國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作的要求分析

韓良麗

摘 要 國(guó)有企業(yè)作為具有人事檔案接收權(quán)的單位，保管著記錄了內(nèi)部員工的全部教育經(jīng)歷、從事各種工作以及參與活動(dòng)的不同形式的歷史記錄。檔案不僅是個(gè)人一生的重要憑證，還是企業(yè)處理問(wèn)題、維護(hù)權(quán)益的重要依據(jù)。對(duì)于具有人事檔案接收權(quán)的國(guó)有企業(yè)，檔案的管理工作是重中之重。國(guó)有企業(yè)如何做好人事檔案的管理工作，值得我們深入思考。

關(guān)鍵詞 國(guó)有企業(yè) 人事檔案 管理工作

國(guó)有企業(yè)作為國(guó)家出資、隸屬中央管理的獨(dú)立企業(yè)，具有很大的獨(dú)立性和自主權(quán)，對(duì)于人事檔案的管理有內(nèi)部規(guī)定及制度。檔案管理工作作為企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是維護(hù)企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益以及歷史真實(shí)面貌的重要工作。在檔案管理工作中要注意以下幾點(diǎn)：

一、提高檔案管理人員的專業(yè)能力

國(guó)有企業(yè)由于員工眾多，檔案管理的任務(wù)也十分艱巨。為了提高檔案管理工作的效率，就要提高檔案管理人員的專業(yè)能力，在檔案管理人員的選拔上要把好關(guān)。由于檔案使用率不高，檔案管理崗位配備的人員也較少，這些人員的基本工作就是要做好檔案信息的分類整理、檔案信息的反饋、檔案鑒定以及保管工作。雖然檔案管理工作比較簡(jiǎn)單，但是細(xì)節(jié)煩瑣，因此對(duì)檔案管理人員要做好培訓(xùn)工作。檔案工作人員需要明確檔案歸檔的范圍，例如：國(guó)有企業(yè)人事檔案的歸檔范圍主要包括職工個(gè)人管理形成的文件材料，以及這些材料的電子文件、聲像檔案、照片文件等。管理人員要根據(jù)檔案資料的不同介質(zhì)將其分類歸檔。其次，檔案管理人員要學(xué)習(xí)檔案分類整理方法。近年來(lái)，國(guó)家對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了一些調(diào)整。例如：第一，取消原有案卷，用“件”代替“卷”，裝訂過(guò)程中以“件”為單位，使用統(tǒng)一的規(guī)定。第二，裝訂的順序有3種，包括結(jié)合具體的時(shí)間排列、按照共同屬性排列、按照保管的時(shí)間排列。第三就是用案盒代替以前的案卷，這樣方便人事檔案的查找和保密。最后的環(huán)節(jié)就是要注意填寫(xiě)檔案案盒的事項(xiàng)。檔案案盒主要包括歸檔文件目錄、備考表、案盒封面以及盒脊。諸如此類的專業(yè)知識(shí)都需要檔案管理人員學(xué)習(xí)、掌握。不僅如此，檔案管理人員還需要認(rèn)真學(xué)習(xí)《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》，在具備一般企業(yè)的檔案管理知識(shí)之外，還要按照國(guó)有企業(yè)特有的要求開(kāi)展檔案管理工作。例如：在《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》的總則中就明確提出了對(duì)檔案管理人員的要求，即管理人員要保證文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng);管理人員要按照要求及時(shí)處理檔案;管理人員如果不按照企業(yè)規(guī)定的辦法開(kāi)展檔案管理工作，應(yīng)該追究當(dāng)事人和相關(guān)部門(mén)的責(zé)任。只有掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)的檔案管理人員才能做好檔案管理工作，做到科學(xué)歸檔。

二、建立計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)

