辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究

李廣

摘 要：隨著中國經(jīng)濟發(fā)展水平的不斷提高，各行業(yè)之間的市場競爭正在逐步加劇。除加強對外戰(zhàn)略調(diào)整外，企業(yè)還必須不斷優(yōu)化內(nèi)部管理，辦公檔案文件的收集和歸檔管理可以直接反映公司的內(nèi)部管理水平。然而，許多公司目前在辦公檔案文件的收集和存檔方面存在許多缺點，這影響了各種業(yè)務(wù)的發(fā)展。為此，本文主要分為相關(guān)問題。分析并提出了優(yōu)化文檔文件收集和歸檔工作的建議。

關(guān)鍵詞：文件和檔案；收集；存檔

文件和檔案的收集和歸檔是收集、記錄和保存關(guān)于過去和現(xiàn)在的業(yè)務(wù)活動、企業(yè)發(fā)展中面臨的問題和解決辦法以及企業(yè)發(fā)展成果的信息。作為辦公檔案管理的重要組成部分，文件檔案的收集和歸檔對工作人員提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，這就要求工作人員具有良好的敬業(yè)精神和高度的責(zé)任感。同時必須掌握基本的工作能力，這樣才能保證辦公文件工作的有序進行。

1 辦公文書檔案概述

國家機關(guān)、組織、企業(yè)事業(yè)組織在黨政管理活動中直接形成檔案。命令、指示、決定、公告、公告、請求、報告、批準(zhǔn)、通知、信函、會議記錄、簡報、計劃和摘要等一般文件直接轉(zhuǎn)換成文件檔案。文件能夠充分反映企業(yè)和單位的活動。文件的管理和歸納是記錄過去的事件或具體的工作內(nèi)容，然后以電子形式儲存和閱讀，包括收集和整理文件文件中的相關(guān)信息。檢索和計數(shù)已輸入的文檔和文件。文件檔案管理的主要特點是整理和整合。綜合是指文件檔案管理工作的范圍，不僅包括文件管理工作的文件性質(zhì)，還包括人事文件管理和會計文件管理，其內(nèi)容復(fù)雜豐富。集成是指文檔文件的工作部分的特征，包括文檔的收集、存儲、推廣和托管。

2 加強辦公室文件收集和歸檔的重要性

檔案文件的收集和歸檔是企業(yè)和單位管理工作的重要組成部分，是提高單位管理效率和質(zhì)量的前提。收集和存檔辦公文檔和文件的重要性體現(xiàn)在以下三個方面：首先，考慮到文件歸檔在企業(yè)和機構(gòu)中的重要作用，有必要提高歸檔文件的效率，因此有必要對文書檔案歸檔提高重視程度。其次，文件和檔案的收集和存檔可以記錄每個單元的開發(fā)過程。例如，一個單元在進行實際業(yè)務(wù)活動的過程中生成大量文檔和材料。通過收集和存檔文件來實現(xiàn)材料的標(biāo)準(zhǔn)化和集成。最后，方便企業(yè)和單位在進行評估工作的過程中及時檢查相關(guān)信息，實現(xiàn)評估證書的合理化。此外，辦公文件和檔案的收集和存檔的重要性體現(xiàn)在決策者可以輕松掌握單位的實際運行條件這一事實。

3 辦公室辦事員檔案的收集和存檔方面的缺陷

3.1 工作人員意識薄弱

在許多企業(yè)的辦公文件檔案工作中，會出現(xiàn)注意力不集中、文件收集和歸檔工作滯后、許多工作難以到位、甚至敷衍了事的情況。文件檔案管理人員缺乏對文件檔案管理的意識，在具體工作中往往注重紅頭文件，缺乏對普通文件的重視，導(dǎo)致文件檔案的整體收集和歸檔工作效率不高，經(jīng)常出現(xiàn)遺忘、遺漏、丟失檔案等問題。也有一些工作人員認為，文件檔案的收集和歸檔與企業(yè)的發(fā)展無關(guān)，工作不是很重要，很難全身心投入工作，信息和數(shù)據(jù)的收集缺乏深度和準(zhǔn)確性。間接影響著企業(yè)未來的發(fā)展。

