完善物業企業內部控制的有效措施

陳靜

摘要：隨著我國經濟發展水平的不斷提升以及經濟發展規模的不斷擴大，我國的物業企業發展速度在不斷加快，但是很多物業企業由于經驗不足，在經營管理中暴露出了很多問題，企業為了提升競爭力必須從內部管理入手，提升內部控制水平。當前很多物業企業利用信息技術建立內部控制信息系統，提高員工責任意識等各方面存在很多問題。物業企業要想完善內部控制水平，必須充分分析這些問題存在的原因，積極改善內部控制環境，完善內部控制系統，運用互聯網信息技術豐富內部控制活動，促使內部控制水平不斷提升。

關鍵詞：物業企業;內部控制;問題;措施

一、物業企業的內部控制概述

內部控制是企業管理的重要組成部分與重要方式，加強企業內部控制不僅可以降低企業面臨的風險，也可以提高企業的經營管理效率，增強企業的市場競爭力。在市場競爭壓力不斷加大的情況下，企業要想保證長遠發展，必須積極的運用各種先進理念與技術加強內部控制，提高管理質量。內部控制涉及到企業的全體員工、各項經濟活動與業務，與企業經營管理的各環節都息息相關，因此，企業內部控制的難度一直比較大。對物業企業來說，企業的運行成本比較大，因此，物業企業要通過內部控制加強成本控制[1]。首先，物業企業要通過內部控制手段提高資金的安全性與完整性;其次，企業要對庫存物資與材料加強管理，建立完善的管理制度，明確企業各工作崗位的職責與權限，做好采購管控工作;第三，物業企業要對運行成本中的水電費等具體費用支出、零件損耗、基礎設施等加強管理。物業企業的管理內容比較復雜，因此，企業在內部控制時要關注基礎工作，提高工作人員的責任意識，明確崗位分工，使內部控制工作落實到具體的工作中。同時，物業企業要積極的利用各種信息化的手段加強對客戶反饋信息的管理，明確客戶的需求，根據客戶的意見不斷提升管理服務水平。

二、物業企業完善內部控制的有效措施

（一）完善內部控制系統

當前很多企業的信息傳遞速度比較慢，內部控制的效率與準確性都存在很多問題，因此，物業企業還要不斷運用先進技術及時更新并完善內控系統，使內部控制的效率與準確性得到提升。在大數據背景下企業應該把內控信息系統與大數據處理系統結合在一起，以會計信息化建設為例，企業的ERP等內部核算系統都可以不斷融合，整合成完整統一的信息管理系統，并明確各自的分工，使企業資源得到充分利用[2]。當前很多物業企業都根據不同需求建立各種各樣的管理系統，有內部管理系統、財務管理系統、監控監測系統等，各個系統之間互相獨立，有各自的標準，信息之間無法有效傳遞，信息使用起來的難度也比較大。為了改善這一情況，企業需要從信息管理系統的標準設置、傳遞渠道等方面入手，建立統一標準，打破各部門之間的信息壁壘。同時，企業還要對員工進行培訓，使其熟練掌握更多信息管理知識，不斷提升工作能力，在具體工作中實施具體的內部控制策略。當前各種信息技術更新速度比較快，網絡安全問題也層出不窮，企業要想使內控系統能夠應對不斷增加的風險，需要及時更新信息化的內控系統，使其不斷完善，增強企業應對各類風險的能力。

（二）改善內部控制環境

企業要想加強內部控制，必須根據企業的發展戰略目標確立企業內部控制的目標，在此基礎上，企業需要根據內控目標建立完善的內控機制與體系，并根據企業的經營管理實際情況制定內控方案，對內控工作的實施流程等具體工作進行規范。首先，企業管理層應該樹立新的管理與內控理念，全面認識到內部控制環境的改善在物業企業內部管理與控制中的重要作用。在此基礎上，物業企業應該優化治理機構，加強董事會與監事會的監督作用，提升企業的信息管理部門地位，不斷優化提升信息部門的工作能力與水平。企業其他部門也要加強與信息管理部門的聯系，通過信息部門獲取更多有利信息[3]。其次，企業要通過防火墻等針對性的措施不斷加強信息安全管理，提升信息管理部門的安全性能，確保信息數據不受損害。另外，企業要經常對內部網絡環境進行檢查評估，及時發現信息系統中存在的問題與漏洞，對薄弱環節進行完善，確保網絡環境的安全。同時，企業還要建立突發事件應急機制，對數據篡改、財務數據刪除丟失等問題進行及時應對，將企業的內控風險降到最低。物業企業在內部控制中還需要加強財務核算工作，在具體工作中加強成本控制，降低各業務環節的成本，提高企業資金的利用率，推進企業不斷發展。

