淺談機關事業單位人事檔案人員如何提高工作效率

莫燕燕

摘 要：信息時代的到來給機關事業單位檔案管理帶來了諸多新挑戰，人事檔案人員在發揮積極性的同時，需要精簡工作，提高效率，結合影響人事檔案管理人員工作效率的主客觀因素，提出優化策略，以期優化檔案管理的服務功能。

關鍵詞：機關事業單位；檔案人員；工作效率

機關事業單位人事檔案記錄了員工的社會信息和工作表現，能夠全面地反映員工的道德素養、學業背景、職業能力、從業經歷，是機關事業單位識人、選人和用人的重要依據。檔案人員準確高效地履行職責，是提升人事檔案質量和使用效果的必要保障。然而由于一些主客觀原因的影響，當前一些機關事業單位存在檔案人員工作效率不高、檔案管理不善等問題，需要我們對檔案管理人員的主觀能動性和客觀工作環境進行深入分析，提出破解效率不高問題的有效途徑，才能更好地為機關事業單位服務。

1 影響人事檔案管理人員工作效率的主客觀因素分析

1.1 人事檔案管理工作人員能力不足

檔案管理工作具有很強的專業性，對檔案管理人員的知識結構、技能儲備具有較高的要求，還需要檔案管理人員具有細致、嚴謹、耐心的意志品質。但一些機關事業單位由于對檔案管理工作的重要性和復雜性認識不足，在人員配備、學習培訓方面投入不足，有的單位由非專業人員管理檔案，有的甚至臨時抽調人員管理檔案，由此導致人員能力與實際工作需要不匹配，無法準確高效地完成人事檔案管理工作。

1.2 檔案管理制度不健全

檔案管理工作以相關制度為基本遵循，機關事業單位應通過嚴密的制度體系規范檔案管理工作，使之健康有序運行。然而，一些單位對檔案工作重視不足，始終沒有建立完善的制度體系，導致檔案的收集、整理、應用始終處于低水平狀態，有的單位人員缺乏主動歸檔意識，檔案管理員在反復催要的過程中浪費大量時間，有的存檔材料內容缺失或者分類管理不科學，在提取、應用時難于尋找。隨著事業單位改革的不斷深入，人事檔案管理工作的復雜性將進一步提升，制度環境給檔案管理工作人員帶來的消極影響將進一步放大。

1.3 信息化程度不高

隨著信息化技術的普遍應用，機關事業單位各項工作效率得到有效提升。但由于一些單位對檔案管理工作重視不足，對該項工作的軟硬件配備存在很大短板。一是人事檔案仍采取紙質存儲方式，占用空間大，存儲中易丟失損壞，耗費人力多，檢索查詢效率低。特別是有的單位由于歷史管理不善，大量無價值資料混雜在檔案之中，對利用檔案帶來更大阻礙。二是不利于提升歸檔效率。當前機關事業單位的大量工作數據都有電子形式的存儲版本，直接以電子形式進行歸檔，可以大幅度減少檔案材料轉遞的時間，提升歸檔工作效率，檔案管理工作信息化程度不高，反而使本來可以簡便的工作流程更加繁瑣。三是手動登記存檔中存在誤差現象。

2 提高機關事業單位人事檔案人員工作效率的有效途徑

2.1 建立健全制度，落實責任主體

第一，打造完整工作流程，使檔案人員責權明晰。通過科學合理的制度設計，使工作流程更加健全，便于檔案人員操作執行。并通過制度建設對檔案人員的責權進行明確界定，為檔案人員“有所為有所不為”劃清邊界，通過壓實主體責任，充分調動檔案人員的工作積極性。第二，人事檔案工作涉及到機關事業單位的各個部門，特別是歸檔收集工作，僅靠檔案人員一己之力難以有效完成。應通過制度建設，為各個部門設置兼職檔案員，負責收集本部門存檔材料，并及時向檔案人員歸檔，由此形成檔案工作集體參與、協作完成的高效局面。第三，應建立定期、不定期監督檢查制度。對檔案人員的工作情況進行監督管理，及時發現并糾正工作流程、檔案分類、檔案信息真實性完整性等方面的問題，確保檔案工作高質量開展。

2.2 提升人事檔案人員職業化專業化能力

檔案人員的職業素養和專業水平，是影響檔案工作效率的關鍵因素，加強檔案人才隊伍建設，是提升檔案人員工作效率的重要途徑。第一，設置專人專崗負責人事檔案工作。這是穩定檔案人才隊伍，保障檔案人員安心崗位工作、提升職業技能的基本前提。機關事業單位應選任工作積極性高、能力素質強、性格嚴謹細致的人員負責檔案工作，嚴把人員入口關，并給予檔案工作人員職業發展空間，充分調動他們的工作積極性，不能將檔案管理崗位作為安置人員的閑職，安排一些能力素質不強的人員從事檔案管理工作。第二，加強后備人才的儲備。在機關事業單位中從事檔案工作的人員數量很少，一旦經驗豐富的員工發生工作調動，就存在工作經驗斷檔，新人重新學習適應的局面，不利于保持工作的穩定性和連續性。因此應注重后備的儲備，選擇一些兼職檔案員經常性輔助檔案人員開展工作，通過“傳幫帶”的方式培養后備人才。第三，通過學習培訓提升檔案人員職業能力。制定檔案人員定期學習制度，鼓勵檔案人員開展自學，并為其提供必要的圖書資料。采取“請進來、走出去”的方式開展培訓，邀請相關專家和行業人才來單位進行培訓講座，傳授先進工作經驗，改進工作流程，提升工作效能。積極選派檔案人員外出參加培訓交流活動，使檔案人員保持知識更新速度，與檔案管理前沿水平保持一致，用新理念、新方法指導工作更加有效地開展。

2.3 加強信息化建設

第一，加強軟硬件建設，為檔案管理信息化提供有力支撐。機關事業單位應為檔案人員配備計算機、存儲設備、服務器等硬件設備，以及檔案管理專業軟件，并對檔案人員進行信息化培訓，使軟硬件設備充分發揮應有的作用，從理念、方法、設備等方面全面提升信息化建設水平。第二，保存好原始資料。將檔案以電子文件形式進行保存，最大的風險就是原始資料能夠被修改，影響到資料的真實性，而檔案材料的真實性是其具備價值的基本前提。檔案人員應將原始資料的電子版設置為只讀文件，并且同時生成一份PDF文檔，除了存儲在計算機上以外，還要刻盤另行保存，這樣就可以確保原始資料的真實性。第三，加強電子檔案的安全管理。在信息化建設過程中，檔案人員將面對前所未有的信息安全挑戰，電子檔案的安全防護工作與紙質檔案有很大不同，可能從網絡渠道悄無聲息地被竊取，也可能由于中毒而失效。檔案人員必須構建信息化新安全觀，將殺毒軟件防護、物理隔離、人員防范結合起來，在電子檔案的傳輸、存儲、提取等各個環節都堅持規范化操作，能夠確保檔案信息安全。

3 結語

機關事業單位人事檔案的重要價值，已經得到越來越多的認同，對人事檔案的有效利用抱有越來越高的期望，這對人事檔案管理人員的工作效率提出更高要求。信息化時代條件下，傳統檔案管理工作必須融入信息化建設大潮，也對檔案管理人員的信息化理念和技能提出挑戰。因此，機關事業單位必須對人事檔案工作重新定位、高度重視，從制度、經費、軟硬件設備等方面給予充分保障，在檔案管理人員選用、培訓方面加大投入力度，讓“沉睡”的人事檔案信息“活”起來，在機關事業單位各項工作開展中發揮積極作用。

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