會展企業財務管理中ERP的應用問題及完善對策

董 磊

改革開放以來，隨著社會經濟的持續發展與國內外交流的日益頻繁，我國會展事業獲得了長足的發展，會展舉辦的頻率與規模日益增加，會展企業也不斷增多。財務管理是會展企業管理中的重點，信息技術的持續發展為會展企業創新財務管理模式提供了巨大的技術支撐。目前，ERP系統已經被大量的應用于會展企業的財務管理中，有效地提升了會展企業的財務管理水平。但受各種因素的限制，會展企業在ERP應用中也暴露了一些問題，必須采取有效的完善策略。

一、ERP的內涵、特征與價值

ERP是Enterprise Resource Planning的首字母縮寫，翻譯過來為企業資源計劃。ERP是以信息技術為基礎，全面集成企業資源信息，為企業管理與決策提供助力的系統化平臺。從當前有關ERP的研究來看，ERP既是一種管理平臺，也是一種先進的管理思想，更是一種在管理實踐中廣泛應用的方法，ERP從MIS、MRP、MRP II發展而來，具有集成性、時效性、預測性三大特點，集成性指對生產控制、物流管理、財務管理的有效整合，實效性指具備實施處理與分析的功能，而預測性則指在財務數據處理的基礎上進行預測、管理和控制。ERP的三大特征使得其在企業管理中具有突出的應用價值，有助于管理者隨時把握企業運行狀況，對資金的透明化運行以及管理效率的整體提升均有著很好的作用。

二、ERP在會展企業財務管理中的應用價值

（一）提高管理效率

管理效率低下是當前會展企業財務管理中面臨的嚴峻問題，因為傳統的財務管理在數據的搜集、整理、分析、處理中以人力資源為主，工作進度相對較慢，ERP系統在財務管理中的應用能夠大幅度減少人力操作的內容，以高速、便捷的信息系統取代重復、繁瑣的人力系統，極大地提升了財務管理的效率。不僅如此，借助ERP系統的應用，會展企業可以將各種應用系統，比如人力資源管理系統、OA系統等有機地整合起來，為企業推行扁平式管理提供一體化工作平臺，在提高企業的內部管理效率，強化企業的執行力度以及有效整合財務管理與其他綜合管理中具有突出的價值。

（二）強化管理水平

ERP系統在財務管理中的應用對會展企業管理水平的整體提升同樣有著突出的價值，首先，ERP系統的應用可以大幅降低財務管理中人為錯誤的風險，因為借助信息處理工具，能夠將易于犯錯的大量環節納入到信息處理中，在提供處理效率的同時，也保障了數據處理的準確性。其次，財務管理不僅具有財務層面的意義，對企業綜合管理乃至戰略決策同樣有著很好的作用。當前，發揮財務管理的增值作用已經成為管理的熱點，ERP系統能夠借助各種有效地分析工具，將分散的財務數據整合為財務資源，為企業負責人制定戰略決策等提供參考依據，推動企業財務管理水平的強化與提升。

（三）轉變管理模式

管理模式是財務管理所遵循的基本模式，與時俱進是管理模式的基本要求。企業管理模式的轉變主要體現在兩點內容上，第一是管理內容的發展，即根據財務管理的需求，不斷拓展管理范圍，實現管理模式的創新發展；第二是管理技術的發展，即不斷加強新技術在財務管理中的應用，優化管理模式的效果。ERP系統的應用屬于第二種。ERP系統是信息技術發展到特定階段的產物，具有多樣化的財務處理功能，可以有效彌補傳統財務處理中的欠缺與不足，從而推動管理模式的創新，為會展企業財務管理的深入開展與有效推進提供技術支撐。

三、ERP在會展企業財務管理應用中的問題

（一）環境建設不達標

良好的外部環境是會展企業財務管理ERP應用的重要保障，因此，會展企業在ERP應用中，必須將環境建設作為重點內容，確保外部環境與ERP建設的需求相吻合，從而提高ERP的建設效果。但從當前ERP建設的現狀來看，外部環境不達標是常見問題。首先，從思想觀念層面而言，企業領導層對ERP建設缺乏正確的觀念。不少會展企業的ERP建設并非從財務管理以及企業發展的實際需要出發，而是一種盲目跟風的行為，這就導致ERP建設根本無法實現優化財務管理的目標，削弱了ERP建設的針對性；其次，從制度建設層面而言，會展企業未能將ERP建設與應用納入到企業整體的制度建設中，既沒有圍繞ERP應用出臺細致完備的制度，也沒有從嚴格制度執行的角度出發，設置相應的獎懲措施，制度建設有浮于表面的現象，對ERP建設的外部環境帶來了一定的負面影響。不僅如此，ERP建設對企業的信息設備等有一定的要求，不少會展企業在信息設備配置以及網絡配置中同樣存在問題。

