試論提高事業單位檔案資料利用率的途徑

趙金華

摘 要：事業單位的日常管理及運行必然會產生諸多種類的文檔，而做好對這些文檔的保存與利用，對維護事業單位日常工作順利開展有著極其重要的作用。基于如今正值數字化的時代，事業單位的檔案保管及利用工作應當積極應用時代先進的數字化技術，如此才能在提高事業單位的工作效率，同時促進其社會服務水平的進一步優化。本文在研究的過程中通過深入論述提高事業單位檔案資料利用率的途徑，旨在讓事業單位檔案資料的價值能夠充分凸顯出來。

關鍵詞：事業單位；檔案資料；利用率

檔案作為記錄事業單位各項活動及行為的載體，其中所蘊含的信息資源必然也十分豐富，故加強對檔案資料的利用率，將是實現檔案服務價值的重要手段。然而，就目前事業單位在檔案管理的工作現狀上來看，“輕開發、重保管”的思想普遍存在，極大地限制了事業單位檔案作用的充分發揮。對此，在這信息數字化時代，事業單位的綜合檔案室亦要充分聯系現代先進的信息技術來加強開發并利用好檔案資料，為單位制定各項發展決策提供依據，切實維護單位的良好發

展[1]。

1 加大檔案宣傳力度，深化開發利用意識

為切實促進事業單位檔案信息資源的開發及利用，必然要得到全社會成員的支持與參與。而要切實達成以上目標，關鍵便是要以多樣化的形式以及聯系多種渠道來對檔案管理工作進行宣傳，讓全社會民眾均意識到使用檔案信息資源的重要性，只有這樣，才能切實提升全社會的檔案利用意識。當然，在呼吁全社會加強對檔案信息資源利用的同時，事業單位需積極對與檔案信息資源相關的法律法規知識予以大力宣傳。除此之外，最重要的一點還在于，事業單位在開發并利用檔案信息資源時，將部分館藏檔案信息主動介紹給民眾，并積極宣傳檔案于經濟以及社會發展中的價值與作用，才能為事業單位開發并利用好檔案信息資源創造出良好的外部環境，進而切實維護事業單位檔案管理工作的有序開展。

2 豐富館室藏檔案的內容和結構，合理拓展檔案利用范圍

鑒于事業單位檔案中有著豐富的科研、社會管理以及教學等價值，故也能同時為科研、社會政策研究、教育等機構提供極其豐富的信息獲取渠道，以此將能讓更多人對事業單位檔案的重要性產生足夠的認知。例如，在學校不斷發展的過程中，學校在制定相關管理措施的過程中，教師在教學管理工作中，以學校檔案資料作為依據，為提升學校的整個教育教學發展水平起到較強的支撐作用[2]。

不斷豐富館室藏檔案的內容和結構。就檔案的開發及利用而言，充實的館藏檔案當是此工作最重要的先決條件。若館藏資源本身較為寡薄，則必然難以發揮好檔案的服務功能。當然，豐富的館藏也并非及時指數量方面的增加，若館藏本身的質量不高，則再多的數量也沒有任何的利用價值。因此，事業單位在收集檔案過程中，需務必將目光對準散存于單位或個人手中的有價值檔案，并在不斷搜集新的檔案同時注重對館藏內容與結構的合理優化，為后續的開發及利用服務奠定良好基礎。

3 夯實開發利用基礎，加強信息資源建設

針對事業單位檔案信息資源的開發及利用，其必然是以海量的信息資源為基礎。對此，事業單位無論領導或普通職員，其均需將檔案信息資源建設工作視作日常工作的頭號任務，以最大限度的對工作乃至整個社會中有價值的信息資源予以深度挖掘。當然，就檔案收集工作而言，其亦是事業單位開發并利用好檔案信息資源的重要前提。對此，檔案資源務必就檔案征集與接收的范圍予以最大限度的拓寬，為后續的深度開發及利用夯實基礎。

