基于會 計電算化的企業內控機制優化

太原廣播電視大學 閻素玉

在現代市場經濟體系中，企業要在競爭中獲得一席之地，就應當不斷提高自身效率，健全內部控制機制。內部控制機制是企業應對風險，保證資產安全的有效手段，是企業賴以生存的基礎。企業的內部控制機制包括對會計的控制和對管理的控制，其中加強對會計的控制是降低企業風險的重要途徑。隨著科學技術的快速發展，20世紀80年代，我國開始普及會計電算化，對企業的發展產生了深遠影響。與西方發達國家相比，我國的會計電算化起步較晚，發展也不成熟，因此還存在諸多需要改進的方面，對企業的內控產生了一定影響。本文對基于會計電算化的企業內控機制的優化研究具有重要意義，不僅有利于相關理論的完善，還可以為企業發展提供參考。

1 會計電算化的內涵以及對企業內控的積極影響

1.1 會計電算化的內涵

會計電算化是指以電子計算機為核心的信息技術應用于會計工作中，將傳統的手工記賬和會計核算方式轉變為由計算機處理[1]。1981年，在中國人民大學和第一汽車制造廠聯合召開的“財務、合計、成本應用電子計算機專題討論會”上，首次提出會計電算化的概念。會計電算化不僅有利于會計工作效率的提升，還有利于企業經營管理水平的提升。

1.2 會計電算化對企業內控的積極影響

會計電算化的應用和發展對企業內部控制產生了重要影響，本文主要從企業內部控制形式、內部控制范圍、內部審計和內部控制管理水平進行分析(如表1所示[2])。

2 基于會計電算化的企業內控風險分析

雖然會計電算化的應用對企業內控產生了諸多積極影響，但同時也為企業內控帶來了風險，并且近年來問題逐漸凸顯，值得企業關注。本文主要從會計信息安全、思想方面、軟件方面和會計人員方面，闡述了企業內控風險。

2.1 增加會計信息安全隱患

一方面，由于連接外網增加會計信息安全隱患。從原則上來看，企業會計電算化相關操作人員的電腦不允許接入外網，只能在內網環境中操作。但是在互聯網普及率不斷提升的背景下，人們習慣于從互聯網搜索信息，很多企業的會計電算化網絡都與外網相連。同時，由于企業的會計電算化軟件使用并不統一，很多軟件需要連接外網才能操作，所以不得不接入外網。外網的接入則對會計信息安全構成威脅，例如，病毒、網絡黑客攻擊等都會影響企業會計數據安全[3]。另一方面，會計檔案的存儲存在風險。會計電算化普及后，企業需要將相關的會計數據錄入系統，并由系統自動保存會計信息、客戶檔案、供應商檔案等。一旦會計電算化程序或者計算機出現問題，則會計檔案存在損壞和丟失的風險，同時外網的接入也對會計檔案的存儲帶來風險隱患。

2.2 重核算輕管理的思想不利于企業內控機制

部分企業引入會計電算化系統，只是為了攀比，搞成了形象工程，因此在使用過程中僅注重會計電算化軟件核算功能的應用。而會計電算化除了基本的會計核算功能外，還具有業務流程、人力資源管理等管理功能，如果只注重核算功能的開發，則不利于企業內部控制管理。會計電算化軟件在開發過程中，設置了多個模塊，如果能充分開發相關模塊功能，則企業內控管理會事半功倍[4]。企業之所以存在重核算輕管理的思想，主要是因為管理層對會計電算化的認識不夠深入，從而影響相關模塊功能的使用和進一步開發，造成資源浪費。企業的內控機制不僅要防范會計風險，還要對經營風險等內容實施有效控制。而會計電算化管理功能的開發則有利于企業實現內部控制目標。

表1 會計電算化對企業內部控制的積極影響

2.3 會計電算化軟件存在風險

案例：A企業成立于1990年，主營業務是大型空壓機制造，累計投資超過3億元。該企業使用的是金蝶財務軟件，財務數據使用軟件核算，并進行及時數據分析，提高了會計核算效率。但是，在會計電算化實施過程中依然存在一些問題，以會計軟件問題較為突出。主要軟件問題包括：適用性差、成本較高、故障難排，從而為企業內控增加了風險[5]。上述案例表明，會計電算化軟件問題也會引發企業內控風險，同樣需要重視。從我國目前的情況來看，很多企業都存在電算化軟件風險。首先，存在軟件的適用性問題。我國的企業基本都是從外部購買會計電算化軟件，這些軟件是統一開發，在實際使用中可能存在于企業需求不匹配的情況，從而不利于企業的內部控制。其次，企業需要支付較高成本購買軟件。對于案例中的A公司來說，經濟業務較為特殊，因此部分軟件功能處于閑置，但購買時需要支付全部功能的費用。最后，軟件故障不能及時排除。由于軟件開發人員不熟悉會計相關業務，所以一些軟件問題得不到及時解決，為企業的內部控制增加了風險。

