檔案人員交接是提升檔案工作的契機

何海

基層單位的檔案人員普遍身兼數職，而且調動較為頻繁，這給基層單位檔案工作的發展帶來了一系列影響。如何將影響降到最低，就成為亟待解決的問題。檔案部門發揮主觀能動性，指導基層單位做好檔案人員交接工作，是維持檔案工作平穩過渡的基礎，也是提升檔案工作的良好契機。

1 檔案人員調整和工作交接狀況

近年來的指導和檢查工作表明，檔案交接手續不正式、不嚴密，監交工作不嚴格甚至不進行監交的情況在基層單位普遍存在，致使新任檔案人員在相當長的時間內不掌握本單位檔案工作的基本情況，如找不到檔案工作制度，不清楚各門類檔案的數量，不了解各年代檔案在庫內、柜內的分布，不掌握前任檔案員有多少沒有完成的工作，不知道全宗卷、編研材料為何物，個別單位甚至找不到檔案柜鑰匙，檔案工作長期不能納入正軌。更嚴重的是：新任檔案人員一接手就感到一頭霧水，在凌亂的局面中艱難起步，很容易挫傷工作積極性； 檔案工作前后脫節，出現工作貽誤時驗證以盡快補救； 一些單位原本較好的工作基礎也由于多次換人且交接不力被“一代一代”地磨滅； 年度檔案評價工作檢查時，發現檔案去向不明等嚴重問題時驗證以確定直接責任人員，無法追究責任。另一方面，檔案管理部門在完成機關檔案基礎工作的同時，還需要隨時準備對新任檔案人員進行個別培訓，反復指導頻繁換人的單位夯實工作基礎。這使其陷入被動應付甚至疲于奔命的狀態。

2 檔案人員交接不利的原因

經過調查分析我們不難發現，造成交接不力的原因來自領導和新老檔案人員等多個方面：

1）領導不重視，認為檔案工作交接僅僅是新老檔案人員之間的事，往往一聲令下，檔案人員立刻調整到新的崗位，并要求兩三天內與接管人員交接完畢，新老檔案人員只能倉促交接，并且沒有安排專人負責監交。

2）有的領導雖然重視交接工作，但是對其專業性和復雜性不夠了解，因而提不出具體要求，更沒有規定的交接手續。

3）有的檔案人員帶來情緒離崗或轉崗，或者對“枯燥”的檔案工作早已心猿意馬，聽到調整崗位的消息急于“甩包袱”，與新任人員草草交接。

4）由于檔案人員主觀原因或單位換人過于頻繁，檔案人員自身對本單位檔案工作全貌和檔案工作頭緒尚不清楚，沒有能力辦理嚴謹的交接手續。

5）個別檔案人員因病或緊急抽調到其他崗位等特殊情況，無法辦理交接手續。

6）新任檔案人員毫無經驗，對應當收什么、點什么、查什么一無所知，前人怎么交，自己就只能怎么接，看不出問題，更提不出問題。

3 規范檔案工作交接的具體建議

3.1 轉換思路，從加強制度保障入手

由于缺少具有操作性的規定，長期以來，嚴格進行檔案工作交接基本處于各單位自發狀態，交接效果的好壞主要依靠檔案人員的自覺。事實上只有少數單位由于領導重視、檔案工作基礎扎實、人員得力，交接后工作平穩過渡。多數單位調整人員后檔案工作實際工作難以銜接，一連幾度換人的單位的檔案工作則遭受“重創”。因此，檔案行政管理部門應當轉換思路，從被動依靠各單位自覺做好交接工作轉變為主動用成文的制度進行約束和規范。

3.2 明確職責，建立良性運行的工作機制

1）檔案行政管理部門應通過多種形式的宣傳，使各單位領導認識到檔案工作交接責任重大，手續繁雜，促使其為順利交接提供必要條件，如：將做好交接工作列入檔案人員的崗位責任制；根據本單位檔案數量為交接雙方安排充分時間；對于沒有辦清交接手續的檔案人員，不調整崗位，不予辦理人事調動和工資轉移等手續。

2）交接雙方均應有相對合理而明確的職責分工。移交人員應完成的工作主要有：核實檔案柜簽，清查柜內檔案，使移交的檔案分門別類，排列有序；催還借出檔案，暫時不能歸還的注明情況；對檔案工作制度、檢索工具、現存和移出檔案的數量等情況逐項列表；核對全宗卷目錄，整理好全宗卷內文件及需要移交的其他材料；檔案數量與目錄記載不相符的，檔案工作存在其他明顯問題的注明情況和原因；不尚未完成的檔案工作，應請示領導明確下一步工作的完成人員。

接管人員則應做好交接工作，學習有關文件，了解檔案交接工作規定和基本的檔案業務知識，了解本單位基本的歷史沿革、主要職能和內部機構設置等情況；對移交人員開列的表格、單據和其他交接材料逐項核對，逐柜逐卷（件）核查檔案數量，對不明事項向移交人員或有關領導問明情況，必要時做書面記錄；抽查電子檔案和機讀目錄是否可讀；學習檔案管理或數據庫、檔案安全保管設施設備的使用方法；向監交人員報告交接的具體情況。

3）任何行業中進行財、物交接，監交工作都必不可少。檔案交接也應該安排專人負責監交。監交人員應堅持公平公正的原則，監督交接雙方認真辦理交接手續并進行審查，防止交接工作敷衍了事或流于形式，杜絕弄虛作假的行為。

3.3 細化手續，加強監督和檢查

國家關于檔案交接手續方面的規定只有《檔案交接文據格式》（GB/T13968-92），用于檔案室、檔案館移交和接收檔案，不適用于單位內部人員交接。為使檔案工作交接制度得到真正落實，使檔案局的監督檢查工作能夠有據可查，使執法機關發現檔案丟失等違法行為時便于調查取證，檔案行政管理部門有必要統一并規范本地區檔案人員工作交接的文據格式。

交接文據可以包括如下表格：1）交接總體情況登記表，記錄移交人員、接管人員和監交人員的基本情況以及檔案工作制度、檢索工具現存及移出檔案、全宗卷、基礎登記、檔案庫、柜鑰匙等核對和交接的基本情況；2）檔案工作制度一覽表；3）檔案檢索工具一覽表；4）現存和移出檔案數量統計表；5）未完成工作登記表。特殊情況在表中不便于填寫時應另附詳細說明。每頁交接文據都應有移交人員、接管人員和監交人員的簽字。交接文據應一式三份，一份交同級檔案行政管理部門或上級檔案業務主管部門，一份存本單位文書檔案，一份存全宗卷。

各單位調換檔案人員應在雙方交接之前通知上級單位檔案部門，上級主管部門應及時前往監督檢查。對于無正當理由不按規定辦理檔案工作交接手續或在交接共和 弄虛作假的單位或者個人應進行通報。造成檔案損失的依法對個人或者單位給予行政處分或行政處罰。

參考文獻

[1]業探.《機關檔案工作條例》講座《條例》制定的意義、依據和目的[J].湖南檔案，2017（01）.