信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理路徑初探

于開芹

[摘要]隨著社會(huì)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)在行政機(jī)構(gòu)的管理中發(fā)揮了巨大作用。文檔管理是管理結(jié)構(gòu)的重要組成部分，文檔管理信息化是一種新的文件管理模型。目前，公共機(jī)構(gòu)在文件管理信息的建設(shè)方面仍存在許多弊端。問題的存在是不可避免的。只有認(rèn)識(shí)到自己的缺點(diǎn)，我們才能分析具體問題并提出改進(jìn)措施。

[關(guān)鍵詞]信息化;檔案管理;路徑

一、中國(guó)行政機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度不健全

大多數(shù)行政機(jī)構(gòu)缺乏系統(tǒng)的管理。行政機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)還沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，檔案管理監(jiān)督不夠明顯。其次，由于文檔管理的性質(zhì)，許多文檔管理員認(rèn)為文檔管理繁雜且不需要太多時(shí)間。正是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者和管理者沒有文件管理意識(shí)，而落后的思維使得大多數(shù)檔案管理者缺乏工作積極性。這嚴(yán)重制約了行政機(jī)關(guān)的檔案管理過程。

（二）文件管理現(xiàn)代化程度不高

雖然現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)在不斷創(chuàng)新和發(fā)展，但檔案信息管理尚未充分利用現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，使得文件管理處于較低水平。而且由于文件管理技術(shù)復(fù)雜且令人困惑，因此文件管理變得更加隨意和盲目。另外，行政機(jī)關(guān)在文件管理部門投入太少，許多電子設(shè)備無法滿足現(xiàn)有單位的需求。有些文件管理軟件無法達(dá)到信息共享和信息管理的目的，這是制約文件管理信息管理的重要因素。

（三）文件管理人員的素質(zhì)需要提高

文件管理人員是文件管理的實(shí)現(xiàn)者。他們的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力是決定檔案管理水平的重要因素。在信息化的背下，檔案管理者需要具備基本的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識(shí)。但是，就目前的情況而言，許多行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案管理人才，大多數(shù)管理人員缺乏文檔管理意識(shí)，缺乏責(zé)任感。這表明在信息化背景下培養(yǎng)專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的重要性。

二、信息化背景下行政機(jī)構(gòu)檔案的行政措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)者的意識(shí)形態(tài)應(yīng)不斷更新

它是互聯(lián)網(wǎng)信息思維和文檔管理信息管理的領(lǐng)導(dǎo)者，直接影響到行政事業(yè)單位檔案管理的信息管理。領(lǐng)導(dǎo)必須轉(zhuǎn)變思路，從根本上認(rèn)識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)信息化的巨大作用，積極投入相關(guān)的人力，財(cái)力和物力資源，推動(dòng)行政事業(yè)單位的信息化管理進(jìn)程。

（二）建立和完善單位的檔案管理系統(tǒng)

科學(xué)完整有序的檔案管理系統(tǒng)是完善行政事業(yè)單位檔案管理的重要保證。在該文件管理系統(tǒng)中，行政機(jī)構(gòu)必須首先建立符合其實(shí)際情況的科學(xué)系統(tǒng)，并明確界定文件的收集、整理、分類、操作、編目、存檔和存儲(chǔ)。在不斷的實(shí)踐中，有必要探索并逐步完善文件管理系統(tǒng)的具體規(guī)定。此外，應(yīng)建立嚴(yán)格的綁定文件標(biāo)準(zhǔn)以進(jìn)行文件綁定，以確保文件管理的質(zhì)量。

（三）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

人才是檔案信息發(fā)展的關(guān)鍵，行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)樹立檔案信息和人才的概念，把單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力放在首位。要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，必須從以下幾個(gè)方面人手：一是培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任，責(zé)任可以促進(jìn)單位檔案的一系列程序的形成，如順利收集、轉(zhuǎn)移，使用和保管。二是注重實(shí)施量化考核，將檔案管理納入工作目標(biāo)的評(píng)價(jià)，有利于提高人員管理的整體素質(zhì)。三是加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。要定期組織檔案管理人員積極參與培訓(xùn)和在線學(xué)習(xí)，促進(jìn)單位與其他機(jī)構(gòu)之間在檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)交流，提高檔案管理水平工作正朝著標(biāo)準(zhǔn)化和信息化方向發(fā)展。

（四）建立安全科學(xué)管理系統(tǒng)

由于文件管理本身具有服務(wù)性質(zhì)，公共機(jī)構(gòu)文件應(yīng)盡可能地開發(fā)其文件信息，以便提供利用率并最大限度地利用文件信息來實(shí)現(xiàn)文件的共享信息資源。建立健全事業(yè)單位安全管理體系，建立嚴(yán)格的機(jī)構(gòu)信息檔案保護(hù)措施，努力解決各環(huán)節(jié)隱患。

三、事業(yè)單位信息化的途徑

檔案信息化的核心問題是擴(kuò)大檔案信息和檔案服務(wù)的范圍。基于人員，檔案信息化的速度和效率并不具有挑戰(zhàn)性。檔案的優(yōu)勢(shì)在于信息，其生命力是檔案信息化各種信息建設(shè)模式的信息。在這個(gè)問題上，一方面，它是一個(gè)企業(yè)列表。因此，我們應(yīng)該把重點(diǎn)放在檔案工作者現(xiàn)有知識(shí)體系的集中上，盡快開發(fā)檔案信息資源，盡快建立檔案。盡可能由檔案專業(yè)和相關(guān)學(xué)科。另一方面，公共機(jī)構(gòu)的支持，但只有本地應(yīng)用或網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用才能進(jìn)行文件外包。檔案保管員的知識(shí)結(jié)構(gòu)是核心概念，部門可以繼續(xù)教育。在一定程度上管理信息資源的后續(xù)調(diào)整。具體而言，以下幾點(diǎn)應(yīng)適應(yīng)技術(shù)操作的要求，但應(yīng)從其監(jiān)督文件的幾個(gè)方面人手：一是全面建立檔案目錄管理系統(tǒng)的軟件開發(fā)，設(shè)計(jì)和維護(hù)檔案網(wǎng)站，分散各個(gè)機(jī)構(gòu)。信息收集和數(shù)字文件構(gòu)建難以集成和優(yōu)化。二是加快檔案信息資源的數(shù)字化。外包業(yè)務(wù)不擅長(zhǎng)專業(yè)公司流程，采用新開發(fā)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用社會(huì)資源彌補(bǔ)檔案管理員的能力，數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)，缺乏檔案信息，這有利于缺乏專業(yè)和技術(shù)人員。圖書館資源的數(shù)字化全面改進(jìn)了有效文件信息管理的最新、最先進(jìn)技術(shù)。

結(jié)語

在信息化的背景下，行政機(jī)關(guān)不斷努力實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的目標(biāo)，但仍存在許多未解決的問題，還有許多措施要加以改進(jìn)。檔案信息的發(fā)展符合公眾對(duì)檔案信息檢索的要求，維護(hù)人民群眾的切身利益和社會(huì)穩(wěn)定，在解決人與人之間的矛盾中發(fā)揮著不可替代的作用。在此基礎(chǔ)上，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，進(jìn)一步提高行政事業(yè)單位檔案管理水平。