檔案信息化建設存在的問題及對策研究

崔雨晴

摘要：所謂檔案信息化建設，具體指的是相關人員利用強大的信息化技術，按照特定方法及規則對的檔案進行集中管理與維護，切實保障檔案的完備與安全而實施的一系列活動之和。雖然當前檔案信息化建設取得了一定的成就，但是仍然存在一些需要解決的問題。在文中分析了檔案信息化建設存在的問題，并提出了解決的措施。

關鍵詞：檔案信息化;檔案數字化;解決措施

檔案信息資源是支撐經濟社會發展的寶貴資源，加強檔案信息化建設，是新形勢下提高檔案信息的采集、整理、鑒定、開放、公布、利用水平的客觀要求，是貫徹落實科學發展觀，推動檔案事業又好又快發展的重要途徑，對建設服務型政府，推動經濟社會全面、協調、可持續發展，調節矛盾糾紛、增進社會和諧，維護廣大民眾權益等諸多方面具有重大現實意義。

一、檔案信息化建設面臨的問題

（一）體制機制制約問題

一是工作體系欠缺嚴謹?，F行條件下行政管理體制改革之后，雖然大部分省市已經建立信息化建設和電子政務建設領導小組，但具體工作體系沒有完整的建立，相關業務信息只是單獨的條信息，沒有形成相關面信息，缺乏統領管理。

二是系統建設體系有待整合與統一。檔案信息化建設受資金來源、各部門利益等因素制約，各地中標的軟件模塊設計不同，數據標準也不通用，各地檔案信息網絡無法實現互通，無法保證各地的相關部門實現高效統一。

三是遠程認證體系處于空白。檔案遠程利用方便人民群眾查找利用，是能夠讓各單位足不出戶的利用檔案。但目前不同地區檔案遠程認證還沒有建立起來，僅在政務大廳和區域內綜合檔案館之間有局部認證協議，基礎單位還沒有實施。

（二）信息資源整合問題

一是技術及業務壁壘方面的問題，其根源在于業務部門忽略了信息資源的高效配置與整合?；诤暧^角度來看，檔案資源體系建設無標準且清晰的戰略規劃為指導;基于行業環境上來看，檔案資源過于分散;就內部管理上來看，館藏內部管理模式過于簡單、藏用本末倒置;技術手段方面，信息技術相對落后，存在安全隱患?；谖⒂^角度看，電子式檔案信息來源不明確。

二是資源整合面臨諸多困難。檔案資源整合過程中，容易出現個單位各自為政、資源分散、重復建設，信息孤島等問題，是一項費事費力費心的工作，信息安全也存在隱患，各單位積極性也不高。大部分數據目前屬于脫機備份狀態，沒有聯網，沒有真正實現網絡信息資源共享。

三是開發明顯落后。由于各檔案部門開發積極性不高，許多已經形成的電子化資料長期處于閑置狀態，沒有進行深層次的開發和利用，也就沒有因信息整合產生的新資源，沒有形成更大的生產效益。

（三）檔案數字化水平發展不平衡

檔案信息化建設是一個高投入的過程，在信息系統的推廣應用方面，需要投入長久的時間，期間又面臨系統淘汰升級、人員更換、資源不及時存儲、歸檔遺漏等問題。基層檔案信息化建設總的來說處于中低檔水平，不太完善，這與資金和人才資源密集發達地區的檔案數字化進程差距較大，檔案數字化水平發展不平衡。

（四）檔案信息遠程利用能力有待提升

首先是制度性因素和認證困難。其次是檔案保密與公開方面的問題。在實際工作中，由于信息量較大，相關部門管理標準不同，信息格式存儲方式不同，存檔單位配合不到位，能夠公開可查的信息資源非常有限。遠程認證系統建設嚴重落后，信息遠程使用率過于低下。

二、當前檔案信息化建設瓶頸問題的解決方案

（一）理順管理體制，完善運行機制

（二）健全法規制度，規范工作行為

結合發展實際，制定一套科學且合理的專項規劃，并在此基礎上，編制年度推進計劃，并將工作任務進行細分，確保各項工作有條不紊的順利開展，進而實現終極目標。與此同時，還要制定并完善相關的法律制度規范，加強監管與從嚴執法，確保檔案信息化走向正軌，由習慣形成自然。要以崗位責任、資源整合、數據流轉等為切入點，促進各工作流程的有效銜接，由此形成長效機制，推動檔案信息化建設工作穩健、持續開展。

（三）加快推進檔案數字化進程

密切關注用戶需求，為實現最大化利用效益，立足于長遠角度加快推進檔案數字化進程，構建完善且細致的檔案數字化目錄。與此同時，加大各方面資源投入，在各級部門及相關人員的分工協作及共同推進下，形成檔案數字化管理的新格局，推動檔案信息資源共享。

（四）加大檔案信息化建設基礎設施投入力度

加強信息化基礎設施建設。購置功能強大且操作便捷的計算機、打印等硬件設施，并順應時代發展趨勢，及時對現有硬件設施進行升級維護，旨在保證檔案信息化管理工作有序開展，同時為相關設施可靠運行營造良好環境。不僅如此，還需要加強軟件方面的設施建設，及時對現有軟件進行更新與升級，從源頭上提高防范水平，保障檔案信息安全，并在強大信息化技術的支持下，實現檔案信息的高效聯通，并著力打造互聯網共享平臺，促使各地區及相關部門的人員實時查詢并使用檔案信息。

（五）推動建立統一的檔案信息遠程查閱利用體系

結合現行法律規定及相關條例要求，針對不同類型的檔案級別進行科學設置，構建一套，嚴謹且完善的公開標準系統及評估機制。針對需要對外披露的文件信息，由相關部門嚴格按照標準格式統一發布到官網，不斷提高網站信息的規范性，同時強調網站信息的法律效力。

提高館內查閱服務水平。針對不能發布在官網上的檔案信息，可通過申請公開的操作流程對檔案使用者身份進行鑒別與審查，并通過遠程方式對其提供相關信息，對檔案信息、政府公開信息、現行文件等進行有效歸納與整合，使其合理的部署在同一個展廳或窗口外，由此簡化了查詢程序，提高了查詢效率。

三、結語

檔案信息化與許多領域信息化工作的區別之一就是，不僅不因為信息化建設排斥其他形式的檔案工作和利用需求，而且更加尊重所有利用者的關切，更加尊重檔案各種載體的存在價值。檔案信息化建設任務面臨重重阻難，而且不是一蹴而就的。在實際工作中，務必要堅持與時俱進的理念，階段性地推進與完善檔案信息化建設進程。

參考文獻：

[1]郭曉濱.檔案信息化管理的優勢及安全問題分析[J].辦公室業務，2019 （08）：64.

[2]費春宏.檔案信息化建設的若干思考[J].才智，2019 （11）：189.