淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校文書檔案的科學(xué)化管理

摘 要：本文淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校文書檔案管理的重要作用，通過分析高校文書檔案管理的現(xiàn)狀，對(duì)如何加強(qiáng)高校文書檔案管理工作提出了自己的觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：高校檔案；文書檔案；科學(xué)化；管理

文書是檔案的前身和源泉，檔案是在文書辦理完畢后，通過一定條件的篩選，經(jīng)過歸檔管理轉(zhuǎn)化而來的。高校檔案是高校在實(shí)際工作中直接產(chǎn)生的原始記錄，是高校獲取信息的渠道之一。在高校檔案管理工作中，文書檔案管理工作是其中至關(guān)重要、必不可少的一部分，它清楚反映了學(xué)校的整個(gè)發(fā)展過程，具有重要的查驗(yàn)和使用價(jià)值。同時(shí)，時(shí)間越久，產(chǎn)生的文書檔案越來越多，其作用也就越來越重要。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校文書檔案管理的重要作用

檔案工作是高校各項(xiàng)管理工作中極其重要的基礎(chǔ)性工作。現(xiàn)階段，文書檔案作為高校檔案中不可或缺的一部分，規(guī)范化開展文書檔案工作，將極大影響檔案管理的工作效率，甚至對(duì)高校各方面工作開展有著重要作用。

文書檔案管理的重要作用主要體現(xiàn)在：一是文書檔案管理工作是高校信息傳遞的“窗口”。文書、檔案部門是上級(jí)精神傳達(dá)至下級(jí)、下級(jí)情況反映至上級(jí)、師生查閱資料的首要關(guān)鍵部門。二是文書檔案管理工作是高校獲取信息的重要來源。高校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門通過文書部門掌握各類信息資料，及時(shí)做出判斷、決策、部署，加快推動(dòng)各項(xiàng)工作進(jìn)行。三是文書檔案管理工作是高校信息傳遞的樞紐。文書工作是上情下達(dá)、下情上達(dá)的“中轉(zhuǎn)站”。四是文書檔案管理工作是高校發(fā)展的憑證。文書檔案客觀、真實(shí)記載了高校的全部歷史發(fā)展過程，見證了高校不同時(shí)期的風(fēng)雨輝煌。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校文書檔案管理現(xiàn)狀

2.1 對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不到位

在實(shí)際工作中，普遍存在著忽視文書檔案的現(xiàn)象，有些高校領(lǐng)導(dǎo)還沒有真正認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要作用，對(duì)文書檔案工作毫不在意，大都是做做表面文章。由于文書檔案的收集和整理不及時(shí)，造成很多重要資料丟失，在一定程度上使得文書檔案的使用價(jià)值大打折扣，很難為學(xué)校發(fā)展提供信息資源。

2.2 文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高

有些管理文書檔案的工作人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，對(duì)檔案的歸檔范圍、保存期限等基本知識(shí)都不甚了解。有些已通過了資格培訓(xùn)，但偶爾參與有關(guān)的檔案學(xué)習(xí)，難以學(xué)習(xí)到先進(jìn)的檔案科學(xué)技術(shù)和管理方法，其專業(yè)素養(yǎng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)代化的文書檔案工作要求，無法適應(yīng)新形勢下檔案管理的需求，降低了檔案管理工作效率。

2.3 文書工作與檔案管理工作銜接合作不暢

文書源于檔案，檔案是文書的延續(xù)，兩者不可分割。通常在實(shí)際工作中文書與檔案分屬于兩個(gè)部門，各自分頭開展工作，這在一定程度上拉遠(yuǎn)了文書工作與檔案管理工作的距離。文書工作人員的檔案管理意識(shí)不足，檔案管理工作人員也對(duì)文書工作不了解，當(dāng)工作一旦產(chǎn)生交集時(shí)，容易發(fā)生問題。現(xiàn)階段，高校文書檔案管理的規(guī)范化程度還很不夠，在工作中，有時(shí)出現(xiàn)材料混亂，裝訂無序，沒有及時(shí)清點(diǎn)、整理、歸檔，增加了文書檔案的甄別難度，嚴(yán)重影響文書檔案的后續(xù)利用價(jià)值。

