大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理對企業(yè)發(fā)展分析

付麗君

【摘要】本文針對企業(yè)檔案信息化管理的意義進(jìn)行剖析，結(jié)合大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作的挑戰(zhàn)，通過構(gòu)建企業(yè)檔案管理系統(tǒng)、完善企業(yè)檔案管理體系、加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)力度和健全數(shù)字檔案信息保障體系的發(fā)展途徑，目的在于提升企業(yè)檔案信息化管理水平，推動企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

【關(guān)鍵字】大數(shù)據(jù)時代;檔案信息化管理;企業(yè)管理

引言

企業(yè)檔案作為推動企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，能夠?yàn)槠髽I(yè)生存發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐。在大數(shù)據(jù)時代背景下，完善檔案管理體系，構(gòu)建檔案信息化管理平臺，能有效提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量，對加快企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展有著積極的作用。

一、企業(yè)檔案信息化管理的意義

第一，提升管理效率。企業(yè)借助信息化技術(shù)對檔案信息進(jìn)行科學(xué)歸類，可以加快信息的整理效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效性。并且管理人員可以留出更多時間去校驗(yàn)檔案信息的準(zhǔn)確性，使檔案信息質(zhì)量得到有效提升。第二，延長檔案使用壽命。通過借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，可以將所有檔案信息進(jìn)行電子存檔，即使出現(xiàn)企業(yè)搬遷、人事調(diào)動等情況，也不會對檔案信息造成破壞，有效延長了檔案信息的使用壽命。第三，提升檔案信息服務(wù)利用率。企業(yè)管理活動中，數(shù)量巨大、類型多樣的各類檔案資料不僅占用了大量的辦公場地，而且在運(yùn)用查詢時也非常麻煩。通過建立信息化檔案管理模式，能夠提高相關(guān)數(shù)據(jù)資料的檢索效率，有效提升檔案信息利用的時效性。

二、大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作的挑戰(zhàn)

第一，對系統(tǒng)的處理性能要求更高。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中會產(chǎn)生大量的文件資料與數(shù)據(jù)，檔案傳統(tǒng)管理與計(jì)算機(jī)自動化系統(tǒng)相銜接時，需要構(gòu)建功能更加強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)為支撐。第二，需要完善檔案管理體系。作為企業(yè)管理體系的重要分支，需要合理配置檔案信息資源，做到管理方式的智能化和精細(xì)化。第三，需要高水準(zhǔn)管理團(tuán)隊(duì)。檔案管理人員需要更新檔案意識，強(qiáng)化資源管理理念。第四，預(yù)防信息泄漏。大數(shù)據(jù)時代的來臨提高了信息獲取效率，同時也增加了信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，如何提升信息安全等級，也是企業(yè)進(jìn)行檔案信息化管理需要重點(diǎn)考量的問題。

三、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)發(fā)展檔案信息化管理的途徑

（一）完善企業(yè)檔案管理體系建設(shè)

檔案管理體系是企業(yè)依法履行檔案管理職責(zé)和活動的整體化工作平臺，是企業(yè)提升檔案管理水平的重要保障。檔案管理體系作為企業(yè)管理系統(tǒng)中的重要分支，一方面，以信息數(shù)據(jù)為媒介，檔案管理體系與企業(yè)其他工作系統(tǒng)有著間接聯(lián)系;另一方面，檔案管理體系擁有特定的服務(wù)功能和工作目的，與其他系統(tǒng)保持相對獨(dú)立。在大數(shù)據(jù)時代背景下，信息化管理環(huán)境和管理手段對檔案管理提出了新的要求，通過完善企業(yè)檔案管理制度、開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)、配備檔案管理設(shè)備設(shè)施等，不僅可以達(dá)到檔案管理工作流程精細(xì)化、管理方式智能化的目的，而且能夠有效提升管理人員對檔案管理的重視程度，進(jìn)而提高檔案信息整理的準(zhǔn)確性，做到檔案的有機(jī)聯(lián)系，為企業(yè)決策提供科學(xué)的信息支持。

（二）構(gòu)建企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)

在構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)時，應(yīng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)深入調(diào)研，精心設(shè)計(jì)，做到對檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程有效把控，明確系統(tǒng)的軟、硬件要求及各級操作人員的職責(zé)和權(quán)限，分清各層級職責(zé)，理順檔案業(yè)務(wù)關(guān)系。另外，需要重點(diǎn)關(guān)注系統(tǒng)分類標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)管理內(nèi)容和系統(tǒng)輔助功能方面的內(nèi)容。系統(tǒng)分類標(biāo)準(zhǔn)可以參照目前企業(yè)結(jié)構(gòu)組成進(jìn)行確定;系統(tǒng)管理內(nèi)容需要結(jié)合目前企業(yè)主營業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容;系統(tǒng)輔助功能主要指系統(tǒng)篩選、整理、模擬運(yùn)行等功能。做好企業(yè)大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢和精細(xì)化管理的需要，將企業(yè)數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和運(yùn)行基礎(chǔ)都納入各自相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)中，幫助企業(yè)管理梳理目前企業(yè)各階段的運(yùn)營信息。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)力度

大數(shù)據(jù)時代的到來，為企業(yè)檔案管理提供了較多的便利。與此同時，也對管理人員技能水平提出了更高的要求。檔案人員是檔案管理體系的主體，是控制該系統(tǒng)正常運(yùn)行的核心力量。隨著檔案管理手段的提升，檔案人員的從業(yè)條件和任職定位也在不斷調(diào)整。對此，需要加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)力度，提升管理人員的檔案意識。另外，需要管理人員深入生產(chǎn)建設(shè)一線，了解企業(yè)業(yè)務(wù)工作進(jìn)程，掌握各種數(shù)據(jù)形成的特點(diǎn)和規(guī)律。除此之外，所有管理人員要順應(yīng)這一發(fā)展趨勢，努力學(xué)習(xí)信息技術(shù)，掌握檔案信息管理軟件的適用方法，了解電子數(shù)據(jù)的運(yùn)動規(guī)律，不僅可以提升企業(yè)管理人員綜合能力，而且能夠加快企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度。

（四）健全數(shù)字檔案信息保障體系

企業(yè)檔案中包含了較多的重要信息，對檔案進(jìn)行安全保護(hù)時，除了防止信息泄密外，還需要防止數(shù)字信息的失真和不可用。大數(shù)據(jù)時代背景下，網(wǎng)絡(luò)雖然可以提高數(shù)據(jù)傳輸速度，但是也為修改、刪除、泄密等非法利用提供了渠道。如果管理不當(dāng)造成信息泄露，將直接影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的穩(wěn)定性。加強(qiáng)安全保障工作，處理好信息開放和安全保密的關(guān)系，并搭建信息安全保障體系，對提升企業(yè)檔案信息安全等級、促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)良性發(fā)展有著積極的意義。

結(jié)語

綜上所述，構(gòu)建企業(yè)檔案管理系統(tǒng)能夠加快信息檢索速度，完善企業(yè)檔案管理制度可以提升問題的解決效率，加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)力度可以提升企業(yè)管理人員綜合能力，健全信息化保障體系能夠提升企業(yè)檔案信息安全等級。在大數(shù)據(jù)時代背景下加強(qiáng)檔案信息化管理，對促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著重要意義。