基于大數據背景下事業單位檔案管理工作的創新研究

吳立東

摘 要：隨著人類社會科學技術的蓬勃發展，智能化、信息化以及數字化已經成為各個行業的必然發展趨勢，檔案管理作為事業單位日常管理的關鍵組成部分，在大數據時代下，以往的管理模式已經無法滿足時代進步和工作需要，面臨著創新與改革。本文主要針對基于大數據背景下信訪局檔案管理工作的創新進行分析和研究，希望給予我國相關單位以些許參考和借鑒。

關鍵詞：大數據；事業單位；檔案管理工作；創新研究

新時期下，我國經濟與社會獲得蓬勃發展，在“互聯網+”戰略的提倡下，信息技術、互聯網技術和數字化技術已經在各個行業實現了廣泛應用，并且取得顯著應用效果，成為推動社會發展的重要力量。檔案作為事業單位在長期發展和運行中產生的大量資料和文件，其對單位發展具有指導性和參考性價值，檔案管理也是單位日常工作管理的關鍵組成部分，但是受到固化管理思維、管理模式和管理手段的影響，檔案管理水平難以提升，無法為事業單位發展提供可靠參考，同時也不符合大數據時代的特點，因此，信訪局的主要領導和管理人員需要提升自身思想認識，以大數據時代特點對檔案管理進行創新與改進，促使檔案管理趨于數字化、智能化以及信息化方向發展，發揮檔案的價值和作用。

1 大數據概念及其特點

1.1 概念闡述

大數據等同于巨量資料或者海量資源，其英文為Big Data，指在有效時間內，利用常用工具對信息數據進行捕捉、處理以及管理的技術，通過數據整理和數據分析，為社會發展和企業經營提供關鍵依據，其不僅是簡單的數據集合，更是資產信息的高效集合。

1.2 主要特點

大數據的主要特點如下：第一，真實性，應用大數據技術的目的為：為社會發展和企業運行提供決策參考，其真實性是大數據最關鍵的特點，數據質量是技術應用的基礎保障；第二，速度快，這一特點主要體現在數據處理快、數據產生快以及數據整理快等方面；第三，多樣性，其主要是指數據的格式和內容變化多樣，包括模擬信號、視頻、文本、音頻以及圖片等，隨著數據來源的多元化，其多樣性特點將更加明顯；第四，大容量，大數據可以儲存海量的信息資源，并且通過自動或者人工的形式，利用互聯網對數據進行聚集，進而形成資源豐富的數據庫。

2 大數據對檔案管理工作中的價值和作用

2.1 發揮檔案實用性

檔案管理作為當前事業單位日常管理的關鍵組成部分，其具有較強的服務性、價值性和指導性，但是受到固化管理理念和管理模式的限制，檔案的使用價值難以完全體現和發揮，檔案管理也逐漸淪為雞肋工作。在管理中引入大數據可以發揮檔案的實用價值，促使其成為推動單位發展的重要動力。

2.2 推進信息化進程

長期以往我國事業單位在開展檔案管理中，始終存在信息化程度低的問題，雖然一些單位也引進了各種先進的信息設備和軟件設施，但是其利用效率較低，尤其是年齡較大的管理人員，對于信息設備操作一知半解，更加習慣采用以往的管理手段開展檔案管理，導致信息化進程難以全面推進。在大數據時代下，網絡中的數字資源更加豐富，互聯網在管理中發揮的作用也更加明顯，利用計算機可以高效、快捷的完成數據處理和檔案管理，對推動檔案管理信息化進程具有積極意義。

2.3 樹立數字化概念

在大數據時代下，促進了辦公無紙化的進程，電子檔案已經在社會各個行業中獲得廣泛應用，但是當前，在很多事業單位中，其開展檔案管理依然以紙質文件為主，注重檔案保存與收藏，沒有關注其價值性和利用性。基于大數據下的檔案管理，可以促使管理人員樹立全新的數字化概念，挖掘和體現檔案的實用價值，有助于提升管理效率和管理水平。

