大數據時代檔案信息化管理對企業發展分析

付麗君

【摘要】本文針對企業檔案信息化管理的意義進行剖析，結合大數據時代對檔案管理工作的挑戰，通過構建企業檔案管理系統、完善企業檔案管理體系、加強管理人員培訓力度和健全數字檔案信息保障體系的發展途徑，目的在于提升企業檔案信息化管理水平，推動企業經濟的快速發展。

【關鍵字】大數據時代;檔案信息化管理;企業管理

引言

企業檔案作為推動企業發展的重要戰略資源，能夠為企業生存發展提供數據支撐。在大數據時代背景下，完善檔案管理體系，構建檔案信息化管理平臺，能有效提升企業檔案管理質量，對加快企業現代化發展有著積極的作用。

一、企業檔案信息化管理的意義

第一，提升管理效率。企業借助信息化技術對檔案信息進行科學歸類，可以加快信息的整理效率，實現檔案信息的有效性。并且管理人員可以留出更多時間去校驗檔案信息的準確性，使檔案信息質量得到有效提升。第二，延長檔案使用壽命。通過借助現代化信息技術，可以將所有檔案信息進行電子存檔，即使出現企業搬遷、人事調動等情況，也不會對檔案信息造成破壞，有效延長了檔案信息的使用壽命。第三，提升檔案信息服務利用率。企業管理活動中，數量巨大、類型多樣的各類檔案資料不僅占用了大量的辦公場地，而且在運用查詢時也非常麻煩。通過建立信息化檔案管理模式，能夠提高相關數據資料的檢索效率，有效提升檔案信息利用的時效性。

二、大數據時代對檔案管理工作的挑戰

第一，對系統的處理性能要求更高。企業生產經營活動中會產生大量的文件資料與數據，檔案傳統管理與計算機自動化系統相銜接時，需要構建功能更加強大的檔案管理系統為支撐。第二，需要完善檔案管理體系。作為企業管理體系的重要分支，需要合理配置檔案信息資源，做到管理方式的智能化和精細化。第三，需要高水準管理團隊。檔案管理人員需要更新檔案意識，強化資源管理理念。第四，預防信息泄漏。大數據時代的來臨提高了信息獲取效率，同時也增加了信息泄露風險，如何提升信息安全等級，也是企業進行檔案信息化管理需要重點考量的問題。

三、大數據時代企業發展檔案信息化管理的途徑

（一）完善企業檔案管理體系建設

檔案管理體系是企業依法履行檔案管理職責和活動的整體化工作平臺，是企業提升檔案管理水平的重要保障。檔案管理體系作為企業管理系統中的重要分支，一方面，以信息數據為媒介，檔案管理體系與企業其他工作系統有著間接聯系;另一方面，檔案管理體系擁有特定的服務功能和工作目的，與其他系統保持相對獨立。在大數據時代背景下，信息化管理環境和管理手段對檔案管理提出了新的要求，通過完善企業檔案管理制度、開發檔案信息管理系統、配備檔案管理設備設施等，不僅可以達到檔案管理工作流程精細化、管理方式智能化的目的，而且能夠有效提升管理人員對檔案管理的重視程度，進而提高檔案信息整理的準確性，做到檔案的有機聯系，為企業決策提供科學的信息支持。

（二）構建企業檔案信息管理系統

在構建檔案信息管理系統時，應根據企業實際業務深入調研，精心設計，做到對檔案業務標準和項目業務流程有效把控，明確系統的軟、硬件要求及各級操作人員的職責和權限，分清各層級職責，理順檔案業務關系。另外，需要重點關注系統分類標準、系統管理內容和系統輔助功能方面的內容。系統分類標準可以參照目前企業結構組成進行確定;系統管理內容需要結合目前企業主營業務的具體內容;系統輔助功能主要指系統篩選、整理、模擬運行等功能。做好企業大數據發展趨勢和精細化管理的需要，將企業數據的產生和運行基礎都納入各自相應的信息管理系統中，幫助企業管理梳理目前企業各階段的運營信息。

（三）加強檔案管理人員培訓力度

大數據時代的到來，為企業檔案管理提供了較多的便利。與此同時，也對管理人員技能水平提出了更高的要求。檔案人員是檔案管理體系的主體，是控制該系統正常運行的核心力量。隨著檔案管理手段的提升，檔案人員的從業條件和任職定位也在不斷調整。對此，需要加強管理人員培訓力度，提升管理人員的檔案意識。另外，需要管理人員深入生產建設一線，了解企業業務工作進程，掌握各種數據形成的特點和規律。除此之外，所有管理人員要順應這一發展趨勢，努力學習信息技術，掌握檔案信息管理軟件的適用方法，了解電子數據的運動規律，不僅可以提升企業管理人員綜合能力，而且能夠加快企業經濟發展速度。

（四）健全數字檔案信息保障體系

企業檔案中包含了較多的重要信息，對檔案進行安全保護時，除了防止信息泄密外，還需要防止數字信息的失真和不可用。大數據時代背景下，網絡雖然可以提高數據傳輸速度，但是也為修改、刪除、泄密等非法利用提供了渠道。如果管理不當造成信息泄露，將直接影響企業經濟發展的穩定性。加強安全保障工作，處理好信息開放和安全保密的關系，并搭建信息安全保障體系，對提升企業檔案信息安全等級、促進企業經濟良性發展有著積極的意義。

結語

綜上所述，構建企業檔案管理系統能夠加快信息檢索速度，完善企業檔案管理制度可以提升問題的解決效率，加強管理人員培訓力度可以提升企業管理人員綜合能力，健全信息化保障體系能夠提升企業檔案信息安全等級。在大數據時代背景下加強檔案信息化管理，對促進企業可持續發展有著重要意義。