科研生產單位紙質檔案數字化前的鑒定工作

史慧娟

檔案作為歷史的原始記錄和憑證對于任何單位都有著十分重要的作用，對科研生產單位來說更是如此。在項目研究過程中所產生的科技檔案不僅是產品研制本身過程的記錄，同時也是日后產品試制、批產、優化改型的重要依據。更可為日后其他同類產品的研發提供參考與借鑒。故而科技檔案的利用率較其他類型檔案而言更高，為更好的提供利用，發揮科技檔案的價值，原紙質檔案的數字化工作就成為必然趨勢。當面對眾多、繁雜的紙質檔案，哪些需要數字化，哪些優先數字化就成為許多科研生產單位在紙質檔案數字化時首先要面對的問題。以下就紙質檔案數字化前的鑒定工作談一點個人看法。

1 需數字化的紙質檔案的鑒定原則

1.1 精煉原則

為提高紙質檔案數字化的效率、同時有效降低數字化的成本，在鑒定時一定要注重精煉原則。如面對不同研制階段的眾多檔案應優先掃描轉階段前的最終版本。對構型復雜的科研產品，應優先掃描關重件的產品圖樣其次是普通件，最后是標準件。技術文件、技術標準等也應優先掃描與轉段圖樣匹配的版本。可研報告、立項批復等如有草稿、定本與正本的之分，僅數字化正本即可；再如正本有多份的情況下，應選擇字跡清晰的版本掃描。

1.2 系統性原則

鑒定人員在鑒定時也要考慮科研產品檔案的系統性、全面性，必須要保持檔案之間的聯系。如還在現產的科技檔案，其初步設計階段、詳細設計階段、試驗試制階段、定型階段、批生產階段等各階段檔案文件均應數字化，而不能僅保留最新階段的檔案。產品立項的請示件與相應的批復件均應數字化，千萬不可因為批復件不是本單位發文就予以數字化。

1.3 效益最大化原則

鑒定中應結合各單位自身實際，力爭以最小的投入使有價值的檔案能最大限度地發揮作用，這就是效益最大化原則。對于一此歷史較長的科研生產單位，建議可以從利用率的角度來及保護珍貴檔案的角度考慮檔案數字化的優先程度。

2 需數字化的紙質檔案的鑒定標準

2.1 內容標準

檔案的內容是決定檔案價值最重要的因素，所以檔案鑒定的首要標準就是內容標準。可以從以下三個角度去判定：1）內容的重要性。主要是指這份檔案是指導決策性的檔案還是一般說明性檔案；是反映項目全面和全局性的檔案還是反映項目部分研制情況的檔案。在科技檔案中舉例來說，就是轉階段會議的決策優先于日常例會的決策紀要，總體圖優先于部件圖，部件圖優先于零組件圖。2）內容的獨特性。這主要是指檔案的“獨一無二”。例如對單位而言有特殊意見的標識性的產品檔案；某一產品中的特殊試驗、新的方法、新的材料、新的設計等等。但然這里的獨特性也包括“除重”。除了精煉原則中提及的草稿、定本、正本這種情況，還包括一些內容重復的文件，如月度總結、季度總結、年度總結等等，也應按需做刪減。

2.2 時間/時效標準

這里的時間是指檔案形成的時間，而時效是指檔案在業務、法律等方面具有的時效性。對于歷史悠久的科研生產單位而言，其產品多種多樣，這時就可以從時間/時效這個標準來鑒定需數字化的紙質檔案。在研、在產的科技檔案優先數字化。一些停產多年，且無維護需求的科技檔案就可推后其數字化工作。

2.3 相對價值標準

這是指被鑒定的檔案與其他檔案相比較有價值。例如前面所說的一些停產多年，且無維護需求的科技檔案，這些檔案中如果有1949年新中國成立之前的檔案，他就比其他檔案多出了歷史價值，自然相對價值就高，條件許可時可優先數字化。再比如前面所說的月度總結，如果沒有這一季的季度總結，那這份月度總結就較其他的相對價值高，先可考慮將其數字化。

3 需數字化的紙質檔案的鑒定方法

需數字化的紙質檔案最基本的鑒定方法就是直接、具體的審查檔案，也就是通常所說的直接鑒定法。這就要求檔案鑒定人員逐卷、逐件、逐頁的審查檔案材料。從上述所說的幾個標準方面，全面考查檔案的價值，判定是否需要數字化及數字化的優先級別。為了更好、更合理的鑒定檔案，除了檔案專業的鑒定人員外也可邀請相關產品的設計人員共同參與。鑒定時應先確定這個產品項目的數字化的必要性，然后以案卷為基本單位進行逐卷、逐頁鑒定。考慮到一卷案卷內文件的高度聯系性與相對完整性，建議在數字化時應按卷掃描。

綜上所述，隨著計算機、互聯網技術的不斷發展，檔案數字化已成必然。檔案館人員應不斷提高自身素質、轉變思想，結合現代技術，做好館藏檔案的數字化工作，提升檔案的價值，提供更好的利用服務，為公司的科研生產工作提供更多的便利。