做好企業(yè)秘書工作的策略分析

摘 要：在行政管理工作中，辦公室作為企業(yè)辦公的重要場(chǎng)所，辦公室的工作具有種類多，數(shù)量大的辦公特點(diǎn)，這就要求辦公人員不但要嚴(yán)格遵守上級(jí)的要求，而且還要對(duì)下層工作人員的情況進(jìn)行全面的了解，以便更好地開展工作。所以企業(yè)應(yīng)該對(duì)辦公室文秘工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及綜合能力要加大重視力度。文章就如何提高企業(yè)秘書的工作進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析，為相關(guān)的工作人員提供一些參考性的意見或建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè);秘書工作;策略分析

在企業(yè)的行政管理工作中，由于工作量比較多，就需要秘書對(duì)工作進(jìn)行及時(shí)的匯報(bào)等工作，所以對(duì)秘書的專業(yè)水平以及綜合能力有一定的要求，因此企業(yè)應(yīng)該對(duì)秘書的工作加大重視力度，就目前的情況而言，如何做好秘書的工作還存在著一些不足的地方，為了確保企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，探究秘書的工作質(zhì)量以及水平的策略，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。

一、提高企業(yè)秘書的工作質(zhì)量以及水平的重要性

在企業(yè)中，辦公室作為整個(gè)企業(yè)辦公的重要場(chǎng)所，所以對(duì)相關(guān)的秘書人員的工作也非常嚴(yán)格，不但要做好細(xì)節(jié)上的工作，還要對(duì)企業(yè)中各部門，各項(xiàng)工作等都要做好協(xié)調(diào)的關(guān)系。基于以上就說明秘書工作人員的工作質(zhì)量，專業(yè)技能的水平等都和企業(yè)的內(nèi)部管理以及企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用，所以企業(yè)應(yīng)該高度重視并提高秘書工作的質(zhì)量和專業(yè)水平。

二、提高企業(yè)秘書工作質(zhì)量和水平的原則

在企業(yè)中，文秘作為重要的工作，應(yīng)當(dāng)遵守企業(yè)規(guī)定的相關(guān)工作原則：首先對(duì)上級(jí)下達(dá)的命令要嚴(yán)格執(zhí)行，保持并協(xié)調(diào)好與上下級(jí)之間的關(guān)系。其次，秘書應(yīng)該對(duì)自身的專業(yè)技能以及綜合能力進(jìn)行不斷地提升，根據(jù)工作中的實(shí)際情況，合理安排工作，進(jìn)一步提升企業(yè)辦公的工作效率。其三，嚴(yán)格遵守企業(yè)的相關(guān)管理規(guī)范[1]，對(duì)企業(yè)的所有工作都要保持認(rèn)真的工作態(tài)度，促進(jìn)企業(yè)更好地開展工作。

三、企業(yè)秘書需要具備的專業(yè)素養(yǎng)

（一）職業(yè)技能素養(yǎng)

在一個(gè)企業(yè)中，要想做一名合格的企業(yè)秘書，必需具備很高的職業(yè)素養(yǎng)。首先對(duì)于企業(yè)的規(guī)章制度要嚴(yán)格執(zhí)行，嚴(yán)格規(guī)范自己，日常工作中不能遲到，更不能早退。對(duì)于企業(yè)中開展的各項(xiàng)工作要提前做好相應(yīng)的規(guī)劃，對(duì)工作中的各種事項(xiàng)嚴(yán)格控制和把握，避免由于沒有提前規(guī)劃好工作事項(xiàng)導(dǎo)致在正式工作時(shí)出現(xiàn)一些不必要的失誤，對(duì)工作中的時(shí)間進(jìn)行合理的安排，這對(duì)于提高自身的工作效率以及在企業(yè)的工作質(zhì)量有很大的促進(jìn)作用。其次，企業(yè)秘書應(yīng)該對(duì)企業(yè)中的突發(fā)性工作要具備很強(qiáng)的時(shí)效性，對(duì)突發(fā)性工作項(xiàng)目進(jìn)行及時(shí)的處理，避免在工作中出現(xiàn)失誤或者漏下的問題。另外，企業(yè)秘書應(yīng)該根據(jù)自身以往的工作經(jīng)驗(yàn)以及企業(yè)中的實(shí)際工作情況的需要，對(duì)工作等級(jí)進(jìn)行明確的劃分，有助于對(duì)未來的企業(yè)工作更好的開展，從而進(jìn)一步的提升自身的工作效率。

