大數(shù)據(jù)時代下聲像檔案管理的問題及對策

譚健榮

摘 要：聲像檔案是單位檔案的重要組成部分，主要是指國家機構(gòu)、社會組織和個人在各種活動中形成的對國家和社會具有保存價值的以照片、底片、電影、記錄、磁帶、光盤等材料為載體，以圖像、語音為主，并輔以文本描述的歷史記錄。隨著社會的發(fā)展和辦公條件的改善，在組織工作和各種活動中形成了大量的聲像檔案。因此如何保存和使用好聲像檔案，給廣大檔案工作者提出了一個新的課題。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；聲像檔案；管理

1 聲像檔案的特性

1.1 直觀的形象性

聲像檔案記錄是社會發(fā)展中人們活動的聲音和圖像，因此反映的客觀事物直觀形象，活靈活現(xiàn)，給人以強烈的時空感和真實客觀的感受，與紙質(zhì)檔案相比，可以說聲像檔案進一步凸顯了檔案的原始記錄性。

1.2 收集的特殊性

聲像檔案難以區(qū)別檔案的原件與復(fù)制件。如一盤重要的錄音磁帶，母帶與復(fù)制轉(zhuǎn)錄帶僅從外觀及效果上很難區(qū)別。又如區(qū)別照片檔案中的原版底片和制作精良的翻版底片。有時也很困難。并且顯示手機和相機的普及，人人都是攝影師，對自己拍攝的素材只保存在個人的電腦里面，缺乏歸檔意識，這給聲像檔案的收集和保管工作帶來了一定的難度。

1.3 保管條件要求高

由于傳統(tǒng)聲像檔案是由感光材料和磁性材料構(gòu)成的，它與紙質(zhì)載體材料所要求的保管條件有很大的區(qū)別。而隨著科技發(fā)展，現(xiàn)時的攝影、攝像設(shè)備能產(chǎn)生高像素、高質(zhì)量的圖片和視頻，隨之而然聲像檔案的文件大小也隨之增加，并且可以瞬間拍攝出多張照片，拍攝一小時視頻也接近40Gb，導(dǎo)致對聲像檔案保存的磁盤空間也有大量的要求。

2 當前聲像檔案管理中存在的主要問題

2.1 聲像設(shè)備的利用效率不高

自本世紀初以來，所有單位都配備了聲像設(shè)備，基本上每個部門都有數(shù)碼相機，設(shè)備裝備相對較強，但很少有單位開發(fā)聲像設(shè)備管理系統(tǒng)，這樣就會造成部分設(shè)備處于閑置的狀態(tài)，部分設(shè)備儲存在本部門或個人手中，無法得到充分的利用；有些設(shè)備使用者不清楚如何使用，造成一些重要活動無法及時拍攝，相應(yīng)的聲像材料也不能及時形成。

2.2 聲像檔案歸檔意識不強

視頻記錄人員在各自單位直接從事聲像檔案的制作，最終決定了聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。當前在聲像檔案管理中，一些視頻記錄人員對傳統(tǒng)的高級通信和紅頭的檔案不夠了解，不知道官方活動中的照片等檔案資料應(yīng)該如何處理。在進行錄音的時候，錄像帶屬于聲像檔案的范圍，誤以為處理這些聲像檔案是個人行為，誰拿的錄音，資料就屬于誰。當新聞發(fā)布會結(jié)束以后，如果信息收集工作已經(jīng)結(jié)束，那么就會使一些聲像文件長期保存在個人或部門內(nèi)，而不是轉(zhuǎn)移到檔案或檔案館進行統(tǒng)一保存。特別是隨著人員的變化和組織的調(diào)整，音頻視頻文件出現(xiàn)丟失的情況時有發(fā)生，這樣就會導(dǎo)致單位文件不完整，嚴重影響了聲像文件的長期保護和開發(fā)。

3 聲像檔案管理建議

3.1 增強管理意識

聲像檔案作為數(shù)碼信息化的產(chǎn)物，見證著時代前進的堅定步伐，也必將在檔案管理中占據(jù)愈加重要的位置。因此，各個單位要從思想上高度重視聲像檔案的管理，充分認識到聲像檔案在單位發(fā)展乃至社會進步中所發(fā)揮的重要作用。