信息和電子行業(yè)的發(fā)展，使電子檔案為檔案管理工作人員減輕了很多壓力。檔案的數(shù)字化以及電子化是檔案管理工作的重要助力，國(guó)有企業(yè)的人事檔案管理工作也應(yīng)該引入電子檔案服務(wù)板塊，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，使檔案工作更好地為國(guó)有企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。將企業(yè)內(nèi)部員工的信息文件、照片制成電子文件包進(jìn)行歸檔，歸檔的方式也與紙質(zhì)檔案歸有所不同。例如：電子文件歸檔可以采用邏輯歸檔的方式，國(guó)有企業(yè)檔案部門(mén)在網(wǎng)絡(luò)上接收、控制、管理電子檔案文件，通過(guò)邏輯歸檔的方式，保持存儲(chǔ)格式與物理存儲(chǔ)位置不變。在利用電子檔案文件時(shí)，注意不要修改和刪除。除此之外，還可以采用物理歸檔的方式。所謂物理歸檔就是將電腦上的電子檔案文件統(tǒng)一傳輸?shù)姜?dú)立的或者可以脫離計(jì)算機(jī)保存的云網(wǎng)絡(luò)載體上，統(tǒng)一保管在國(guó)有企業(yè)的檔案部門(mén)。此方法的好處在于可以實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一的管理，保證檔案不會(huì)殘缺。為了防止電子檔案文件因?yàn)橄到y(tǒng)或者網(wǎng)絡(luò)的原因丟失，還可以采用“雙套制”的歸檔方式，既要做到物理歸檔，也要具有紙質(zhì)檔案的備份。在這里要注意并非是將所有的人事檔案都備份，只針對(duì)人事檔案中具有法律憑證的部分，并且需要確保其安全、秘密和真實(shí)性，進(jìn)行雙重備份。還需要注意歸檔時(shí)間，并不是所有的檔案都是可以慢慢整理的。從檔案的收集、檔案的分類、檔案的鑒定以及到檔案放入案盒，整體流程下來(lái)不能超過(guò)3個(gè)月。特別是電子檔案文件歸檔，分為實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔兩個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)。實(shí)時(shí)歸檔就是將完成好的電子檔案文件及時(shí)歸檔，不要有太長(zhǎng)的時(shí)間間隔，以免發(fā)生數(shù)據(jù)丟失等意外。定期歸檔就是要按照日期歸檔。例如：國(guó)有企業(yè)對(duì)文件的歸檔工作提出了內(nèi)部要求，要求指出，人事文件材料需要在新員工辦理入職事項(xiàng)完畢后及時(shí)歸檔，企業(yè)內(nèi)部員工外出參加上級(jí)安排的公務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的文件材料應(yīng)該在公務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。電子文件按照邏輯歸檔方式進(jìn)行歸檔工作，物理歸檔與紙質(zhì)歸檔的時(shí)間應(yīng)該保持一致。不僅如此，還規(guī)定了企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)、職工的工作崗位調(diào)動(dòng)、離職之前留在相關(guān)部門(mén)或者個(gè)人手中的文件材料，都應(yīng)該隨時(shí)完成歸檔工作。在完成電子檔案文件以及紙質(zhì)文件的歸檔工作后，交接的雙方必須認(rèn)真核對(duì)移交的清冊(cè)，并按照規(guī)定簽字，移交的清冊(cè)保證雙方各留一份，以備日后查看。

三、保證人事檔案內(nèi)容真實(shí)有效，及時(shí)更新

建立人事檔案制度的目的就是方便人才的管理和開(kāi)發(fā)。要利用這些檔案分配、調(diào)整、提升員工的工作崗位，就必須保證這些檔案內(nèi)容的真實(shí)有效，保證檔案管理的動(dòng)態(tài)化發(fā)展。檔案是職員職業(yè)生涯的晴雨表。尤其是在國(guó)企單位，國(guó)企是國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的命脈，人事調(diào)動(dòng)和人員調(diào)整升遷等問(wèn)題關(guān)乎企業(yè)效益前途的發(fā)展，需要引起十足的重視。每個(gè)員工在就職期間的成就、工作內(nèi)容、所做貢獻(xiàn)、所犯錯(cuò)誤都要如實(shí)地記錄下來(lái)，及時(shí)錄入更新，在原始電子文檔中注明修改信息。這樣做，一來(lái)有利于更好地配置人力資源，合理分配工作;二來(lái)如實(shí)記錄員工信息，便于在員工升遷轉(zhuǎn)崗時(shí)做好交接工作，保證員工的個(gè)人發(fā)展。

檔案是記錄一個(gè)人發(fā)展經(jīng)歷、工作績(jī)效、是否有違法亂紀(jì)行為的重要文件，對(duì)于一個(gè)人的發(fā)展來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，這其中不可避免地就會(huì)出現(xiàn)檔案造假、故意美化信息等問(wèn)題。針對(duì)這些弄虛作假的情況，企業(yè)要采取一定的懲罰措施，以儆效尤。例如：人事檔案在定期添加信息時(shí)，員工呈報(bào)上來(lái)的信息必須經(jīng)過(guò)審查組的嚴(yán)格審查，尤其嚴(yán)篩獎(jiǎng)項(xiàng)、證書(shū)等信息，保證這些信息的內(nèi)容符合國(guó)家要求，可以記入個(gè)人檔案。如若發(fā)現(xiàn)資歷造假、謊報(bào)信息等情況，應(yīng)依據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度給予其處分，并記入檔案，這也會(huì)對(duì)其日后的升遷和工作產(chǎn)生一定影響。

