計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用

王雅喆

摘要：本文將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的三個(gè)階段進(jìn)行了介紹，并分析利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文件及文檔進(jìn)行管理中的應(yīng)用優(yōu)化策略，以供企業(yè)提高自身管理水平，促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)平穩(wěn)、可持續(xù)發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]計(jì)算機(jī)技術(shù) 文件管理 檔案管理

隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，我國(guó)各個(gè)企業(yè)不斷發(fā)展壯大，信息資源管理對(duì)企業(yè)的影響也隨之加大，因此企業(yè)文件與檔案管理工作受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層面的高度重視，因此，企業(yè)管理層對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中應(yīng)用的日常工作問(wèn)題進(jìn)行細(xì)心的指導(dǎo)和幫助，從而加速解決工作中的各項(xiàng)困難和難題，增加了計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用頻率，提高了工作效率。本文介紹計(jì)算機(jī)技術(shù)深入融合到文件與檔案管理工作中的三個(gè)重要階段，并提出計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中應(yīng)用的優(yōu)化措施，進(jìn)而提高大家對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的認(rèn)知度，提升計(jì)算機(jī)技術(shù)科學(xué)、合理的應(yīng)用效果。

1計(jì)算機(jī)技術(shù)深入融合于文件與檔案管理的階段

1.1計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用階段

所謂的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用階段，就是指企業(yè)正式將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入企業(yè)文件與檔案管理的工作中，并通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文件檔案進(jìn)行整理編輯、統(tǒng)計(jì)、檢索和借閱等，具體應(yīng)用如下：

（1）利用計(jì)算機(jī)編制歸檔技術(shù)，開(kāi)設(shè)企業(yè)文檔數(shù)據(jù)庫(kù)，按照不同的要求，對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的文件與文檔進(jìn)行自動(dòng)的分類(lèi)和編制。

（2）利用計(jì)算機(jī)檢索技術(shù)，提高對(duì)企業(yè)文檔的識(shí)別能力，從而幫助工作人員快速檢索符合自己利用要求的文件與檔案。

（3）利用計(jì)算機(jī)監(jiān)察技術(shù)對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的文件和檔案的出、入庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間的占有率及文檔調(diào)閱與歸還等進(jìn)行詳細(xì)的記錄與統(tǒng)計(jì)，方便管理者對(duì)其進(jìn)行管理和應(yīng)用。

1.2計(jì)算機(jī)技術(shù)的綜合應(yīng)用階段

計(jì)算機(jī)技術(shù)的綜合應(yīng)用階段就是指企業(yè)相關(guān)人員認(rèn)可了計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用效果，逐漸改變自身工作狀態(tài)與工作模式，并對(duì)其進(jìn)行廣泛的傳播和應(yīng)用。因此，企業(yè)對(duì)計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)進(jìn)行大量的投資和研究，選擇適應(yīng)本單位實(shí)際工作狀況的軟件和系統(tǒng)，利用多功能的軟件來(lái)提高各項(xiàng)工作的效率，進(jìn)而滿(mǎn)足企業(yè)日常工作中的各項(xiàng)計(jì)算機(jī)技術(shù)需求。

1.3電子文件應(yīng)用階段

電子文件應(yīng)用階段改變了傳統(tǒng)的計(jì)算機(jī)文檔管理技術(shù)，利用電子化對(duì)文件進(jìn)行處理，在工作形式和管理模式，上都有了很大的變革：

1.3.1生成環(huán)境

文件管理的相關(guān)工作人員將文檔的關(guān)鍵信息及數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)程序，從而形成相應(yīng)的電子文件，這些電子文件可以根據(jù)軟件要求進(jìn)行格式的轉(zhuǎn)換，具備高效存儲(chǔ)、輸入和顯示等功能，加之有高級(jí)的安全、保密技術(shù)，使其生成環(huán)境得到進(jìn)一步的優(yōu)化。