隨著數字技術的不斷進步，各行各業也均以注重數字化技術的引進。對此，事業單位綜合檔案室在搜集檔案信息資源過程中，亦可基于數字化的技術手段，一來可實現檔案信息資源開發及利用過程的全程現代化；二來基于不同載體與不同表現施行的檔案信息，再將之以計算機錄入、掃描等手段轉化為數字信息后，還能實現檔案信息資源自動化管理及傳輸的目的。當然，這便需要事業單位的綜合檔案室積極致力于建設擁有較高管理效率的全文數據庫網絡管理系統，并做到對網上檔案資源信息的開發與利用，為當代民眾提供全方位的信息資源服務[3]。

傳統的事業單位檔案資料管理，因其均是紙質的材料，故而對檔案管理人員而言，無論是針對檔案的查閱或檢索，均以一件及其繁瑣之事。對此，為有效解決這樣的檔案利用矛盾，我們更應基于大數據的視野來充分發揮信息化管理技術的優勢。當然，針對信息化管理技術的運用，事業單位必須遵循諸如《檔案保管制度》《檔案利用制度》《立卷歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案員崗位責任制》等制度的相關要求，一方面要對信息資源的開放程度予以有效拓寬，另一方面則是要對館藏檔案資料的內容及結構予以不斷完善，最大限度滿足民眾的利用需求，繼而維護事業單位檔案管理工作的有序開展。

4 提高檔案管理員專業素質，強化開發利用能力

檔案管理人員的個人素質亦是提高開發利用效率的關鍵。事業單位在完善自身的檔案管理信息化建設同時，應對檔案管理人員的隊伍配備給予高度重視，結合檔案管理的實際需求來選擇與之相契合的檔案管理方式，才有助于增強單位檔案的可操作性。提高檔案管理人員的專業素質，一是事業單位應盡量引進和配備檔案專業人才對檔案進行管理；二是事業單位應定期對檔案管理專兼職人員進行專業化培訓，提高檔案管理人員的理論水平和業務水平；三是事業單位應對檔案管理的相關人員提出嚴格要求，為用戶提供多層次、多渠道的信息服務，才能促進事業單位檔案管理的傳統服務方式的有效改變，進而保證理想的開發及利用效率。

5 優化服務方式，提高開發利用效率

因現代管理理念的不斷更新，使得檔案管理的受重視程度也越來越高。而相對于傳統中保管的管理模式，現代信息化管理模式無論是在管理或是利用方面均是傳統管理模式所無法比擬的。因此，為切實促進檔案管理工作的多元化發展，相關部門和單位必然要對信息技術在檔案管理工作中的合理運用給予高度重視。通過優化服務方式來提高檔案資料的開發利用效率。同時，為切實提升事業單位的檔案信息資源開發及利用效率，則需要加快事業單位檔案的信息化發展進程，而事業單位的檔案管理信息化發展又離不開相關基礎設施的建設。

總之，隨著事業單位檔案資料的數量不斷增加，傳統的檔案管理方法嚴重影響了檔案資料的利用效率。因此，事業單位在檔案管理過程中，需要采取多元化的策略來保證檔案資料的管理水平，保證檔案資料的完整性，以便為檔案資料的開發和利用奠定堅實的基礎。檔案管理是事業單位管理過程中非常重要的組成部分，其管理效率的高低直接影響著事業單位運行過程發展的水平，所以需要加大對事業單位檔案資料的開發利用力度，完善事業單位檔案信息管理策略，以便能夠最大限度提升事業單位檔案管理的水平。

參考文獻

[1]黎海容.淺談提高機關事業單位檔案管理的信息化水平[J].辦公室業務，2018（05）：98-99.

[2]陳玥彤.事業單位檔案管理中現代化方式的利用淺談[J].辦公室業務，2017（24）：119-120.

[3]李晗.事業單位檔案管理中現代化方式的利用[J].科技展望，2017（2）：78-79.