2.4 部門之間存在溝通、協(xié)作障礙

高校文書檔案資料的收集需要各職能部門的支持、配合，實(shí)際工作中，往往因?yàn)槿狈f(xié)作精神，影響了整個(gè)檔案的完整性。例如個(gè)別部門為了“圖方便、找省事”，未能按時(shí)轉(zhuǎn)交某些文件資料至檔案部門。另外，高校的歸檔工作需要大范圍搜集文件資料，由于全局意識(shí)不夠、合作精神不足，導(dǎo)致某些重要檔案材料遺失，極大地影響了檔案管理工作效率。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下做好高校文書檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

3.1 提高重視程度，健全規(guī)章制度

領(lǐng)導(dǎo)重視文書檔案管理工作，是工作順利開展的首要條件。高校要提高文書檔案管理工作的地位，樹立文書檔案管理意識(shí)，建立健全檔案管理體系，加大對(duì)檔案工作的指導(dǎo)力度。同時(shí)，要通過多種形式大力宣傳檔案工作，普及檔案知識(shí)，使廣大師生認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，大力支持檔案工作，提高檔案工作管理水平。

3.2 注重工作銜接，規(guī)范文書處理

高水準(zhǔn)的檔案管理是以高校文書部門對(duì)文件的標(biāo)準(zhǔn)化處理為基礎(chǔ)的。文書人員要增強(qiáng)檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)到今日的文書就是明日的檔案，要嚴(yán)格按照檔案的要求，做好文件資料的立卷歸檔工作，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。因此，為了達(dá)到高校文書工作與檔案管理的準(zhǔn)確銜接，文書檔案工作人員要做到“一規(guī)范、三及時(shí)”：一是文書格式要規(guī)范，保證文書檔案的高質(zhì)量；二是文件處理要及時(shí)，做好文件的登記工作，一旦缺少文件，更容易落實(shí)清楚去向；三是文件收集要及時(shí)，以確保文件資料的完整；四是立卷、歸檔要及時(shí)，文書檔案人員要在文件處理完后立刻清點(diǎn)、整理。

3.3 加強(qiáng)橫向交流，了解業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)

文書檔案的收集是文書檔案工作中的重要組成部分。要改變收集方式，變“被動(dòng)”收集為“主動(dòng)”收集。這就要求文書檔案工作人員不僅要有檔案意識(shí)，還要有參與意識(shí)，一要熟悉各職能部門主要辦理哪些業(yè)務(wù)，同時(shí)還要把握工作中的新方向；二要深入到各職能部門，熟悉主要工作流程，取得有關(guān)檔案工作的信息；三要以高校的重點(diǎn)工作為依據(jù)，研究如何開展檔案工作，更好地為高校提供服務(wù)和保障。同時(shí)，要主動(dòng)與各部門檔案工作人員溝通、交流，加強(qiáng)部門間的橫向交流，徹底掃清文件資料搜集道路的障礙，積極發(fā)揮文書、檔案部門在高校發(fā)展中的重要作用。

3.4 強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)

高校要定期組織專兼職檔案員開展專題技能培訓(xùn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各種信息技術(shù)撲面而來，文書檔案工作人員面臨巨大挑戰(zhàn)，要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，多渠道、多途徑，全方位地扎實(shí)學(xué)習(xí)專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，精通現(xiàn)代辦公技術(shù)，發(fā)揚(yáng)愛崗敬業(yè)、求是創(chuàng)新、追求卓越的優(yōu)良作風(fēng)，提高工作水平，提升服務(wù)能力。

4 結(jié)語

高校檔案記錄著學(xué)校走過的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，是一部見證了學(xué)校整個(gè)發(fā)展的歷史畫卷，是高校開展各項(xiàng)工作的重要決策依據(jù)，是高校教科研等發(fā)展的主要信息源泉。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要加強(qiáng)對(duì)高校文書檔案管理的研究，創(chuàng)新工作思路，探索更新科學(xué)技術(shù)手段和管理方法，使文書檔案管理工作更上一層樓，推動(dòng)高校文書檔案工作科學(xué)健康發(fā)展。

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作者簡介

韓雪（1986-），女，漢族，山東省淄博市，山東輕工職業(yè)學(xué)院，館員，碩士，研究方向：檔案。