做好企業秘書工作的策略分析

摘 要：在行政管理工作中，辦公室作為企業辦公的重要場所，辦公室的工作具有種類多，數量大的辦公特點，這就要求辦公人員不但要嚴格遵守上級的要求，而且還要對下層工作人員的情況進行全面的了解，以便更好地開展工作。所以企業應該對辦公室文秘工作人員的專業素質以及綜合能力要加大重視力度。文章就如何提高企業秘書的工作進行簡單的分析，為相關的工作人員提供一些參考性的意見或建議。

關鍵詞：企業;秘書工作;策略分析

在企業的行政管理工作中，由于工作量比較多，就需要秘書對工作進行及時的匯報等工作，所以對秘書的專業水平以及綜合能力有一定的要求，因此企業應該對秘書的工作加大重視力度，就目前的情況而言，如何做好秘書的工作還存在著一些不足的地方，為了確保企業的持續發展，探究秘書的工作質量以及水平的策略，對企業的發展有著重要的意義。

一、提高企業秘書的工作質量以及水平的重要性

在企業中，辦公室作為整個企業辦公的重要場所，所以對相關的秘書人員的工作也非常嚴格，不但要做好細節上的工作，還要對企業中各部門，各項工作等都要做好協調的關系。基于以上就說明秘書工作人員的工作質量，專業技能的水平等都和企業的內部管理以及企業的發展有著重要的作用，所以企業應該高度重視并提高秘書工作的質量和專業水平。

二、提高企業秘書工作質量和水平的原則

在企業中，文秘作為重要的工作，應當遵守企業規定的相關工作原則：首先對上級下達的命令要嚴格執行，保持并協調好與上下級之間的關系。其次，秘書應該對自身的專業技能以及綜合能力進行不斷地提升，根據工作中的實際情況，合理安排工作，進一步提升企業辦公的工作效率。其三，嚴格遵守企業的相關管理規范[1]，對企業的所有工作都要保持認真的工作態度，促進企業更好地開展工作。

三、企業秘書需要具備的專業素養

（一）職業技能素養

在一個企業中，要想做一名合格的企業秘書，必需具備很高的職業素養。首先對于企業的規章制度要嚴格執行，嚴格規范自己，日常工作中不能遲到，更不能早退。對于企業中開展的各項工作要提前做好相應的規劃，對工作中的各種事項嚴格控制和把握，避免由于沒有提前規劃好工作事項導致在正式工作時出現一些不必要的失誤，對工作中的時間進行合理的安排，這對于提高自身的工作效率以及在企業的工作質量有很大的促進作用。其次，企業秘書應該對企業中的突發性工作要具備很強的時效性，對突發性工作項目進行及時的處理，避免在工作中出現失誤或者漏下的問題。另外，企業秘書應該根據自身以往的工作經驗以及企業中的實際工作情況的需要，對工作等級進行明確的劃分，有助于對未來的企業工作更好的開展，從而進一步的提升自身的工作效率。

（二）道德素養

在企業秘書工作中，首先應該以企業的利益為重。凡是有關企業的利益都要站在企業的角度上進行考慮，對自身的利益與企業之間的要協調把握好，保證在企業中的工作順利開展，為企業的發展創造應有的價值。

四、如何做好秘書工作的策略

（一）嚴格遵守企業的規章制度

作為企業秘書，最基本的職業道德就是遵守企業的規章制度，應當提前到辦公室，做好當天的工作規劃，對工作中的質量要有一定的把握，避免出現失誤的情況而導致影響整個企業辦公室的辦公效率和質量。

（二）秘書應該時刻保持對工作的積極和熱情的態度

在企業辦公室中，秘書對工作應該時刻保持積極的態度，才能夠有效的促進企業工作的開展，如果對工作沒有用心的態度，那么也會導致文秘工作的質量降低，對辦公室的工作效率也會減小。例如，企業領導讓秘書寫一份關于發言稿的任務[2]，首先秘書應該針對這個任務理清楚領導需要的要求以及對情況有一定的了解，才能進行下筆寫作，還要注重寫作的質量。如果秘書對這項工作沒有相關的經驗，就會出現演講稿內容不符等情況。另外，秘書應該對自身的知識進行不斷的更新，才能夠應對以后工作中的問題并且更好的解決。

