淺談獨(dú)立學(xué)院二級院系行政秘書自我提升路徑

摘 要：獨(dú)立學(xué)院作為我國高校教育新興的辦學(xué)體，其管理模式和制度建設(shè)正處在不斷摸索發(fā)展中，作為二級院系的行政秘書，承擔(dān)著學(xué)院繁雜的事務(wù)，支持著院系日常工作穩(wěn)定運(yùn)行，行政秘書在獨(dú)立學(xué)院發(fā)展過程中起到的作用不言而喻。本人認(rèn)為作為一個合格的新時代的行政秘書，不應(yīng)故步自封，安于現(xiàn)狀，應(yīng)努力提升自己的知識素養(yǎng)，響應(yīng)高校發(fā)展時代潮流對我們提出的新要求，本文就獨(dú)立學(xué)院二級院系行政秘書如何進(jìn)行自我提升，更好地服務(wù)于學(xué)校、服務(wù)于全院師生，提出自己淺薄的見解。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院 行政秘書 自我提升

一、提升自我崗位能力

1.提高溝通交流能力

二級院系的行政秘書，每天都要跟職能部門、領(lǐng)導(dǎo)、師生打交道，人際溝通是不可避免的。提高自己的溝通能力，有助于促進(jìn)自己的人際關(guān)系，能夠在愉快中將正當(dāng)?shù)氖虑樘幚硗晟疲虼肆己玫臏贤ㄔ谌粘９ぷ髦酗@得尤為重要。溝通是一門技巧，無效的溝通不利于事情的開展，還可能造成反作用，優(yōu)秀的行政秘書要不僅要提高表達(dá)自己意思的能力，還要理解別人表達(dá)意思的能力。在表達(dá)自己意思方面，不僅要表達(dá)心里所想，還要在表達(dá)的時候控制自己的情緒，充分駕馭自己的情緒，準(zhǔn)確的選擇需要表達(dá)的情緒和意思，通過準(zhǔn)確的演繹，達(dá)到影響他人的目的，切忌在交流中帶入自己情緒，否則容易給別人留下沖動、不靠譜的印象。在理解別人表達(dá)意思方面，不僅要聽得懂別人的口頭或字面的意思，還要通過對言語、神態(tài)的分析，結(jié)合對方的性格特點(diǎn)，知悉對方向你傳遞信息的原因和動機(jī)，潛意識上要進(jìn)行思考、分析。例如院長給行政秘書交代一件事“開會”，可能就是兩個字，但是作為一個行政秘書，應(yīng)該仔細(xì)揣摩領(lǐng)導(dǎo)的思想，把一切事情做細(xì)做足，比如會議室衛(wèi)生打掃、開會的物資準(zhǔn)備，這些都是行政秘書職責(zé)范圍內(nèi)必須要考慮到的事情。優(yōu)秀的溝通能力是每個行政秘書共同努力的目標(biāo)，因此我們?nèi)粘Ｉ钪幸嗫礈贤记傻臅瑢W(xué)習(xí)溝通的技巧，同時在工作中向優(yōu)秀的行政秘書多取經(jīng)、自己要多反思、多總結(jié)，這樣的日積月累，必定有所收獲和提升。[1]