1.3.2管理模式

電子文檔從根本上改變了紙質(zhì)文檔的管理模式，將高新的計(jì)算機(jī)技術(shù)及方法直接融入實(shí)際工作中，避免因管理與技術(shù)相互脫節(jié)而造成的管理困難，進(jìn)而更好的提高對(duì)文件與檔案的管理。

1.3.3存在形式

電子文檔不僅可以在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行存儲(chǔ)，還可以通過(guò)下載機(jī)制及傳播渠道等多樣式的形式存在，也可以通過(guò)格式轉(zhuǎn)換成代碼和數(shù)據(jù)，形式多變，方便使用。

2計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)化

2.1重視文檔資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，很多企業(yè)高度重視對(duì)先進(jìn)設(shè)備及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的采買(mǎi)，卻忽略了文檔資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，從而導(dǎo)致采購(gòu)的設(shè)備及先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)長(zhǎng)期閑置，浪費(fèi)資金。新型的計(jì)算機(jī)檔案信息系統(tǒng)無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)內(nèi)部的真實(shí)需求，因此，企業(yè)必須高度重視文檔資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，并設(shè)立專(zhuān)業(yè)的研發(fā)部門(mén)，對(duì)企業(yè)的計(jì)算機(jī)文檔管理軟件進(jìn)行整體的規(guī)劃，提高其實(shí)用性、合理性和科學(xué)性，從而確保企業(yè)健康、持續(xù)發(fā)展。

2.2優(yōu)化企業(yè)文檔數(shù)據(jù)庫(kù)的信息保護(hù)系統(tǒng)

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，我國(guó)電子文檔數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)也應(yīng)該隨之不斷的升級(jí)和優(yōu)化。因此，企業(yè)要不斷的研發(fā)先進(jìn)、科學(xué)的計(jì)算機(jī)保密技術(shù)及防火墻技術(shù)，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的保護(hù)和監(jiān)控。企業(yè)文檔數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)有大量重要的商業(yè)機(jī)密和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，這些數(shù)據(jù)一旦泄露，會(huì)給企業(yè)的發(fā)展造成很大的影響，甚至?xí)斐善髽I(yè)倒閉，后果不堪設(shè)想，因此，對(duì)企業(yè)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和文件的保護(hù)是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的必要前提。

2.3提高企業(yè)文檔管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人意識(shí)到了計(jì)算機(jī)信息管理的高效性，因此高度重視對(duì)先進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件及硬件設(shè)施的采買(mǎi)和應(yīng)用，但是卻忽視了相關(guān)檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，導(dǎo)致先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備得不到合理的應(yīng)用，浪費(fèi)財(cái)力、物力，又無(wú)法提高工作效率，因此，我們必須改變文件與檔案管理的相關(guān)人員對(duì)紙質(zhì)文檔處理的傳統(tǒng)思想，定期開(kāi)展計(jì)算機(jī)培訓(xùn)合成，對(duì)相關(guān)管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)進(jìn)行合理的培訓(xùn)，使其熟練計(jì)算機(jī)文檔管理流程，完善計(jì)算機(jī)文檔操作技術(shù)，并推行獎(jiǎng)懲制度，對(duì)積極配合并應(yīng)用熟練的員工予以嘉獎(jiǎng)，對(duì)無(wú)法跟上科技進(jìn)步步伐的員工予以淘汰，從而提高企業(yè)內(nèi)部人員的綜合素質(zhì)和企業(yè)的科技化管理水平，促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展。

3結(jié)語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用分析，體現(xiàn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文件與檔案管理工作的突出貢獻(xiàn)。企業(yè)實(shí)行計(jì)算機(jī)文檔管理模式，不僅提高了企業(yè)相關(guān)文檔管理人員的工作效率，還實(shí)現(xiàn)了企業(yè)信息和數(shù)據(jù)的共享，為查閱文檔的人員提供了極大地便利。計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的應(yīng)用是迎合時(shí)代發(fā)展潮流的必然趨勢(shì)，即增強(qiáng)了企業(yè)對(duì)相關(guān)電子文檔的管理力度，還提高了企業(yè)掌握科學(xué)技術(shù)的能力，為企業(yè)的快速發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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