淺析如何做好辦公室的文秘工作

李玲梅

【摘要】辦公室是行政管理工作的主要陣地，工作量很大，需要文秘及時向上級匯報實際工作情況，而文秘工作水平和企業內部管理有著十分重要的關系，低效的辦公室文秘工作，會直接降低企業內部管理水平。對此，企業要加大對辦公室文秘工作的重視力度，根據當前力公室文秘的專業能力水平，制定合理有效的培養機制，明確辦公室文秘工作的主要原則，全面提高辦公室文秘的綜合素質，保證各項工作的順利開展，提高企業綜合管理水平，進而促進企業的可持續性健康發展。在這樣的環境背景下，探究辦公室文秘工作質量和水平的優化策略具有非常重要的現實意義。

【關鍵詞】辦公室;文秘工作;措施

辦公室在機關和企事業單位中占據重要地位，在日常工作中，既要完成領導層面命令和要求的傳達，又要將基層工作開展情況反饋給領導;既要對機關內部各項工作進行協調，還要完成領導指派的對外交往任務。辦公室文秘是辦公室主要工作人員之一，其工作效果對機關單位的運營影響嚴重。因此，各單位應注重辦公室文秘工作質量和水平的提升。

一、企業辦公室文秘工作的重要意義

企業實際生產經營工作進行過程中，辦公室文秘崗位所開展的眾多工作事務，是為企業領導相關工作順利開展提供鋪墊。辦公室文秘日常工作進行中，需要做好會議的前期籌備工作、會議服務工作、信息收集和處理工作、督促檢查工作、公文寫作工作，為領導積極開展相應的工作發揮良好的參謀助手作用。同時辦公室文秘積極開展各項工作，需要強化和領導的溝通，了解到領導的實際需求，充分有效推進文秘工作的順利開展，同時還能夠有效延伸和拓展領導工作。比如說，當企業領導作出相應的決策之后，辦公室文秘需要從會議的實際情況出發，草擬出相應的領導決策文件，并針對領導的決策內容進行全面細致分析，采用書面形式進行準確的表達，在得到領導明確指示之后，向各單位、各部門下發決策內容。同時辦公室文秘還需要針對各個單位、部門的意見和建議進行全面充分的收集和反饋，為后續開展相應的處理工作提供良好的參考。

二、提高辦公室文秘工作質量和水平的原則

作為辦公室中重要的工作人員，文秘工作的開展應遵循以下工作原則：第一，遵循職業道德規范，對自身工作提出嚴格要求，在對待煩瑣的日常工作時應耐心、謹慎，認真履行文秘工作的工作職責。第二，努力實現自身職業道德素質和工作技能的提升，有針對性地對辦公室工作進行合理安排，提高工作效率。第三，堅決服從上級領導命令，做好上下級之間的協調和溝通工作，確保辦公室內部工作的正常運轉。如果每位辦公室文秘工作人員都能遵守各項規章制度和工作要求，辦公室文秘的工作質量會得到大幅度提升。

三、提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略

（一）提升學習能力

要樹立文秘良好的外在形象，講究文秘禮儀，提升學習能力是必不可少的。社會不斷變化發展，企業加快更新步伐，知識更是日新月異。做企業文秘如果死守原有經驗，就只能故步自封，逐漸被時代所淘汰。提升學習能力，一是要更新文秘相關業務知識。業務知識對任何職場人士來說都是基本技能，是工作的“飯碗”。企業的發展是思路的更新，大到企業制度方針改變，小到辦公室檔案管理的電子化都是不斷發展變化的。作為辦公室文秘，只有接受新的業務知識，不斷更新才能真正做好企業的日常工作。二是學習政策理論。可以說一個不熟悉國家方針政策，不了解時事行情，不清楚行業動態的人是做不好企業文秘工作的。為此有些企業專門設立了理論研究部門，針對國家大政方針、宏觀調控動向，為企業自身發展尋求更好道路和方向。企業辦公室文秘作為企業管理的助手，就是要懂政治、講經濟、知法規，更要做到擅觀察、常總結、勤分析。三是學習領導管理。企業辦公室文秘作為日常文件的起草者、公司文化的宣傳者、領導思想的傳達者，很多時候需要“站在領導的角度”看待問題，這時就需要學習領導藝術，當好領導“參謀”。