檔案管理人員要對(duì)檔案信息做到保密管理，不能隨意允許他人借閱查看。在錄入信息時(shí)，務(wù)必仔細(xì)檢查，督察組定期抽查審核，避免錄入錯(cuò)誤信息和泄露信息。檔案管理越來(lái)越多地依靠信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)保存整理，這就要求企業(yè)引進(jìn)一批計(jì)算機(jī)維護(hù)管理人員，定期升級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)的防火墻，提升保密性能，防止人員檔案泄露、被不法分子利用。

創(chuàng)新檔案管理模式。國(guó)有企業(yè)歷史悠久，各個(gè)部門(mén)的工作方式承襲傳統(tǒng)，在檔案管理模式上有待創(chuàng)新。填寫(xiě)檔案內(nèi)容時(shí)，流于形式、內(nèi)容甄別不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)痊F(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。所以檔案管理模式需要改革，將分散式管理模式改為板塊式管理。不同小組人員負(fù)責(zé)不同工種、不同科室人員的檔案，不同人員審核不同內(nèi)容的檔案，審核、批閱提交檔案的格式、側(cè)重內(nèi)容，保證檔案格式、內(nèi)容無(wú)誤;定期收集檔案材料，專人負(fù)責(zé)不同科室;設(shè)立督察組，審核檔案管理工作，定期抽檢提交上來(lái)的檔案質(zhì)量;部門(mén)內(nèi)也需要有競(jìng)爭(zhēng)、有壓力，這樣才能促進(jìn)檔案管理科室更好地發(fā)展。

四、建立系統(tǒng)的人事檔案歸類體系，完備檔案內(nèi)容

人事檔案在格式上大同小異，但是由于企業(yè)內(nèi)不同的人事部門(mén)負(fù)責(zé)的職責(zé)不同，在檔案內(nèi)容管理上的側(cè)重點(diǎn)也需要有所不同。不同工作類別的職員在工作性質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng)要求、工作規(guī)章制度、獎(jiǎng)懲體制上都有不同，那么在記錄人事檔案時(shí)，由于字?jǐn)?shù)和文件大小限制，記錄重點(diǎn)應(yīng)該根據(jù)工作特點(diǎn)做出調(diào)整。

例如：技術(shù)人員的人事檔案內(nèi)容應(yīng)該側(cè)重于記錄其在技術(shù)創(chuàng)新上的發(fā)展和工作中應(yīng)用技術(shù)作出的重大突破貢獻(xiàn);文職人員在檔案內(nèi)容中應(yīng)該側(cè)重于其辦事能力和社會(huì)誠(chéng)信度的記錄;官員的人事檔案內(nèi)容中應(yīng)該側(cè)重記錄其在崗期間企業(yè)效益的變化和其下發(fā)政策對(duì)企業(yè)的影響，綜合衡量。此外，人事檔案信息內(nèi)容需要有明確的分類，比如獎(jiǎng)項(xiàng)分類、績(jī)效分類、創(chuàng)新技術(shù)分類，在人事調(diào)動(dòng)時(shí)便于查閱檢索信息。個(gè)性化、動(dòng)態(tài)化的檔案內(nèi)容有利于增進(jìn)對(duì)員工的了解，履歷一目了然，能夠幫助快速找出最適合崗位的人才。同時(shí)，信息內(nèi)容分類也便于錄入信息。

個(gè)人信息也是需要分類保存的，其中包括可查閱信息和保密信息。員工的個(gè)人履歷和檔案內(nèi)容必須保密，但是其基本信息例如姓名、電話、工作崗位，這些內(nèi)容可以放入可允許查看的范圍。人事檔案歸類體系在現(xiàn)階段的企業(yè)檔案管理工作中并不完善，有待企業(yè)改進(jìn)。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才不斷增加，國(guó)企內(nèi)人員流動(dòng)性也不斷增強(qiáng)，人才引入和調(diào)動(dòng)已成為企業(yè)常態(tài)。因此，人事檔案管理部門(mén)的工作量急劇增加，既要保證客觀公正地記錄檔案內(nèi)容，也要保證材料交接和對(duì)接不出問(wèn)題。因此檔案的分類、歸類工作必須做好，保證檔案內(nèi)容的完整和信息種類齊全。在人員流動(dòng)性不斷增強(qiáng)的情況下，有條理的分類更有助于檔案的保存管理。