2.提高主觀能動性

二級院系的行政秘書招聘時基本都是不限專業(yè)的，所以有些計算機(jī)等理科專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生也會在學(xué)校擔(dān)任行政秘書崗位。眾說周知，行政秘書崗的文筆要求比較高，俗話說“術(shù)業(yè)有專攻”，中文系畢業(yè)的學(xué)生寫出來的通訊稿大概率都會比計算機(jī)專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生寫出來的質(zhì)量要高。這就要求二級院系的行政秘書要積極調(diào)動自己的主觀能動性，其一，可以上政府網(wǎng)、校網(wǎng)學(xué)習(xí)看專業(yè)人士是怎么樣寫通訊稿的，積極學(xué)習(xí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過一次次修改，提高自己的寫作水平。其二，要養(yǎng)成讀書的習(xí)慣，讀書能提高文筆、開拓眼界、認(rèn)識和改造自己，對每個人來說不論看什么書，學(xué)什么知識，歸根結(jié)底都是在學(xué)習(xí)歷史，在學(xué)習(xí)人類文明發(fā)展到今天留給我們的財富，學(xué)好、用好這筆財富才會為自己描繪一條清晰的人生道路，作為多方面知識都要涉獵的高校行政秘書，更應(yīng)該多讀書，積累好屬于自己的資本，在未來可以更好地捉住屬于自己的機(jī)遇。其三，要學(xué)習(xí)熟悉掌握辦公軟件，提高工作效率。如今是互聯(lián)網(wǎng)的時代，在行政秘書日常工作中，要登記各種表格、文件，提醒領(lǐng)導(dǎo)各種會議，年末要交總結(jié)和年檢等。種種繁雜的工作，只靠一個腦袋和手寫記得不僅累而且容易犯錯。這時熟用辦公軟件的好處立刻凸顯，例如年鑒。年鑒是記錄某年辦公會議、學(xué)生活動的一次事件大匯總，如果等到年末來進(jìn)行整理，工作量非常大。但是如果你熟悉使用EXCEL表，在年前做好一個登記表，每次有會議活動時按照事件要素在上面進(jìn)行登記，那么到了年末要交年鑒時，即可以直接將表格復(fù)制黏貼在WORD文檔上，這不僅提高了工作效率，也減輕自己的工作負(fù)擔(dān)和壓力。在行政日常工作中積極學(xué)習(xí)使用新技術(shù)，可以更新自己的思維方式，使自己解放思想、不斷創(chuàng)新，從而提高工作效率，更好地為學(xué)院服務(wù)。[2]

二、趁早進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃

高校二級院系的行政秘書相對于在企業(yè)工作的人來說，環(huán)境較為單純、工作比較輕松，但是工資福利較低。輕松、不賺錢的工作容易使人進(jìn)行倦怠期，對自身工作的價值產(chǎn)生懷疑。本人認(rèn)為作為高校的行政秘書，要趁早對自己的職業(yè)生涯進(jìn)行規(guī)劃。第一，要努力考取專業(yè)證書，秘書資格證或本專業(yè)資格證。高校行政秘書的工作相對來講比較輕松，有大塊的時間進(jìn)行學(xué)習(xí)，考證一方面是督促自己要不斷上進(jìn)，不要頹廢，另一方面可以提升自我素養(yǎng)，增添資本。第二，要把握每年一次的評職稱的機(jī)會，在工作空閑時間要積極做研究、寫論文，遇到不懂的多問問有經(jīng)驗(yàn)的老師，尋求幫助。評職稱不僅是提薪，也是對自己工作的一種總結(jié)提升、鍛煉自己的活動能力和獲得更多的經(jīng)驗(yàn)和成績。第三，提高學(xué)歷。現(xiàn)高校行政秘書大多為本科生，但隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，文化水平、素質(zhì)的不斷提高，高校對人才的文化水平的需求不斷提升，學(xué)歷、文憑也就成為了衡量人才的標(biāo)準(zhǔn)。考研有助于提高自己在某個專業(yè)領(lǐng)域的知識水平，使自己的水平高于其他人，在高校中獲得更強(qiáng)的競爭力。作為高校行政秘書，要緊緊抓住每一次進(jìn)步的機(jī)會，當(dāng)你足夠優(yōu)秀時，你想要的一切都會來找你。[3]

高校二級院系的行政秘書是高校二級學(xué)院管理隊伍中的重要但又容易被忽略的角色，一方面，高校要注重對行政秘書團(tuán)隊建設(shè)的培養(yǎng)，另一方面，行政秘書自身要正確認(rèn)識行政秘書崗位的性質(zhì)，以包容、積極的心態(tài)去處理好每天瑣碎、雜亂的院系事務(wù)，同時要探求符合自身發(fā)展的路徑并為之不懈努力。

參考文獻(xiàn)

[1]蔣華娟.淺談獨(dú)立學(xué)院二級院系行政秘書的自我提升.[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院.2013.

[2]趙麗彬.新時期高校二級學(xué)院行政秘書如何提高工作效率[J].中國科技信息，2006，（22）.

[3]陶教.高校二級學(xué)院辦公室秘書的角色意識[J].新探索，2010，（28）.

作者簡介

鄭思思（1995—），女，漢族，籍貫：廣東河源，研究方向：教育管理類，高校行政秘書崗位人員流動率和自我提升路徑。