（二）道德素養(yǎng)

在企業(yè)秘書工作中，首先應(yīng)該以企業(yè)的利益為重。凡是有關(guān)企業(yè)的利益都要站在企業(yè)的角度上進(jìn)行考慮，對(duì)自身的利益與企業(yè)之間的要協(xié)調(diào)把握好，保證在企業(yè)中的工作順利開展，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造應(yīng)有的價(jià)值。

四、如何做好秘書工作的策略

（一）嚴(yán)格遵守企業(yè)的規(guī)章制度

作為企業(yè)秘書，最基本的職業(yè)道德就是遵守企業(yè)的規(guī)章制度，應(yīng)當(dāng)提前到辦公室，做好當(dāng)天的工作規(guī)劃，對(duì)工作中的質(zhì)量要有一定的把握，避免出現(xiàn)失誤的情況而導(dǎo)致影響整個(gè)企業(yè)辦公室的辦公效率和質(zhì)量。

（二）秘書應(yīng)該時(shí)刻保持對(duì)工作的積極和熱情的態(tài)度

在企業(yè)辦公室中，秘書對(duì)工作應(yīng)該時(shí)刻保持積極的態(tài)度，才能夠有效的促進(jìn)企業(yè)工作的開展，如果對(duì)工作沒有用心的態(tài)度，那么也會(huì)導(dǎo)致文秘工作的質(zhì)量降低，對(duì)辦公室的工作效率也會(huì)減小。例如，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)讓秘書寫一份關(guān)于發(fā)言稿的任務(wù)[2]，首先秘書應(yīng)該針對(duì)這個(gè)任務(wù)理清楚領(lǐng)導(dǎo)需要的要求以及對(duì)情況有一定的了解，才能進(jìn)行下筆寫作，還要注重寫作的質(zhì)量。如果秘書對(duì)這項(xiàng)工作沒有相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，就會(huì)出現(xiàn)演講稿內(nèi)容不符等情況。另外，秘書應(yīng)該對(duì)自身的知識(shí)進(jìn)行不斷的更新，才能夠應(yīng)對(duì)以后工作中的問題并且更好的解決。

（三）秘書應(yīng)該提高自身的辦事效率

對(duì)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的命令要及時(shí)落實(shí)，對(duì)相關(guān)的工作提出自身的建議，有問題要及時(shí)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效的溝通，避免發(fā)生工作中的失誤，對(duì)每天的工作任務(wù)進(jìn)行合理的安排規(guī)劃，結(jié)合實(shí)際情況，思考哪些任務(wù)應(yīng)該及時(shí)完成，對(duì)工作的內(nèi)容要有一定的條理和計(jì)劃，進(jìn)一步提升辦公的效率和水平。

五、企業(yè)如何提高秘書工作的策略

（一）制定合理有效的獎(jiǎng)懲制度

企業(yè)要想不斷提高工作效率以及工作的質(zhì)量，就應(yīng)該結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況制定獎(jiǎng)罰制度，通過獎(jiǎng)罰制度，一方面能夠有效提高工作中的積極性，保證企業(yè)中的各項(xiàng)工作的順利完成。另一方面，提升員工的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，不斷制定工作中追求的目標(biāo)，從而提升自身的職業(yè)能力。另外，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)辦公室秘書工作的評(píng)價(jià)和監(jiān)督工作，制定相關(guān)的管理制度，通過制度對(duì)工作人員進(jìn)行有效的約束和監(jiān)督，有助于提高企業(yè)秘書的工作質(zhì)量。

（二）激發(fā)創(chuàng)新意識(shí)

