著錄與分類號 事業單位檔案管理規范化標準化建設必然離不開對應的標準、規范,檔案管理工作才會有條不紊地進行。負責檔案管理的相關領導一定要深刻認識到檔案管理工作的重要性,嚴抓狠管檔案管理工作。制定有關檔案管理方面的制度,定期對檔案管理工作進行督查。檢查中一旦發現問題,要及時進行整改。還應該對組織檔案管理工作人員學習檔案管理方面的法律知識,并對檔案管理人員實施考核,讓檔案管理工作者知道自己需要履行的職責。檔案管理中,對檔案管理人員的培訓工作不容忽視,經費問題和網絡設備問題也十分重要,計算的時候要將這些費用加入預算當中,這樣可以讓管理水平以及工作效率得到相應的提升。

結語

信息化是社會不斷進步的產物,也是時代的發展趨勢。檔案管理工作的信息化作為醫院工作的核心所在,是醫院實現科學、高效管理的必經之路,也是對醫院實現現代化進程提出的挑戰。因此,醫院檔案人員要順應時代發展的要求,不斷學習進步,使檔案信息化管理工作更好地發揮其應有的作用,為醫院的進步提供源源不斷的動力。