大數據時代對檔案管理發展的思考

姚君

【摘要】在大數據時代背景下，檔案事業蓬勃發展，越來越多先進技術和設備應用其中，促使檔案管理逐漸數字化發展。檔案管理作為企業內部管理的重要組成部分，加強檔案管理數字化改革，積極面對大數據時代帶來的挑戰，有助于構建檔案管理系統，改變傳統檔案管理工作的不足，提升檔案管理效率同時，促使檔案管理原有價值充分發揮。本文就大數據時代下檔案管理相關工作進行分析，明確新時期檔案管理面臨的機遇和挑戰，提出合理的改革措施。

【關鍵詞】檔案管理;大數據;檔案服務;數字化管理

引言

現代社會進步和發展下，信息技術以其獨特的優勢廣泛應用到各個行業，在促進社會發展同時，也在很大程度上增加行業數據量，逐漸進入大數據時代。檔案管理作為企業單位管理的重要內容，傳統人工檔案管理方式局限性較大，嚴重影響到檔案管理效率，不利于檔案資料潛在價值發揮。故此，在大數據時代背景下，推動檔案管理數字化發展，可以降低人工勞動強度，提升檔案管理效率，為企業戰略管理提供可靠依據，帶來更大的經濟效益。

一、大數據時代下檔案管理面臨的機遇和挑戰分析

（一）機遇

在大數據時代下，企業單位檔案管理工作發生了不同程度上的變化，人們開始認識到檔案管理重要性，為新時期檔案管理事業注入了新的活力和生命力。隨著檔案資源類型多元化，檔案管理人員日常工作量隨之增加，如果仍然采用傳統檔案管理模式，檔案管理效率偏低，難以滿足企業管理和決策需要。基于此，檔案管理部門應該充分履行自身職責，尋求合理措施和技術，從海量數據中挖掘有價值信息，提升檔案管理效率和質量。

檔案管理人員應該提高大數據技術認知和重視，借助此項技術來輔助檔案管理工作開展，豐富檔案管理內容同時，切實提升檔案管理效率。設立專門的檔案管理系統，對檔案資料分析管理，強化檔案管理部門職能，同時，降低工作成本，提升檔案管理效率。

（二）挑戰

傳統企業單位檔案管理工作受到強烈沖擊，相較于西方國家而言起步較晚，適合采用傳統檔案管理模式，而在大數據時代下檔案管理工作量大大增加，傳統檔案管理模式逐漸被淘汰。尤其是電子檔案資料，無法使用人工管理模式，在一定程度上加劇檔案數據信息丟失，影響檔案管理效率。

在大數據時代，檔案資料逐漸以電子文件為主，在信息技術、網絡技術和數字化技術支持下，新時期檔案管理安全性面臨著嚴峻的挑戰。如果對電子檔案文件管理不嚴謹，可能受到外界不法分子入侵，病毒入侵系統，導致重要數據信息丟失，嚴重情況下可能帶來不可估量的損失。

二、大數據時代下檔案管理的改革措施

（一）擴大大數據時代檔案管理宣傳范圍

在大數據時代背景下，檔案管理工作發生了不同程度上的轉變，為了可以提升檔案管理工作效率和質量，首要一點是轉變檔案管理理念，依托于信息技術、網絡技術來推動檔案管理數字化改革，擴大大數據檔案管理教育宣傳范圍。通過宣傳，提升檔案管理人員的檔案數字化管理意識，深刻認識到大數據價值所在，推動檔案管理數字化、信息化發展。定期組織檔案管理人員參與培訓活動，邀請專家進行演講，組織知識競賽活動，了解大數據技術基礎上，促使檔案管理人員可以養成良好的信息素養，提升檔案管理效率。此外，強化檔案管理部門職能，積極與其他部門溝通交流，明確大數據重要性，切實提升檔案管理信息化水平。

（二）推行云存儲和云服務

檔案管理中，積極迎合大數據時代發展帶來的挑戰，積極推行云存儲和云服務，可以改善傳統檔案管理中的不足，推動檔案管理更高層次發展。推動檔案管理信息化、數字化發展，與其他企業積極建立合作關系，并增加資金投入力度，設立云存儲服務器，強化數據處理能力。與此同時，發揮云服務交互性，提升檔案管理效率和質量，推動檔案管理服務模式多元化發展。檔案管理云存儲和云服務同步發展，在網絡授權方式支持下，結合人們個性化需求選擇不同的管理方式，落實責任到實處，充分調動人員工作積極性，實現檔案資源的充分開發和利用，為企業管理和決策提供可靠依據。

（三）構建大數據檔案信息資源平臺

在大數據時代下，檔案管理數字化管理難度隨之提升，檔案信息資源種類多樣，依托于先進技術建立檔案信息資源平臺，可以實現檔案信息資源共享和利用。結合企業實際需要，依托于前沿技術來改善檔案信息資源共享平臺的不足，及時有效整合檔案資源，豐富檔案信息資源共享平臺，提供更加優質的檔案服務。同時檔案管理數字化改革，從海量數據信息中挖掘有價值信息，納入檔案信息資源共享平臺，切實提升檔案管理工作效率。需要注意的是，明確新時期企業檔案管理需求，借助大數據技術挖掘有價值信息，并進一步分類處理，形成更具特色的智能化檔案服務，改進傳統檔案管理中的不足同時，切實提升檔案管理服務水平。只有這樣，才能實現檔案管理服務精確化處理，改善傳統粗放式管理模式不足，提升檔案管理效率和質量，推動檔案管理事業朝著更高層次發展。

結語

綜上所述，大數據時代下，檔案管理工作發生了不同程度上的變革，面對大數據時代帶來的機遇和挑戰，應該進一步推動檔案管理模式創新，在現代化技術支持下建立檔案信息資源共享平臺，降低人工勞動強度同時，切實提升檔案管理效率和質量。