3.2 企業(yè)對文件和檔案的收集和歸檔管理不強

雖然辦公文檔文件的收集和存檔越來越受到重視，但企業(yè)仍然缺乏對工作管理的重視，文檔丟失和銷毀的問題依然存在。文件和檔案不完整或損壞的原因有很多，主要是因為檔案模型不科學(xué)，管理不到位。許多企業(yè)歸檔模式仍然是文本數(shù)據(jù)的歸檔，電子文檔缺乏關(guān)注。另外，不是根據(jù)存檔流程，很多文件都是隨意放置的。一旦你需要找到相關(guān)的文件，就需要花費大量的時間和人力來拖延其他工作的順利發(fā)展。

3.3 不完整的文件收集和歸檔

在文件和檔案的收集和歸檔中，經(jīng)常會出現(xiàn)收集不完整和不系統(tǒng)的問題。鑒于文書中的信息種類繁多，所涉信息范圍廣泛，來源復(fù)雜，如果出現(xiàn)文件被遺忘的情況，將更難收集。此外，由于文書檔案管理者的疏忽大意或多重角色，難以深入開展文書檔案的收集工作，而且精力和時間有限，使檔案信息無法全面收集。

4 如何加強辦公室文書檔案的收集和存檔

4.1 做好文書、檔案管理人員培訓(xùn)工作

要成為一名合格的檔案管理者，既要有較強的檔案管理意識，又要有專業(yè)的管理知識和管理能力。通過培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理者對檔案的敏感性，增強檔案管理者的管理意識，確保檔案的高效收集和歸檔。對一些人事管理技能薄弱的工作人員，要加強有關(guān)知識和技能的培訓(xùn)，宣傳教育文件檔案管理的重要性，切實提高文件的整體質(zhì)量。達到了提高效率和質(zhì)量的目的。

4.2 完善文獻檔案的收集歸檔管理制度

文件和檔案的管理是一項復(fù)雜的任務(wù)，需要有關(guān)工作人員詳細澄清，如收集時間、儲存時間、歸檔范圍、預(yù)防措施和其他具體問題，以確保有效收集和整理文件和檔案。歸檔是非常重要的。首先，根據(jù)單位的實際情況，根據(jù)有關(guān)規(guī)定和職責(zé)劃分制度，科學(xué)合理地界定檔案歸檔范圍。

其次，進一步明確提交，集中和維護保管，防止私人使用，提高檔案管理人員的效率和積極性，具有重要意義。各單位和部門應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展和時間更新和完善文件和文件管理系統(tǒng)，以適應(yīng)文件采集和歸檔需求的變化。

4.3 加強臨時檔案文件的收集和整理

由于一些人員從各單位調(diào)去或辭職，少數(shù)重要文件往往留在他們手中，導(dǎo)致檔案和文件無法及時歸檔，甚至丟失。在這方面，負責(zé)文件和檔案管理的人員應(yīng)在每年年初開始定期收集和整理前一年的文件和檔案，重點是加強臨時檔案的收集。例如，部門會議的全部信息應(yīng)在主要會議之后及時通報。在調(diào)動或離職時，可及時通知工作人員，將在其柜子中處理的文件作為檔案文件移交，供今后參考，并盡量擴大其重要性和用途；記錄管理人員必須嚴格執(zhí)行規(guī)則和條例，并按要求向收件人提供臨時文件和資料。為了確保文件和信息的順利轉(zhuǎn)移，將印制兩三份完整的文件和文件清單，供轉(zhuǎn)讓人和收件人簽字。每個轉(zhuǎn)讓人和接受人將保留一份副本，供今后參考。

5 結(jié)語

總之，辦公文件檔案的收集和歸檔是企業(yè)的一項重要工作，必須從職工的思想認識、制度建設(shè)、模式創(chuàng)新等方面逐步優(yōu)化和加強。為了使辦公室工作人員和管理人員充分認識到收集和歸檔文件和檔案的重要性，改變過去的錯誤觀念，不斷建立全面和詳細的工作制度或規(guī)范條例，創(chuàng)新的工作模式一方面可以規(guī)范和限制工作，另一方面可以保證文件的標(biāo)準(zhǔn)化和完整性。

參考文獻

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