（三）加強動態風險監控

在不斷完善內控風險信息化管理機制的同時，企業還要同時加強動態監督系統的建設，使整個內控系統更加完善，不斷提升物業企業的內部控制信息化水平。要想建立動態監督系統，需要對企業的發展現狀與內控模式有充分的了解，然后在傳統模式的基礎上不斷改進。一般企業原有的監督系統都比較單一，在信息化時代，物業企業可以積極利用信息化手段建立多級動態監控系統，可以把企業上下級與企業內外部的各種信息與其傳遞渠道都納入到監控中。通過這樣多級而全面的持續動態監控系統，企業管理層可以對戰略目標的執行情況進行充分的了解。企業在內部監控的同時，也可以委托外部的審計機構對內部財務等方面的工作進行審計，以此彌補內部控制中存在的不足。以企業的發票報銷為例，很多工作人員無視公司規定，在規定只能報銷二等車票的情況下，還購買頭等車票并讓公司報銷，在一般情況下，財務人員都會直接報銷，但是這種情況如果不能得到有效解決，將會增加企業的開支，也不利于企業內部管理的規范化。鑒于這種情況，企業可以增加上報審批的環節，由上一級領導進行審批，并對這些情況進行記錄，在員工的薪資中扣除。例如，對于企業內部的員工，企業可以通過跟蹤不同的業務進展情況進行監督，同時，員工還需要定期向管理人員詳細報告業務的具體進展以及面臨的各種問題，從而方便管理層及時做出調整部署。物業企業還應該建立完善的績效考核評價機制，對企業員工具體工作中的表現進行考核，并利用激勵約束機制，根據考核結果對員工實施獎勵與懲罰，提高員工的工作熱情與積極性，使員工逐步提高責任意識，加強內部控制工作的具體落實。

（四）提高信息傳遞速度

在當今時代，物業企業面臨的管理問題復雜多樣，企業要加強信息收集，通過對內外部市場環境信息與客戶信息的分析，提高企業的內部控制水平。但是，當前信息的來源多種多樣，而且各種信息可以共享，企業要想在競爭中獲得較大優勢，需要首先提升信息的傳遞速度，增強信息的處理分析能力，提高企業內部控制與經營管理的效率。要想達到這一目的，企業需要建立內外部信息共享與傳遞平臺，促進企業內部信息高速傳遞，在對外信息披露方面企業也要在科學分析的基礎上提高對外披露信息的速度。除此之外，企業還要根據企業股東、社會公眾、政府機關的相關要求不斷完善信息的披露機制，拓展信息傳遞的渠道，使企業內外部溝通更加高效。以企業的部門設置為例，一些企業設置有運營部，在大數據支持下，企業可以打破原有的設計，采用和扁平化的部門設置方式，由財務、人事、行政、營銷等部門代替運營部，使各部門的工作細化，由部門主管直接與經理層溝通，提高信息的傳遞速度，減少權責不清情況的發生。

三、結束語

物業企業以服務為目的，在企業經營管理中，涉及的內容復雜多樣，企業要想提升管理水平必須加強內部控制。在互聯網信息技術不斷發展的今天，物業企業涉及的業務更加復雜多樣，企業在完善內部控制時必須利用信息技術，建立完善的信息管理系統，完善內部管理機制，提高信息的傳遞速度與分析能力，促使企業采取有針對性的措施，不斷提升內部控制水平。

參考文獻：

[1]任蕊.物業管理公司內控建設問題探討[J].企業改革與管理，2017 （9）：30-30.

[2]王莉麗.物業公司內部控制存在的問題及解決措施[J].中外企業家，2017 （18）.

[3]蔣柯.試論物業企業內部控制管理中存在的問題及對策[J].納稅，2017 （23）：88.