天津市社會保險電子業務檔案可行性分析

楊茜

摘 要：天津市社會保險基金管理中心一直致力于推動電子業務檔案的發展。本文首先從社保檔案的特點入手，解釋了其電子化的必然性；然后進行縱向對比，重點闡述了社保電子業務檔案發展的幾個時期；最后從現有條件出發，分析了天津市社會保險電子業務檔案的可行性。

關鍵詞：天津市；社會保險；電子業務檔案

當前，國際國內信息化發展迅猛，電子檔案的呼聲越來越高。2006年，中國人民大學檔案學專家馮惠玲教授在參加中國信息資源管理論壇時曾提出：要全面制定和實施我國電子文件管理國家戰略[1]。從此，電子文件和電子檔案的頂層設計、集中控制以及全面規劃正式走上了軌道。

社會保險業務檔案作為檔案的一個門類，具有自己的特點：專業性強、庫存量及增量巨大、涉及大量參保對象的敏感信息。因此社會保險業務檔案的電子化之路顯得尤為曲折，但卻勢在必行。

1 社會保險業務檔案的特點

1.1 專業性強

社會保險業務檔案專業性極強，是社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中直接形成的專業性文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。根據《社會保險業務檔案管理規定》（人力資源和社會保障部、國家檔案局第3號令）中所提，現有社會保險業務檔案共分為九大類58小類，涉及社會保險管理、社會保險費征繳、養老保險待遇、醫療保險待遇、失業保險待遇、工傷保險待遇、生育保險待遇、統計、稽核監管等多項業務，是社保獨有的、與眾不同的業務檔案。

1.2 檔案庫存量及增量巨大

隨著全民參保計劃的持續推廣，社會保險覆蓋面越來越大，其所產生的業務檔案也呈現越來越多的趨勢。以天津社保為例，2018年全市基本養老、醫療保險參保人數分別達到844.3萬人、1116.7萬人，較2017年末上漲32.5萬人和28.3萬人。也就是說每年至少要新增60.8萬份檔案，以每卷400頁為準，合1520卷。但實際遠非如此，據天津市社保檔案館統計，2018年其庫存業務檔案615249卷，較2017年相比增量為55065卷，而其庫房余量則僅剩14萬卷，庫存壓力巨大。

1.3 涉及大量參保對象的敏感信息

社會保險業務檔案是一門非常重要的民生檔案。秉著為參保人“記錄一生、服務一生、保障一生”的理念，它會詳實記錄每一位參保對象的社會保險信息：姓名、身份證號碼、家庭住址，手機號碼、職業、家庭成員信息，甚至是生、老、病、死、殘等幾個人生的關鍵節點也會記錄在案。有時它甚至比戶籍信息都更加的翔實可信，因此社會保險業務檔案雖不是涉密檔案，但卻勝似涉密檔案，它記錄了每個參保對象的敏感信息，關系到每位參保對象的切身利益。

2 電子業務檔案的發展歷程

基于社保業務檔案的這些特點，以紙張為介質的傳統存儲模式已無法滿足當前信息承載的需要，尤其是因其存量和增量巨大，傳統庫房已無法滿足其存儲需求，大家開始探索電子業務檔案存儲模式。

前國際檔案理事會主席王剛曾提到：電子文件的產生，改變了對檔案存在形式、特征、意義的認識。確實，電子文件的產生形式、歸檔及其傳遞、存貯、保存管理均與傳統的紙質檔案所用技術、方法都有不同[2]。這也就注定了電子業務檔案的探索必定是一條曲折而漫長的道路。

現階段的電子業務檔案正在經歷三個階段：

初期，人們逐漸意識到電子業務檔案的操作方便、傳遞快捷、資源共享、存儲便捷等優點，于是就想到為業已形成的紙質業務檔案作電子備份，但是基于電子文件易被篡改的風險，所以規定保管期限為30年及以上的業務檔案必須要進行雙套制留存，由此形成了“收集材料—整理材料—組卷立卷—移交歸檔—著錄掃描”的模式，電子文件的形成放在最后一步。這個時期的電子文件其實只是紙質檔案的數字化結果，并不是真正意義上的電子文件。但這步探索很關鍵，而且確實也為檔案的查詢利用提供了極大的便利。