2.4 提升檔案利用率

檔案的價值和職能為使用者提供高效服務，服務也是開展檔案管理的核心原則，基于大數據下的檔案管理，不僅可以提升管理效率和管理水平，還能夠優化檔案利用性。通過互聯網技術和信息技術，利用總結、整理、分析以及歸納等方式，可以充分挖掘檔案潛在價值，為事業單位的運行管理和經營發展提供數據和決策支撐，實現單位的穩定以及可持續發展。

3 基于大數據下事業單位檔案管理創新策略

3.1 創新管理手段

在信息時代下，大數據在各個行業的應用日益深入，社會資源也趨于信息化以及數字化方向發展，事業單位在其具體運行中，每天都會產生一定量的紙質文件和電子文件，增加了檔案管理的復雜程度和難度，因此，事業單位需要迎合時代發展，摒棄以往的固化管理手段，積極創新以信息技術為支撐的新型管理方法。首先，單位需要結合自身具體情況，科學制定檔案管理規劃，不斷完善以及改進管理方式，對管理步驟和管理細節進行優化設計；其次，隨著電子文件數量的不斷增加，單位要迎合時代發展構建檔案管理內部網絡，為崗位工作提供檔案調閱服務，促使員工可以隨時對檔案信息進行修改和填報，配合檔案管理人員做好檔案收集、整理以及歸檔等工作，提升檔案管理的針對性和高效性，實現檔案資源的內部共享；最后，事業單位在長期發展中形成了大量的紙質文件，其是單位積累的寶貴非物質財富，但是在大數據背景下，紙質文件的保管方式和利用效率都難以滿足單位需求，與時代發展不符，因此，單位需要對紙質檔案資源進行數字化處理，將其轉變為利用效率更高、保存更為便捷的電子檔案，發揮其服務性和參考性價值。

3.2 提升服務水平

檔案是事業單位積累的重要文獻資源，其具有較強的指導價值，檔案管理的職能和任務為通過檔案收集、整理以及有效儲存，為單位和公眾提供檔案服務，進而滿足社會發展的設計需求。隨著信息時代的來臨，檔案在事業單位發展所扮演的角色更加重要，因此，只有不斷提升服務水平，才能促進事業單位和我國社會的穩定發展。首先，事業單位需要給予檔案管理以高度重視，并且鼓勵管理人員樹立服務創新思維，將創新作為優化服務質量的基礎和前提；其次，以往的檔案管理屬于被動式服務，即為調閱者提供相關服務，這種等著使用者上門的服務理念已經逐漸被時代淘汰，因此，事業單位需要轉變服務模式，以大數據和信息技術為支撐，將被動服務轉變為主動服務，主動參與到單位的各項決策制定中，突出信息服務的優勢和價值；最后，單位要優化檔案管理服務流程，鼓勵單位員工和社會公眾正確利用檔案，制定以及規范相關服務流程，關注服務細節和服務品質，實現管理與服務并重。

3.3 提升人員素質

人員是開展檔案管理的主體，在大數據背景下，其對管理人員的綜合素質和業務能力也提出新要求，因此，事業單位需要迎合時代特點，通過各種途徑提升管理人員素質。首先，引進復合型專業人才，從社會和高校中吸納具有創新精神、專業背景、知識基礎以及素質較高的檔案管理人才，不斷充實管理隊伍；其次，對在職人員開展定期培訓考核，將考核結果與崗位掛鉤，調動人員參與培訓的熱情和積極性；最后，為檔案人員構建與同行互動交流的平臺，鼓勵其多溝通、多交流、走出去，與其他單位進行人才互通，為檔案管理水平的提升夯實人才基礎。

4 結語

總而言之，基于大數據下的檔案管理工作，其管理理念、管理手段和管理模式均出現了一定的變化，事業單位要認清時代發展趨勢，以大數據為支撐，通過各種手段進行檔案管理創新，進而實現單位的穩定以及可持續發展。

參考文獻

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