（二）獎懲制度的合理完善

在辦公室工作開展過程中，如果管理制度做到獎罰分明，可在一定程度上提升辦公室工作人員的工作積極性，尤其是文秘工作者。由于獎懲制度的合理完善，工作人員的競爭意識將會被徹底激發，文秘人員對工作的自我要求和追求性也會得到提升。另外，獎懲制度具有很強的警告性，可以幫助文秘人員在工作中完善自我，對今后工作的開展也能起到良好的促進作用。在中央機關辦公室中，獎懲制度的具體制定可根據工作人員的工作效能和實際效率來進行，在獎懲制度的完善過程中，管理人員需要保證制度具有一定的科學性和合理陛，在制度制定完成之后，可進行為期一個月的試用期，并對其進行多次評測。

（三）激發創新意識

創新是企業不斷發展的原動力，為了提高辦公室文秘工作質量，要激發出辦公室文秘的創新意識和競爭意識，這主要是因為辦公室文秘工作的靈活性較大，需要文秘人員要隨機應變，避免按部就班，要實現思想和行為的創新，樹立創新意識，并體現在辦公室文秘工作中，不斷探索新的、有效的工作方法和工作模式，進而提高辦公室文秘工作的綜合質量水平。從這一層面上看，一方面要鼓勵和引導文秘人員在實際工作中大膽創新，加大上下級之間的溝通和交流，營造輕松和諧的創新環境;另一方面則是發揮出上級領導的帶頭作用，將創新理念應用到辦公室工作中，啟發和帶動文秘人員的創新，進而提高辦公室文秘工作的綜合質量水平。

（四）關注辦公室文秘工作的細節處理

企業辦公室文秘工作具有點多面廣、紛繁復雜的特點。“細節決定成敗”是辦公室文秘工作的金玉良言。因此，辦公室文秘人員必須在日常工作過程中，在面臨復雜問題的情況下做好細節處理，這是提升辦公室文秘工作水平的關鍵所在。作為企業的辦公室文秘人員，首先要端正工作態度，在謙虛謹慎的作風下扎實而認真地開展相關工作，在正確對待多樣化辦公室文秘工作的前提下，堅持對辦公室文秘工作細節的全面關注，做到對辦公室文秘工作質量的先決性保障。其次，辦公室文秘人員要采取“身體力行”的方式認真對待工作的過程、細節和關鍵，帶動辦公室文秘的同事和相關人員形成關注工作細節的“小氣候”和工作習慣，在辦公室文秘工作范圍內建立起嚴謹、求實的工作作風，進而為辦公室文秘工作的開展、企業經營和管理工作的順利進行提供基礎性、細節性的支持。最后，辦公室文秘人員要正確對待企業領導交付于自己的工作。

（五）把握辦公室工作的重點

辦公室文秘工作需要和多個部門、單位人員進行溝通和交流，為充分開展相應的協作工作，提供良好的前提條件。文秘人員往往自身缺乏良好的服務意識，影響到書面日常事務的實際處理效果，并且在日常工作過程中找不到工作重點，無法在短時間內迅速掌握工作信息，這樣會影響實際工作質量。文秘工作人員需要從實際工作出發，盡可能尋找到工作重點，具備較強的責任意識，在實際工作中主動服務。

（六）創建文秘升職考核制度

在提高文秘工作質量的方式上，創建文秘升職考核制度是十分必要的。辦公室文秘人員工作內容關系著整個政府組織機構運營隋況，對政府組織機構發展有很重要的影響。在文秘人員繁忙的工作中，工作量多且按部就班的工作內容對文秘人員工作態度具有消極作用。政府組織機構應為文秘人員創造自身職業發展的機會，在對其進行專業技能培訓后使他們在有限的時間內保證完成工作。通過員工工作態度與工作質量對其進行考核，給予文秘人員升職的機會，將考核設置為半年左右一次，使文秘員工主動提高自身工作水平。政府組織機構針對考核結果選出綜合能力較強的文秘人員，賦予他們更加重要的工作崗位，增加員工自信，有效提高文秘人員工作積極性，使他們在不斷培訓考核的過程中提高工作水平，為政府組織機構創造更多價值。

結語

關于如何提高辦公室文秘工作質量本文已給出具體的策略，首先要從文秘人員自身思想素質出發，提高其對工作重視程度。政府組織機構領導要積極鼓勵文秘工作，并適當對文秘崗位進行政府組織機構培訓，不斷加強工作效率。利用現代信息化建設推進文秘工作模式，使政府組織機構發展符合科技進步。文秘工作作為政府組織機構辦公室重要工作崗位，要不斷提升其職業素養與工作水平，加強工作責任感，協助政府組織機構各部門工作快速發展。