3.2 健全制度規(guī)范

結(jié)合單位自身特點，制定切實可行的《聲像檔案管理辦法》，明確細化聲像檔案各項規(guī)定，強化檔案管理的科學(xué)性和合理性。加大對《檔案法》和《聲像檔案管理辦法》的宣傳推廣力度，組織相關(guān)部門做好宣貫、培訓(xùn)。真正做到有章可循、權(quán)責(zé)清晰，切實增強領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理人員的法律意識和檔案法制觀念。

3.3 提升人員素養(yǎng)

全媒體時代下，數(shù)碼設(shè)備正在以驚人的速度推陳出新，這就要求聲像檔案管理員必須緊跟時代發(fā)展的脈搏，定期進行數(shù)碼影像、聲像管理系統(tǒng)、檔案管理等相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)和考核，不斷提升專業(yè)能力和素養(yǎng)，提升檔案管理隊伍的整體水平，推動檔案管理專業(yè)化、規(guī)范化和系統(tǒng)化。

3.4 改善存儲條件

針對聲像檔案保存所需的恒溫、恒濕、防磁、防震、防光等特殊要求，建議各單位設(shè)立專門的聲像檔案室，購置專業(yè)防磁柜、影像柜或密閉鐵柜，遠離光線、磁場，確保檔案室保持適宜的溫濕度，并定期開展防火、防盜等安全檢查，嚴格確保聲像檔案安全，延長其使用壽命。

3.5 數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫建設(shè)的目標是資源共享，這是檔案數(shù)字化管理的特征之一，具體方法如下：1）針對檔案內(nèi)容進行分類和整理，以聲像檔案為例，主要分為圖片、音頻、視頻三種，分類并歸檔，能為后續(xù)檢索、使用等活動創(chuàng)造有利條件。2）數(shù)據(jù)庫的建設(shè)不是一朝一夕就能完成的，要求管理人員結(jié)合本單位的實際情況，分析檔案管理的特點和需求。以查詢檢索為例，可將數(shù)據(jù)分為時間信息數(shù)據(jù)庫、專題信息數(shù)據(jù)庫、項目工程建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫等類型，能提高數(shù)據(jù)庫的智能化、人性化。3）將實物檔案、聲像檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案后，依然需要占用大量空間，這就要求對數(shù)據(jù)庫定期進行升級，通過擴展內(nèi)存，提供充足的存儲空間。4）對于磁盤數(shù)據(jù)，劃分為近線、離線數(shù)據(jù)流磁帶庫兩種類型，并根據(jù)實際利用情況進行分別存儲，能提高空間利用率，降低使用風(fēng)險。

3.6 提高檔案人員檔案管理能力

大量的聲像材料在一個主題事件中，一般的錄像人員可能無法熟練掌握活動的主題，但專職文件管理人員需要有較強的辨別能力，需要能夠引導(dǎo)相關(guān)人員從大量的聲像檔案中整理出重要的內(nèi)容，進而準確地反映信息活動的主題。

4 結(jié)語

在科技技術(shù)進步快速的時代，以及設(shè)備的升級對聲像檔案，隨之產(chǎn)生的各類聲像檔案的數(shù)據(jù)也猛增，產(chǎn)生大量聲像資料。在網(wǎng)絡(luò)發(fā)達、設(shè)備先進的大數(shù)據(jù)時代下，首先就要在數(shù)據(jù)源頭把控，將原始數(shù)據(jù)進行定義、分類，通過精準篩選進行歸檔，加快利用檢索的精準度，提高利用效率。其次就要建立、優(yōu)化聲像檔案管理系統(tǒng)，確保檔案有足夠儲存空間及利用平臺，同時定期做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的異地備份，確保安全。聲像檔案管理者應(yīng)不斷加強自身的學(xué)習(xí)，不斷引進先進的管理經(jīng)驗，拓寬科技聲像檔案數(shù)字化的管理思路。在接觸新技術(shù)過程中，充分融入和發(fā)揮聲像圖文信息資源的特殊優(yōu)勢，提高聲像檔案的收集效率，做好檢索利用工作。

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