淺議如何推進事業單位檔案管理工作規范化標準化

趙美俠

摘 要：事業單位檔案管理工作在單位中有著其不可取代的重要性，它對于事業單位的運行有著重要的作用，但是由于我國事業單位數量較大，對檔案管理工作的認識不夠，不夠重視，導致事業單位檔案管理工作存在著很大的弊端。本文從我區事業單位檔案管理的現狀出發，的事業單位檔案管理工作存在的弊端進行分析，針對性的提出加強其管理工作的措施，提出推進事業單位檔案管理工作規范化、標準化的有關對策，希望能夠對我國事業單位檔案管理工作帶來幫助。

關鍵詞：事業單位；檔案管理工作；規范化；標準化

檔案管理在一項枯燥、乏味的工作，但是，同時也是一份相當重要的工作，檔案，是一種備案，在需要的時候只要查證就可以，隨著事業單位規模的擴大和事務的增多，需要管理的檔案也會增多，工作量自然也就會相應的增大。但是，很多事業單位都會疏于對檔案的管理，在用不著的時候不夠重視檔案管理，但是當需要調用的檔案的時候，才會發現檔案管理工作的重要性。因此，為了提高工作效率，避免發生類似于找不著東西的低級錯誤，各事業單位應當加強檔案管理工作，并且將此項工作規范化、標準化。關于此，本文將從以下幾個方面進行闡述。

一、事業單位檔案管理的重要性

檔案具有原始記錄性的本質屬性，檔案是指在社會活動中，形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。檔案的來源悠久，從古至今便有將事物或者事實記錄在冊的習慣，因為其原始性，所以有著證據的效用，所以，做好檔案管理工作顯得尤為重要。檔案管理工作的重要性具體可以從以下三個方面來看，一是對于事業單位本身而言，一家實力雄厚的事業單位絕對不是只有五年、十年的歷史，從其單位的起始，到中間的發展，到某些大型事件的結果與啟示，都被記錄在案，后期的有效管理和改善都可以通過查閱檔案，從中總結經驗，加大事業單位的發展。二是對于單位員工而言，事業單位的檔案不僅僅包括單位自身的發展歷程，還記錄著歷任員工的檔案，從入職的交底檔案，到在單位的一系列成就以及其發展，都記錄在案，既為員工提供了人生經歷的參考資料，也有利于事業單位的長遠發展。最后，可以為相關法律部門提供相應的檔案查詢服務，從這一點來看，是為了更好的保障單位的權益，有利于推進檔案工作的規范化、標準化。

二、事業單位檔案管理工作的現狀

（一）認識不足，不夠重視

長期以來，事業單位因為其職位較多，工作量較大等客觀或主管因素，對檔案管理工作的重視度還不夠，沒有意識到檔案管理工作對于一個事業單位的重要性。即便有些單位在時代的潮流中開始意識到了檔案管理工作的重要性，但是，由于長期以來的疏忽，沒有系統的管理，對檔案管理工作的認識不足，也就導致了檔案零亂、分散、量大、無序等特點，其不能滿足現代經濟市場下對檔案管理的需求，也不利于事業單位的進步和檔案管理工作的進一步發展。

（二）管理人員專業素質不高，人員流動、不穩定

檔案管理看似簡單，只是分門別類的放好即可，但是，在這看似簡單的背后，依然是有著大學問。由于事業單位員工較多，且單位本身的發展也是一條線，所以，單位的檔案數量是巨大的，需要專業人士用專門的方法進行管理，才能達到緊緊有條的狀況。而由于單位之前對檔案管理工作疏于管理，導致其管理人員經常流動、更換，沒有穩定的管理人員，甚至管理人員都沒有經過專業的管理培訓，其專業素質缺乏。

（三）基礎業務能夠薄弱，法律意識不強

沒有規矩，不成方圓，對于檔案管理，國家也是有出臺相關的法律法規的，例如《檔案法》和《檔案管理辦法》兩部法律法規就是與檔案管理有關的。但是，很多事業單位對相關的法律法規的學習和認識都不到位，沒有意識到檔案工作對于單位的重要性。除此之外，檔案管理人員的基礎業務也比較薄弱，檔案整理不規范、檔案沒有按要求進行整理與歸類等，都在很多的事業單位檔案管理工作中出現。

（四）檔案室的管理設施較落后

檔案是事業單位重要的一個組成部分，且檔案有著其不可替代的重要性和其不好保管的特性，所以，檔案室需要干燥、整潔的辦公條件，但是，有些事業單位，對于檔案室不夠重視，空氣污濁、辦公條件差，有的還堆放有雜物，沒有一個整潔、干凈的環境。另外，檔案管理遵循老一套做法，缺乏先進的現代化檔案保護措施。

三、對事業單位檔案管理工作的未來要求

傳統的檔案都是紙質版的，交由相關的管理人員，由專業的人員對檔案進行專業的管理，保護其不受損害，但是這樣的工作量很大，且不能得到及時的更新，占用的空間也非常大。隨著科技、信息化的實現，未來的檔案管理工作將更趨向于規范化、標準化，其更加注重于電子管理和計算機管理，運用信息技術，有著占用空間小、更新及時等優勢，并且不用占用太多的人員，用計算機管理，也減少了人員上的輸出，大大提高了公司的運作效率。在需要使用檔案的時候，也可以直接使用線上傳輸，而不用搬運大量的紙質版檔案。