五、增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)意識(shí)，積極提供各項(xiàng)服務(wù)

檔案管理在企業(yè)中是輔助性工作，人事檔案管理部門(mén)要幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才、選用人才、留下人才、培育人才。人事檔案管理部門(mén)要樹(shù)立為企業(yè)服務(wù)的意識(shí)，日常中要加強(qiáng)檔案工作的管理，在企業(yè)需要進(jìn)行人事調(diào)整和改革時(shí)及時(shí)提供相關(guān)資料，給出建設(shè)性意見(jiàn)，而不是等其他部門(mén)來(lái)主動(dòng)詢問(wèn)索要資料。

近年來(lái)國(guó)企頻繁做出改革調(diào)整，合并或者拆解部門(mén)，需要人才的同時(shí)也要裁撤冗員。這時(shí)，人事檔案在企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整中的作用就會(huì)凸顯出來(lái)，幫助企業(yè)根據(jù)每個(gè)崗位的工作需求和特點(diǎn)分配專業(yè)人員，充分發(fā)揮職員的特長(zhǎng)，保證各部門(mén)各方面工作的有序進(jìn)行，更好地配合協(xié)調(diào)發(fā)展，這就是人事檔案管理部門(mén)存在的意義。

同時(shí)，檔案管理部門(mén)對(duì)人才的培養(yǎng)和發(fā)展也有激勵(lì)促進(jìn)作用。檔案管理部門(mén)為職員的調(diào)整晉升提供幫助，在企業(yè)人事調(diào)動(dòng)中發(fā)揮了巨大的作用，使職員在工作中更加努力，爭(zhēng)取在人事檔案中留下濃墨重彩的一筆。人事檔案管理服務(wù)于人力資源。無(wú)論在何種企業(yè)，人力資源的良好利用都是企業(yè)發(fā)展進(jìn)步的長(zhǎng)足動(dòng)力。在其位謀其職，檔案管理部門(mén)在人才至上的今天將發(fā)揮更加重要的作用。由于檔案管理在企業(yè)中占據(jù)了重要地位，檔案管理人員必須改正以往“掛閑職、不重要”的態(tài)度，致力于服務(wù)企業(yè)人力資源配置調(diào)整。

檔案管理部門(mén)要有擔(dān)當(dāng)意識(shí)，鞏固人事檔案分配調(diào)整人才的工作成果。人事檔案記錄了國(guó)企內(nèi)所有職員的各項(xiàng)基本信息，是選拔任用和管理監(jiān)督職員的重要依據(jù)，是企業(yè)后續(xù)發(fā)展進(jìn)步的重要支撐。檔案管理人員應(yīng)全面總結(jié)人事檔案管理中的優(yōu)秀做法、工作經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)梳理形成檔案管理的新制度、硬規(guī)范，建立健全檔案管理工作的長(zhǎng)效機(jī)制，認(rèn)真落實(shí)檔案管理的責(zé)任。

國(guó)有企業(yè)在長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中對(duì)人事檔案的接收管理已經(jīng)形成自己的運(yùn)作模式，并且做出了一定的成績(jī)。雖然目前的人事檔案管理還存在一些問(wèn)題，但是隨著日后的發(fā)展，人事檔案的管理工作一定會(huì)做得更加到位。檔案的管理不僅僅只是一個(gè)部門(mén)的工作，要想做好檔案工作就需要全體部門(mén)的全力配合。人事檔案作為員工日后的人才培養(yǎng)、職務(wù)晉升、干部選聘以及退休后的養(yǎng)老保障等方面的重要依據(jù)，更需要企業(yè)內(nèi)部做好檔案管理工作。

（作者單位為中電建成都建設(shè)投資有限公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 蔣艷紅.國(guó)有企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].企業(yè)管理，2015（18）：90-91.

[2] 何靜.國(guó)企人事檔案管理的發(fā)展與完善[J].檔案管理，2007（1）：39.

[3] 馬婧.國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作面臨的困境和對(duì)策探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2015（15）：90.