（二）系統功能不全面

ERP系統是當前會展企業深化管理改革，提高管理效果的主要憑借，而全面、完善的系統功能則是充分發揮ERP系統作用與價值的前提條件，然而，從當前ERP系統的應用現狀來看，系統功能不全面是比較典型的問題。首先，系統功能以財務管理為主，其他層面的功能有所欠缺，無法發揮ERP系統的整合價值。如前所言，集成性是ERP系統最為基本的特點，能夠借助功能模塊的設置將不同的管理內容有效的整合起來。但不少會展企業的ERP系統功能僅僅落在財務管理層面，展覽項目管理、觀眾服務等欠缺；其次，功能設置不完善。即便在財務管理領域，功能設置不完善也是比較典型的問題，財務管理功能設置中沒有將訂單管理、收付管理、預算管理等有機地結合起來。

（三）前期工作不深入

“合抱之木，起于毫末”。對會展企業財務管理ERP應用而言，扎實的前期工作是保障ERP應用效果的先決條件，但從會展企業ERP應用現狀而言，前期工作不合理是比較典型的問題。比如，財務管理現狀調查不足。ERP主要應用于企業財務管理，財務管理現狀是ERP應用必須參考的內容，它決定了ERP應用的思路與任務，但很多會展企業在ERP建設中存在隨大流的現象，未能以財務管理現狀為ERP應用的出發點和立足點，ERP建設中出現了偏差，弱化了建設的效益；又如，企業環境分析不足。ERP應用具有很強的系統性，對外部環境有著較高的要求，因此，會展企業在ERP的應用中需要對外部環境有充分的了解，有效克服外部環境的負面因素。但在實際的應用環節中，很少有會展企業會意識到此點，對ERP建設以及后期運行帶來了一定的負面影響，降低了建設效果。前期工作不深入導致會展企業在ERP應用中缺乏目標意識與規劃意識，致使ERP建設脫離企業的實際情況，未能實現ERP建設的預期目標，弱化了ERP建設的價值。

（四）系統選型不合理

系統選型是ERP建設中最為關鍵的問題，系統選型是否具有科學性、合理性、針對性，直接決定了ERP應用的成敗。當前，我國市面上的ERP供應商為數眾多，既有國外大型軟件公司，也有國內公司。國外公司因ERP研發較早，系統專業性更強，穩定性更佳，但存在售價偏高，售后服務困難的問題，且國外ERP系統設置復雜，不符合會展業營改增要求，國內公司ERP價格普遍低于國外公司，且售后服務較為完善，但國內公司適用會展業的少，ERP容易出現質量問題。會展企業在ERP選型中要充分考慮自身的應用目標以及資金實力，著力提升系統選型的科學性。但在實際的操作中，系統選型不合理是比較普遍的問題。相當一部分會展企業在ERP建設中存在隨大流的現象，往往以其他企業的選型作為依據，未能考慮企業自身的特殊情況，削足適履的問題比較顯著。不僅如此，部分企業存在盲目追求先進系統的現象，忽略了ERP建設的適用性問題，為后期功能完善留下了隱患，這些行為都是缺乏戰略目光與科學思維的表現，對企業的ERP建設乃至長遠發展均帶來了不容小覷的負面影響。

（五）人員素質不匹配

財務管理工作，歸根到底，要有人來完成。財務信息化建設雖然能夠提升財務管理的效率，推動財務管理從人工化向智能化發展，但財務人員仍然是財務管理的中堅力量，財務人員自身的專業能力與綜合素質，對財務管理的實效性有著重要的影響。在傳統的財務管理模式中，財務人員僅需具備專業的財務處理技能則可，但隨著ERP建設應用的不斷深入，傳統的財務處理技能已經不能滿足財務工作的需要，特別是在ERP環境下，財務管理對財務人員的素質提出了更高的要求。但從會展企業的實際情況來看，不少企業均存在人員素質不匹配的問題，財務人員的素質根本無法有效承擔起ERP運行的責任。首先，信息技術操作能力不高。會展企業財務管理ERP以信息技術為依托，對操作者的信息技術操作能力有著較高的要求，掌握企業重要財務信息的財務人員大都操作能力有限，無法把財務信息應用到ERP財務管理系統的拓展與維護中，既降低了ERP系統的建設價值，也不利于財務信息資源價值的充分實現；其次，培訓工作欠缺。會展企業未能從ERP應用的實際需要出發，加大財務人員的培訓力度。