（三）秘書應該提高自身的辦事效率

對領導下達的命令要及時落實，對相關的工作提出自身的建議，有問題要及時與上級領導進行有效的溝通，避免發生工作中的失誤，對每天的工作任務進行合理的安排規劃，結合實際情況，思考哪些任務應該及時完成，對工作的內容要有一定的條理和計劃，進一步提升辦公的效率和水平。

五、企業如何提高秘書工作的策略

（一）制定合理有效的獎懲制度

企業要想不斷提高工作效率以及工作的質量，就應該結合企業自身的實際情況制定獎罰制度，通過獎罰制度，一方面能夠有效提高工作中的積極性，保證企業中的各項工作的順利完成。另一方面，提升員工的競爭意識，不斷制定工作中追求的目標，從而提升自身的職業能力。另外，企業應該加強對辦公室秘書工作的評價和監督工作，制定相關的管理制度，通過制度對工作人員進行有效的約束和監督，有助于提高企業秘書的工作質量。

（二）激發創新意識

在企業發展中，為了提高秘書工作的質量，應該不斷激發企業秘書對工作的創新與競爭意識，有助于對未來的工作發生的問題能夠及時解決，進一步提高自身的工作水平。基于以上，企業應該對實際的工作鼓勵工作人員進行創新，積極與上下級之間就工作問題進行溝通交流，另外上級領導應該發揮自身帶頭的作用，帶動工作人員一起參與到創新中，對企業秘書工作人員的綜合質量水平的提高有一定的作用。

（三）提升秘書的思想政治素養

在企業中，秘書除了做好自身的工作任務之外，還應該注重自身的思想政治素養的提升，通過提升的思想政治素養，可以有效地培養自身的創新意識，在企業平時的工作中，首先秘書應該對自己業務能力有進一步的提升，在做好應該做的工作的同時，還要將生活中與工作中的關系區分開來，不能混為一談，企業秘書通過提升思想政治素質可以提升人民對政府的信賴以及在人們心中留下一個深刻的印象。其次，企業的相關管理層應該加大對秘書人員對出現突發問題的處理能力的重視力度，進一步確保企業日常工作的順利開展。

（四）創建秘書考核制度

在企業中，要想提高秘書在工作中的工作質量，就應該創建一些合理的考核制度。在企業的秘書工作中，如果每天都是針對不同的工作內容有著相同的工作態度對企業的發展是很不利的，所以企業應該不斷地為秘書工作人員創造學習的機會，通過學習對未來的工作進行一系列的考核，通過考核對秘書工作的專業技能以及工作態度的積極性有一定的轉變，有助于秘書人員提升自身的工作能力水平，增加企業秘書工作人員在工作中的自信，通過考核的方式不斷提升自身的能力有助于企業未來的發展創造更多的價值。

（五）加強對秘書工作人員的培訓力度

要想不斷提高企業的工作質量，秘書應該不斷提高自身的綜合能力，企業應該對秘書的工作進行定期的培訓，結合工作人員的情況，制定合理的培訓計劃，另外對于秘書工作的理論知識學習，應該引進先進的工作理念以及實踐經驗，指導秘書工作的進一步開展。

六、結語

綜上所述，在實際企業管理中，為了提高秘書的工作效率和質量，秘書應該遵守企業的相關管理規章制度，遵循企業的工作原則，企業應該不斷完善獎懲制度，激發企業秘書工作人員對工作的創新能力，對自身的能力以及個人的素養進一步的提高，才能夠最終實現企業的管理水平的提升，促進企業的發展。

參考文獻

[1] 邱春華，朱碧云，郭鑫.提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析[J].化工管理，2015（35）：1.

[2] 王敏.辦公室文秘工作效率提高策略分析[J].辦公室業務，2017（02）：93.

作者簡介：楊中興（1990.01- ），男，中共黨員，湖南長沙人，本科，研究方向：辦公室業務。