中期，隨著參保人數的增加，業務檔案數量隨之驟增，人們開始意識到電子文件置于末端還是無法解決紙質業務檔案存儲壓力的問題，因此開始探索“收集材料-打印主表-發送業務數據-高拍影像-整理材料-掃碼著錄-組卷立卷”新的歸檔模式。這種電子影像在前端形成的新型模式很大程度上減少了紙質檔案的數量，一些普遍性的個人材料，如個人身份證、殘疾人證等都不需要再攜帶復印件，直接由高拍儀形成電子影像傳到后期著錄即可，這種模式也是現階段天津社保正在應用的模式，但是這種模式下的電子檔案依舊不是真正意義上的電子檔案，也僅僅是將紙質檔案提前進行了數字化，并沒有從本質上改變歸檔的固有模式。

現在，隨著信息技術的飛速發展，“互聯網+社保檔案”的高端模式正在悄然形成。“信息校驗-業務受理-文件流轉-業務辦結-文件封裝-四性檢測-歸檔接收-保管利用-備份容災”這種模式真正實現了同步經辦、同步歸檔的理念，充分利用了信息共享、大數據分析等手段將控制之手伸到文件生命之源，實現電子文件的前端控制，全程管理，但是這種模式僅有個別地區在試點，還沒有大面積推廣[1]。

3 天津市發展社會保險電子業務檔案現有條件

3.1 政策、法律支持

一直以來，電子檔案的優缺點都是檔案學界的熱門話題。尤其是電子檔案能否在整個生命周期中始終保證其真實性和長期可存儲性成為檔案學界一大難題。正因如此，電子檔案的發展才會在很長一個歷史時期內停滯不前。而如今，隨著“互聯網+”理念的引入，以及先進信息技術的發展，國家越來越重視電子文件，不少地區、行業都已探索制定適合自身管理需要的電子文件管理法規標準，繼而推動了國家法律的制定與頒布。據統計從2003年7月28日國家檔案局發布第6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》開始，截至2018年，我國已頒布電子文件管理法規標準39部，涉及電子公文、一般電子文件管理、專門類電子文件管理、電子文件存儲與保管、電子文件著錄、文件數字化等多個領域。尤其是今年，國家檔案局新修訂的《中華人民共和國檔案法》將于年內出臺，新形式的電子文件如何歸檔，電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性如何保證，檔案系統與網絡安全等都將在有所體現。政策法規的支持將為天津市社會保險電子業務檔案的發展奠定堅實的基礎。

3.2 金保二期系統的投入使用

金保二期系統的投入使用為社保電子業務檔案的發展提供了技術支持。新系統將原本與業務系統相剝離的檔案系統嵌入其中，探索實現業務檔案一體化。雖然現在采用的還是前面提到的中期模式，但是業務數據直接發送到檔案系統這一關鍵步驟已經為電子業務檔案歸檔模式鋪好了路，亟待條件成熟就可推行。

3.3 政府的大力支持

攸關電子業務檔案整個生命周期的非常重要的一環就是電子簽名和數字認證。重點不是技術問題，而是資質問題。作為電子文件的安全保障機制，提供服務的機構的可靠性、公正性、安全性、真實性與長期性問題至關重要，所以數字認證機構必須是政府直接組建或經政府考核認證的是機構，近年來天津一直在這方面努力，2019年天津網信辦表示將重點解決數字認證問題，推進“互聯網+政務”，這一決策也是推動社會保險網上經辦和電子檔案的發展的關鍵的一步。

參考文獻

[1]楊安蓮.中國特色電子文件管理理論體系的建構[M].上海：上海世界圖書出版公司，2017.5.

[2]鄧小軍.熱門話題：電子文件[J].中國檔案，1998（10）：33-34.