（六）后期完善不及時

ERP在財務管理中的應用不僅是會展企業變革財務管理模式的重要方式，更是會展企業創新管理體制的有效手段。ERP的應用對會展企業的影響是全方位的，企業除了做好前期調查與環境建設的工作外，更要將工作觸角延伸到后期，但從當前會展企業在ERP應用中的實際表現來看，后期完善不及時是比較典型的問題。ERP系統具有開放性，需要隨著技術的發展以及管理需求的變化而不斷地調整、充實，但在當前的應用實踐中，會展企業并未有效地開展相應的完善工作，ERP應用總體處于較低的水平。

四、會展企業財務管理ERP的應用的完善對策

（一）落實外部環境建設

ERP應用是一項系統性工程，不僅在財務管理中有著巨大的應用價值，對企業管理的整體變革與發展完善也有著很好的作用。企業外部環境欠缺是ERP應用中的常見問題，對此，會展企業必須將外部環境的建設作為ERP應用的保障。首先，提高重視程度。ERP應用是信息時代會展企業推動企業信息化建設，強化財務管理的必經之路，企業領導者要深刻地認識到ERP應用之于企業的重要性，將ERP建設作為當前企業發展的重要舉措，合理引導企業資源向ERP流動，保障ERP的應用效果；其次，提高員工認知。ERP不僅是財務人員的操作系統，更是企業強化管理的重要載體，讓每個員工都了解ERP的本質以及實施的意義，是促使ERP有效運行的必然要求。會展企業要做好ERP建設、應用的宣傳教育工作，提高全體員工對ERP的了解；最后，加強配套制度建設?！皼]有規矩，不成方圓”，在ERP應用中，制度建設居于中心地位，健全的制度體系是保障ERP運轉的必然要求，會展企業要圍繞ERP應用的實際需要，不斷加強配套制度的建設。一方面從ERP應用后企業財務管理所發生的變化出發，調整財務管理制度，另一方面制定專門的ERP操作制度。

（二）明確完善系統功能

系統功能不齊全是ERP在會展企業應用中的典型問題，企業需要從財務管理乃至企業管理的高度出發，完善系統功能，首先，凸顯系統功能的集成性，在重視財務管理基本功能的同時，將業務層面的內容納入其中，比如展覽項目管理模塊、展商服務模塊、展位分配模塊、觀眾服務模塊，其次，健全財務功能模塊。針對財務管理功能模塊中存在的缺陷，會展企業要圍繞財務管理的內容與需求，不斷豐富功能模塊的內容，包括但不限于訂單管理模塊、收付管理模、發票管理模塊、搭建管理模塊、成本核算模塊、會計總賬模塊、報表統計模塊、預算管理模塊。

（三）加強前期調查工作

前期調查不足是會展企業ERP應用中最為常見的問題之一，前期調查不足導致會展企業在ERP應用中缺乏明確的目標與清晰的路線，不僅使得ERP建設無法實現預期的效果，更會加劇企業的成本支出。因此，在財務管理ERP的完善中，會展企業必須將細致的前期調查作為前置內容，從以下幾點出發，采取有效的措施，首先，調查企業財務管理現狀。ERP是會展企業深化財務管理的有效工具，當前的財務管理現狀則是影響ERP應用的重要因素，會展企業要以財務管理現狀的分析為基礎，總結歸納當前財務管理中的問題，為ERP建設鋪平道路；其次，調查企業財務管理信息化的建設狀況。在應用ERP之前，會展企業大都已經具備了一定的財務信息化基礎，ERP應用需要從既有的財務信息化水平出發，做好拓展與延伸工作，這是降低ERP建設難度的客觀需要；最后，調查企業財務管理ERP應用的基礎條件。ERP應用是企業系統變革財務管理，創新管理模式的重要手段，對企業的整體環境有著較高的要求。會展企業要從ERP建設的內容與特點出發，做好基本應用條件的分析工作，重點分析當前企業環境中不利于ERP應用的因素。