在企業(yè)發(fā)展中，為了提高秘書工作的質(zhì)量，應(yīng)該不斷激發(fā)企業(yè)秘書對(duì)工作的創(chuàng)新與競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，有助于對(duì)未來的工作發(fā)生的問題能夠及時(shí)解決，進(jìn)一步提高自身的工作水平。基于以上，企業(yè)應(yīng)該對(duì)實(shí)際的工作鼓勵(lì)工作人員進(jìn)行創(chuàng)新，積極與上下級(jí)之間就工作問題進(jìn)行溝通交流，另外上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該發(fā)揮自身帶頭的作用，帶動(dòng)工作人員一起參與到創(chuàng)新中，對(duì)企業(yè)秘書工作人員的綜合質(zhì)量水平的提高有一定的作用。

（三）提升秘書的思想政治素養(yǎng)

在企業(yè)中，秘書除了做好自身的工作任務(wù)之外，還應(yīng)該注重自身的思想政治素養(yǎng)的提升，通過提升的思想政治素養(yǎng)，可以有效地培養(yǎng)自身的創(chuàng)新意識(shí)，在企業(yè)平時(shí)的工作中，首先秘書應(yīng)該對(duì)自己業(yè)務(wù)能力有進(jìn)一步的提升，在做好應(yīng)該做的工作的同時(shí)，還要將生活中與工作中的關(guān)系區(qū)分開來，不能混為一談，企業(yè)秘書通過提升思想政治素質(zhì)可以提升人民對(duì)政府的信賴以及在人們心中留下一個(gè)深刻的印象。其次，企業(yè)的相關(guān)管理層應(yīng)該加大對(duì)秘書人員對(duì)出現(xiàn)突發(fā)問題的處理能力的重視力度，進(jìn)一步確保企業(yè)日常工作的順利開展。

（四）創(chuàng)建秘書考核制度

在企業(yè)中，要想提高秘書在工作中的工作質(zhì)量，就應(yīng)該創(chuàng)建一些合理的考核制度。在企業(yè)的秘書工作中，如果每天都是針對(duì)不同的工作內(nèi)容有著相同的工作態(tài)度對(duì)企業(yè)的發(fā)展是很不利的，所以企業(yè)應(yīng)該不斷地為秘書工作人員創(chuàng)造學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，通過學(xué)習(xí)對(duì)未來的工作進(jìn)行一系列的考核，通過考核對(duì)秘書工作的專業(yè)技能以及工作態(tài)度的積極性有一定的轉(zhuǎn)變，有助于秘書人員提升自身的工作能力水平，增加企業(yè)秘書工作人員在工作中的自信，通過考核的方式不斷提升自身的能力有助于企業(yè)未來的發(fā)展創(chuàng)造更多的價(jià)值。

（五）加強(qiáng)對(duì)秘書工作人員的培訓(xùn)力度

要想不斷提高企業(yè)的工作質(zhì)量，秘書應(yīng)該不斷提高自身的綜合能力，企業(yè)應(yīng)該對(duì)秘書的工作進(jìn)行定期的培訓(xùn)，結(jié)合工作人員的情況，制定合理的培訓(xùn)計(jì)劃，另外對(duì)于秘書工作的理論知識(shí)學(xué)習(xí)，應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的工作理念以及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)秘書工作的進(jìn)一步開展。

六、結(jié)語

綜上所述，在實(shí)際企業(yè)管理中，為了提高秘書的工作效率和質(zhì)量，秘書應(yīng)該遵守企業(yè)的相關(guān)管理規(guī)章制度，遵循企業(yè)的工作原則，企業(yè)應(yīng)該不斷完善獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)企業(yè)秘書工作人員對(duì)工作的創(chuàng)新能力，對(duì)自身的能力以及個(gè)人的素養(yǎng)進(jìn)一步的提高，才能夠最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的管理水平的提升，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 邱春華，朱碧云，郭鑫.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J].化工管理，2015（35）：1.

[2] 王敏.辦公室文秘工作效率提高策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（02）：93.

作者簡(jiǎn)介：楊中興（1990.01- ），男，中共黨員，湖南長(zhǎng)沙人，本科，研究方向：辦公室業(yè)務(wù)。