人事檔案管理如何推進人才資源發展

摘 要：隨著社會經濟的高速發展，人事檔案管理在人力資源所占比重逐漸加大。由此分析，提升人事檔案管理于人力資有積極意義，以此確保人力資源的有效利用，使各方面人才的基本職能和相應能力能夠較好的發揮，于事業單位而言有益無害，為其發展也有積極影響。文章通過人事檔案管理對人才資源發展的意義分析，從人事檔案管理存在的問題著手，闡述人事檔案管理對人才資源的作用。

關鍵詞：人事檔案管理；人才資源；管理方式

人事檔案對職員工作歷程、能力、思想等方面集中記錄，是人事部門進行人才利用的基本依據，同時對往后領導選拔也有積極意義。目前隨著我國社會經濟的高速發展，無論是事業單位、政府等管理層人才資源均呈上升趨勢，依照目前形式分析，人事檔案管理并沒有順應社會發展而有所改變，管理力度逐漸薄弱，缺乏一定的真實性[1]。若想提升人事檔案管理，應該確保其真實性和嚴格性。

1 人事檔案管理對人力資源的意義

人事檔案管理在人力資源發展過程中有著不可或缺的積極意義。人事檔案對職員的基礎資料都有較為詳盡的記錄，以便于參考和查閱。事業單位能夠通過人事檔案對各方面人才所具備的基礎職能有大致思考方向，以便于人員利用的最大化，對人員調配提供重要的依據參考，工作效率也會有相應的提升。此外，科學的人事檔案管理對人力資源的利用、調配等都有積極影響，使得員工能夠各司其職，集中高效的進行管理。

1.1 為人才招聘提供依據

基于人力資源角度進行分析，完成人才最高效配置是人力資源發展的重要支撐。人事檔案對職員求學經歷、政治背景、基本資料信息等會有真實反饋。人力資源部門在進行選拔人才工作過程中，通過人事檔案能夠掌握一個大概，對應聘者有基礎的了解，為初步決策提供依據。

1.2 信息資源的載體

目前，我國屬于互聯網時代，信息資源的價值也由此顯現，人事檔案管理對人才的重要信息有一定記錄和反饋，為事業單位用人奠定有效基礎。因此，對人事檔案管理的信息采集、更新甚至保存工作應該引起高度重視，對人事檔案的內容進行充實，基于此，檔案管理人員應該具有一定信息技術使用能力以及專業能力，以此有效利用人事檔案，為人力資源發展奠定基礎，目前新形勢條件下，對于人事檔案管理目標也提出了較高的標準。近年來事業單位都有擴招情況，為了提高相關工作質量和效率，事業單位對綜合素質較高的人才需求即為迫切，事業單位間的競爭使得人才招聘中也有一定競爭。

2 人事檔案管理存在的問題

人事檔案管理質量應該順應社會經濟的高速發展，目前人事檔案管理也存在諸多問題，使得人力資源分配時存在差異性，人才分配明顯不合理化。人事檔案在進行相應歸檔以及后期檢查等各個步驟都或多或少存在不真實的情況，無疑降低了人力資源的利用率和相關價值，作用并沒有得到較好的發揮，人事檔案管理在人力資源發展中起到了負面影響。此外，實際工作中，人事檔案管理中記錄的資料信息有明顯的誤差，存在蓄意涂改的情況，人事檔案的真實性逐漸引起質疑，并沒有較強的嚴謹性，失去了權威和利用價值[2]。人事檔案應該是社會職場對人才信息最真實地反饋，但目前存在的現象的確降低了其價值。

2.1 缺乏科學性

人事檔案管理對事業單位招聘甚至選拔領導等都有重要的決策，目前人事檔案管理的認知能力并不足夠，隨著社會經濟的高速發展，事業單位對于綜合素質較高的人才的需求量逐漸加大，但是人事檔案管理并沒有較好的成型，并不夠完善，檔案管理工作普遍存在沒有定時更新的情況。

2.2 人事檔案管理落后

人事檔案管理工作的重視程度明顯欠缺，使得人事管理建設并沒有得到較好的支撐，部分事業單位仍舊使用紙質檔案管理，管理方式較為落后，目前正處于互聯網時代，信息技術已經得到普及，人事檔案管理應該逐漸趨于信息化，但是對于人事檔案管理信息化的建設仍舊存在較大的問題，人事檔案管理依舊處于較為初始化水平，信息化基礎設備的投入較薄弱。

2.3 人事檔案利用欠缺

人事檔案的開發并沒有進行有效的重視，并沒有順應新形勢下社會的發展，只看重檔案的保存，利用程度并不高。人事檔案管理核查補漏環節較為薄弱，換言之，目前人事檔案管理的基礎資料并不能滿足社會的基本需求，互聯網信息技術的使用僅僅局限于對于人事檔案的存檔和保存，然而真正的優勢并沒有有效地發揮，人事檔案利用率普遍不足。

3 強化人事檔案管理對人力資源的作用

3.1 著重人事檔案管理

人事檔案管理的真實性對人力資源管理的有效性有著密不可分的聯系，因此，應該強化人事檔案的真實性和有效性，確保在人力資源的發展中起到積極影響，提升人力資源的發展。首先是人事檔案管理的真實性，為了解決此類問題應該對檔案管理人員進行綜合性培養， 提升其職能和綜合素質，避免人事檔案造假現象出現，對管理人員人事檔案的采集、歸檔等進行嚴格的檢查，細節問題更應該時刻關注，人事檔案出現涂改等并不能通過。其次，人事檔案管理工作者應該擁有職能意識，責任心應該較強，人事檔案管理的基本信息應該齊全，不能有任何的遺漏，原始材料不能缺少，進行科學化歸檔操作，以便查閱。

3.2 人事檔案管理質量

隨著經濟的不斷發展，人才涌入各個行業，人才流動也較為頻繁。檔案調動的頻率隨之增加，這使得人事檔案管理的工作力度有了新的目標。管理工作者應該確定人事檔案管理的具體方向，對傳統管理模式進行改革。管理人員自身應該進行不斷地優化，對專業知識技能進行優化。首先原有人事檔案應該進行定期的更新和補充，確保人事檔案的時效性。進行數字化系統歸檔，進行有效的編號，以便于查閱。管理工作者在進行歸檔時要確保基本信息的出入，確保其可靠性。

4 結語

人事檔案管理在人力資源發展中有著不可或缺的影響，對人才工作能力以及職業經歷都有較好的反饋，此外還有個人思想和綜合素養。隨著社會經濟的不斷進步，人事檔案管理的漏洞越來越多，存在的問題逐漸增加，人事檔案管理的真實性已經使事業單位對其存在一定質疑。通過人事檔案管理，提升人力資源的調配，保證工作效率，為人力資源的使用提供更好的依據。

參考文獻

[1]張躍民.試論人才流動給人事檔案管理帶來的新問題與對策[J].人才資源開發，2016（20）：129-130.

[2]李亞琪.如何提高人事檔案管理在人力資源管理中的作用[J].成功：中下，2017（11）：00026-00026.

作者簡介

李雪波，漢族，昆明經濟技術開發區人才服務中心，漢語言文學，研究方向：人事檔案及文書檔案的管理。