四、加強事業單位檔案管理工作的措施

（一）提高檔案意識，加大宣傳力度

檔案意識在事業單位一直是缺乏的，員工們不知道這項繁瑣的工作能夠帶來些什么，或許只能看到起表面的繁瑣與“吃力不討好”，但是，實際上，檔案的調取對于單位的工作力度是相當大的，它不會直接的產生利益，而是如同一位幕后工作者一樣，在需要的時候被調用，檔案的調取效率高，就會給相應的工作帶來極大的便利。在信息化時代，進行檔案管理也輕松了許多，方便還利民，提高了工作效率和檢查的直觀性，所以，相關部門要加強檔案管理工作的宣傳力度，提高職工的檔案意識。

（二）建立健全檔案管理機制

檔案管理是一項重要的工作，應當有其組織性、程序化、規范化，檔案室是一個科室，那么久應該有相應的領導者，從上而下，一層一層的管理好檔案，做好檔案工作，建立健全檔案管理機制，使檔案管理工作不再像之前一樣無序，而是應該有跡可循，能夠找到直接負責人進行查證，機制化管理，機制化保證。

（三）確定檔案管理專業人員

檔案管理工作和其他的工作一樣，有著其專業性、實踐性和操作性，一個沒有經驗的工作者很難把事業單位大量的檔案管理好的。因此，檔案管理的關鍵在于人，一個有著良好的專業素養的管理工作者能夠井然有序的管理好檔案，并且不出現或者出現少許差錯，因此，要保證檔案管理工作人員的穩定性，對這項工作有著自己的見解和反思。其次，管理人員要提高自己的專業素養，更新知識結構，跟上時代的進步。一方面加強其職業素養，樹立正確的職業道德觀，為社會發展而服務；另一方面需要掌握信息技術，將檔案管理工作從傳統型過渡到現代型，學會利用新時代下的資源進行更好的檔案管理。

（四）著力開發檔案信息資源

檔案信息是一個值得挖掘的方面，能夠從不同的方向對檔案信息進行挖掘，不再局限于傳統的檔案管理模式，僅僅是對單位現有的檔案進行往返的、重復的管理。從事檔案管理的工作人員和單位的領導，可以將眼界放寬一些，不局限在檔案本身，而是從檔案這條線延伸出去。可以從事業單位本身出發，編寫健全的事業單位的發展史、組織變革、人事變動等事件，留下關于單位的一樁樁事件。二是可以圍繞工作進行展開，加大宣傳，與宣傳部門進行合作，總結出單位改革的經驗和不足之處，為今后單位的發展和努力提供一個參考和方向。

五、推進事業單位檔案管理工作規范化、標準化的對策

（一）嚴格公文制法是單位檔案工作規范化、標準化的前提

在古時候，曾經把檔案成為“公文”，公文制法是檔案管理工作的一個重要部分，因為公文制法關系到檔案的準確性和權威性，能夠將公文制法做到規范化、標準化，對于檔案管理有著很大的幫助。公文制法的質量不僅關系著檔案的質量，還為檔案管理工作的規范化、標準化打下了堅實的基礎，是檔案管理標準化、規范化的前提。

（二）做好文書及其他電子文件的處理工作

看起來，文書與檔案沒有關系，但是，從實質上來講，文書與檔案也是有著密切的關系，文書是檔案的來源，檔案是文書的最終歸宿。在強調檔案管理規范化、標準化的同時，要樹立文書規范化、標準化的意識，將文書工作做好，做規范，做標準，是處理好檔案工作的前提。除了紙質版文書，電子文書也越來越受到歡迎，其也屬于檔案的一部分。電子文書與紙質版文書的保存方式不同，紙質版文書一般需要對方在干燥、空氣良好的室內，而電子版文書因其特性，一般都是存放于計算機和硬盤中，但因為其電子用品有其保質期，所以，在選擇其保存產品的時候，要注意甄選，盡量選擇保存期長的光盤或硬盤，能夠保證電子文書的使用性。

（三）實施“以我為主”的立卷歸檔原則

由于檔案的特性，其容易重復和立卷組合的無序一般是檔案管理工作最常見的問題，無論最初的檔案管理做得有多好，檔案數量一多，一亂，就又會是一個無序的狀態，因此，實現檔案管理的規范化和標準化，就是要將檔案管理工作的價值發揮到最大化，案卷完整化，而在這諸多繁雜無序的檔案中做到規范化、標準化的最快捷方式就是“以我為主”的實現。

“以我為主”的檔案管理原則是要以本單位形成的文件為主的原則，即在成立檔案的時候要以本單位的實際情況為主，這不僅僅是在處理文書工作時的一條原則，更是處理檔案管理規范化、標準化的原則。這一條準則要求檔案管理一是要注意檔案歸檔的時效性，一旦錯過時效性就會帶來很多重復的工作；二是要進行合理的分工，只有進行合理的分工，在安放新的檔案或者查找舊的檔案時才能夠有條不紊的進行；三是提高卷宗質量，卷宗材料的質量和其完整性直接關系到檔案的管理和檔案的價值，因此，在進行檔案管理之前，一定要確保其卷宗材料的完整性。

六、結語

隨著信息化時代的發展，檔案越來越受到重視，人們也在注意到其重要性。事業單位應當從實際情況出發，結合檔案管理工作的特性，積極探索其管理模式，將檔案管理工作做到位，建立一套完整的檔案管理工作體系，使得檔案管理工作一步步趨于規范化、標準化，有效提供其信息資源，推動社會經濟發展。

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