（四）科學選擇系統軟件

系統選型是ERP應用的核心環節，選型是否科學合理，不僅關系到ERP的應用效果，對企業的成本控制也有重要的影響。對此，會展企業需要從以下三點出發，采取有效的措施。首先，關注系統功能。不同品牌ERP在具體功能設置上有一定的差別，就以國內普及程度較高的用友和金蝶為例，金蝶操作靈活，更加人性化，適用于中小企業一般的財務管理，而用友具有獨立的核算模塊，細分程度高，更具專業性，適用于大企業的精細化管理。會展企業要結合自身的規模、財務管理需求等，選擇功能對口度最高的系統軟件；其次，比對產品價格。財務管理ERP建設的根本目標在于用最少的投入打造最適宜的信息管理系統。會展企業在ERP應用中要綜合比對功能相近ERP的價格，在其余條件不發生變化，或者變化幅度很小，可以忽略不計的情況下，選擇價格最為便宜的ERP系統；最后，注重售后服務。完善的售后服務是保證ERP系統順利應用的客觀需要，企業在系統選型中要注重供應商的售后服務內容與質量，以此作為選擇的主要參考因素。從市面主要產品來看，目前可以購買到模塊化ERP系統軟件一般只適用于工商業企業，與會展業貼合度不高，不能滿足會展管理的需要，會展企業在軟件選擇中可以采用合作開發的模式，將對軟件功能的需求發送給開發公司，讓其提供定制化的產品，同時，規模較大，技術人員充足的會展企業可以自行開發。

（五）加大人力資源培訓

ERP的應用既為會展企業變革財務管理提供了巨大的技術支撐，也給企業財務管理人員帶來了新的挑戰。傳統的財務人員已經難以滿足企業財務管理的需要，破除財務人員與技術人員之間的壁壘，推動財務人員的技術化轉型，成為當前會展企業深化ERP應用效果的客觀需要。對此，會展企業需要加大人力資源的培訓力度，首先，豐富培訓內容，培養復合型財務人員。以往的財務人員培訓以財務處理專業技能培訓為主，雖然涉及到部分信息操作內容，但缺乏系統性，無法滿足ERP應用的實際需要。會展企業在ERP應用前需要開展財務人員的集中培訓工作，圍繞ERP應用給財務管理帶來的變革，加強信息技術的培訓力度，推動財務人員從單一技能型人才向復合型人才轉變，實現業務能力發展與技術能力提升同步的培訓目標；其次，創新培訓機制。ERP系統具有開放性、兼容性、拓展性等特點，隨著其在財務管理中應用的不斷深入，對財務人員各項能力的要求也在日益提升。因此，僅僅依靠崗前培訓無法滿足ERP的應用需求，企業要創新培訓機制，將崗前、崗中以及轉崗培訓等有機結合起來，推動財務人員向成長型人才發展。

（六）加強后期系統完善

系統的后期完善是充分保障ERP系統應用價值，不斷提升企業財務管理水平的客觀需要。會展企業需要從以下幾點出發，做好后期完善工作，首先，拓展ERP系統的功能設置。財務管理的內容與要求并非一層不變的，它會隨著企業的發展變化乃至外部環境的變化發生變更，因此，ERP系統在功能設置上也不可能一勞永逸，會展企業需要從財務管理的實際需要出發，不斷優化功能設置，增設新功能的同時，將不符合當前財務管理需求的功能模塊剔除出去；其次，注重系統整合。信息化是會展企業管理發展的主要趨勢，財務信息化僅僅是信息化的一個部分，會展企業需要將ERP系統與其他信息化系統，如自動化辦公系統等有效地整合起來，打造良好的信息化管理平臺。

五、結語

時至今日，ERP系統已經被廣泛地應用于企業的財務管理中，在提高財務管理效率，強化企業管理水平中發揮著突出的作用。會展企業在ERP的財務管理應用中，既取得了顯著的成績，也暴露了一些問題，因此，會展企業需要從落實外部環境建設、明確完善系統功能、加強前期調查工作、科學選擇系統軟件、加大人力資源培訓、加強后期系統完善等角度出發，采取好有效的措施。