關于提高住房公積金檔案工作水平的思考

文/迪麗格爾，博爾塔拉蒙古自治州住房公積金管理中心

住房公積金檔案的有效管理可以為公積金所有者使用賬戶內資金提供準確的依據，而且可以讓所有者在利用公積金出現問題時可以通過查閱檔案，找出導致問題發生的原因，從而盡快處理問題，應用住房公積金解決實際問題，所以社會保障部門需要重視公積金的檔案管理工作，及時發現管理中存在的問題，及時采取合理的對策加以解決，使得住房公積金保障居民住房的權益可以完全有效的發揮出來。

1 住房公積金檔案管理工作存在的問題分析

首先檔案管理部門對該項工作缺乏重視，仍然沿用過去的管理模式進行管理，缺乏檔案管理的系統性和規范性。在住房公積金檔案管理中存在著較多的紙質檔案，這些檔案中基本都有相關賬戶所有者的簽名等富有法律效力的信息，但是管理部門對檔案管理不重視，未建立專門的檔案管理室進行管理，導致檔案散失、發霉、缺頁情況發生，給后續紙質檔案的電腦錄入造成了諸多問題，影響公積金賬戶所有者合法合理使用公積金；同時很多紙質檔案中未編寫編號，在職工進行檔案查閱時無法及時找到，導致檔案管理工作的效率較低。其次電子檔案系統老化問題嚴重，目前我國大部分的檔案管理工作均需要實現計算機辦公，以此在解決紙質檔案保存難度大、書寫不規范、丟失等問題基礎上，提高檔案管理工作的效率和質量，但是有很多管理該檔案的部門在實際工作中，對于電子化檔案管理工作缺乏認可，檔案系統構建時沒有充足的資金和先進的技術支持，導致檔案系統經常在使用中發生故障問題，影響工作質量。所以上述問題的存在給住房公積金檔案管理工作造成了非常嚴重的影響， 需要相關管理部門予以重視。

2 改善檔案工作問題的對策分析

2.1 加強對住房公積金檔案管理的認識

2.2 應用科學的管理方法做好檔案管理工作首先檔案管理部門領導人需要在日常工作中不斷學習檔案管理、住房公積金管理的相關知識，從而在認識提高的基礎上，增強自身對于檔案管理工作重要性的認識，從而可以在具體的工作中積極支持與配合檔案管理工作。同時在領導人管理意識提高后，還需要領導人對部門全體管理人員進行管理意識和管理方法的宣傳教育，可以定期邀請具有專業檔案管理能力和經驗的專家學者來此對工作人員進行培訓，告知其最新的檔案管理條例、現代化的檔案管理辦法等內容，以此提高員工的管理意識和能力。其次住房公積金檔案管理部門需要積極招聘一批具有檔案管理基礎理論知識、住房公積金相關知識以及從業經驗的員工來此就業，從而不斷優化管理團隊的管理能力。最后還需要對全體管理人員進行服務意識的提高教育，從事檔案管理人員的服務對象為全社會繳納住房公積金的人員或單位，所以需要為其提供優質的服務，簡化檔案查閱流程，并且始終要完整保存檔案，避免檔案出現錄入錯誤、信息泄露等問題，切實做到、做好為人民服務的宗旨。此外在重視檔案管理工作基礎上，管理部門還需要投入大量的資金、技術進行信息化檔案室的建設工作，依托先進技術實現對檔案的高質量、高效率管理[1]。

住房公積金繳納的人數較多，涉及的檔案資料也較多，檔案管理人員每天進行各項業務辦理時的工作量較大，所以在具體的管理中需要管理部門結合實際情況，對現階段使用的管理方法進行優化改進。首先檔案管理部門需要制定完善的檔案管理制度，在其中明確管理的內容、標準規范等事宜，以便管理人員在管理期間可以做到有制度可依；并且制度中明確了檔案管理的人事組織制度，可以在檔案管理出現問題后及時準確的找到相關責任人進行問題的快速處理，避免問題解決時的互相推諉情況的發生。其次在管理時需要構建信息化的檔案管理系統以及員工登錄系統，每個管理人員均需要通過密碼登錄管理系統，以此提高檔案管理的安全性，杜絕無密碼操作系統出現的檔案信息的隨意篡改、泄露信息等違法違規行為[2]。

2.3 提高管理人員的工作能力和素養

檔案管理人員的工作能力與檔案管理質量有著直接的關系，需要管理人員在工作中重視自我管理能力的提高，以此提高檔案管理價值。首先管理時管理部門需要對年齡較大員工定期進行計算機操作相關知識的培訓，使其在培訓后也可以熟練操作計算機，適應現代化檔案管理工作的需要。其次管理部門需要定期對管理人員進行管理規范條例、操作技能的考核，考核通過者才可以上崗進行檔案管理。最后管理部門需要制定激勵機制，每個季度評選一名檔案管理優秀的員工給予一定的物質獎勵，以此激發全體工作人員的工作熱情。

3 結束語

住房公積金檔案管理工作在現階段進行的過程中存在著較多問題，要求管理部門要積極學習現代化的檔案管理理念，不斷優化管理辦法，以此提高檔案管理工作水平。