2.4 會計人員引發的風險

一方面，會計人員由于操作不規范引發企業內控風險。會計電算化普及之后，企業的相關會計人員需要熟練掌握電算化軟件的操作，不僅需要將會計信息錄入系統，還要按照操作流程進行會計核算。如果會計人員對電算化軟件的操作不規范，則會造成數據錄入錯誤、核算結果不準確等風險，而這自然會引發企業內部控制風險[6]。另一方面，會計人員專業水平不高引發企業內控風險。從我國的企業來看，會計人員的專業素質良莠不齊，特別是一些中小企業，對會計人員的準入門檻較低，很多業務不熟練的人員也從事會計相關工作。企業要防范財務風險，實現內控目標，就應當提高會計人員的專業水平和綜合素質。

3 基于會計電算化的企業內控機制優化策略

近年來，企業越來越注重內部控制機制的建立和優化。而會計電算化為企業帶來的內部控制風險應當受到重視，企業應當采取相應的策略進行解決，從而健全內部控制機制。對于企業來說，主要應當從會計信息安全、電算化管理、軟件和人員四個方面進行優化。

3.1 加強對會計信息安全的保護

一方面，企業應當采取必要保護措施，避免因接入外網而引發信息安全風險。企業可以設置專業防火墻，防止因接入外網而造成會計信息泄露，避免企業經濟損失。同時，企業應當定期更新殺毒軟件，避免因病毒、黑客攻擊等問題造成會計數據損壞，從而防止給企業造成不可挽回的損失。最重要的是，企業會計電算化相關操作人員應當使用僅連接內網的電腦，通過內部控制制度約束相關人員的行為。另一方面，企業應加強會計檔案的存儲管理。會計檔案對企業經濟活動的記錄，對企業來說尤為重要。會計電算化環境下，會計檔案主要是保存在系統內部，企業還應當將重要檔案進行備份，保存在磁性介質中，例如硬盤等。另外為了進行雙保險，企業還應將部分重要檔案打印成電子版進行保存，最大程度地實現內部控制目標。

3.2 重視會計電算化的管理功能

重核算輕管理的思維模式不利于企業加強內控管理，因此企業需要重視會計電算化管理功能的開發。首先，企業應當認識到會計電算化是為了提高企業的核算和運營效率而應用的，而不是面子工程。企業管理人員應當充分意識到會計電算化重要性，通過會計電算化的實施，促進企業內控機制的優化。其次，企業應通過會計電算化加強業務流程管理。企業在購買會計電算化軟件后，應當根據自身的業務需要對相關的業務流程模塊進行開發，保證其適用性，這樣不僅有利于業務流程的優化，而且有利于企業加強內部控制。最后，企業應利用會計電算化加強人員管理。電算化軟件中不僅包含客戶信息，也包含員工信息管理模塊。例如員工的考勤情況等內容，是企業計算薪酬的重要參考，人員管理模塊的功能的完善，有利于企業實現內控目標。

3.3 對會計電算化軟件進行不斷優化

首先，企業應當選擇兼具實用性和適用性的會計電算化軟件。企業在考慮自身成本的情況下，應當選擇與自身需求匹配度高的電算化軟件。同時，一般會計電算化軟件都有售后服務，企業應當根據自身業務需求情況，讓軟件供應商對相應模塊功能進行調整，以提高適用性，這也有利于企業內控機制的完善；其次，在會計電算化軟件出來新版本后，企業要及時進行更新。因為新版本往往是對舊版本的功能優化，有利于解決實際問題。有時企業出于使用便捷性的考慮不及時更新軟件，這樣的做法不利于內部控制的加強；最后，在排除軟件故障時，不僅應當有軟件工程師的參與，企業還應當指派專門的會計人員參與其中，這樣才能從專業角度解決問題。因此，會計電算化軟件的優化，是企業完善內控機制的有效途徑。

3.4 提升會計人員的整體水平

其一，企業應當注重對會計人員操作風險的防控。一般來說，企業會計電算化系統的操作員主要有賬套主管、會計、出納和業務員等，不同的角色有不同的權限和工作內容。企業應當在內部控制制度中明確不同角色的權限，并要求會計人員保管好自己的系統密碼，從而降低操作風險。同時，企業的內控制度中還應當包括會計人員的職責及懲罰機制，避免因會計人員操作不當造成經濟損失。其二，企業應重視會計人員整體水平的提升。企業應鼓勵會計人員進行會計再教育、繼續深造、考取相關資格證書等，從而提升會計人員的整體素質，實現企業財務控制的目標。

4 結語

會計電算化的應用，不僅給企業帶來了積極影響，也增加了企業內控的風險。本文在對相關企業內控風險分析后，得出了基于會計電算化的企業內控機制優化策略。第一，企業應當采取必要措施加強對會計信息安全的保護，實現內控機制的完善；第二，企業應當改變重核算輕管理的思維模式，加強電算化的管理功能；第三，企業應當對會計電算化軟件進行優化，提高其適用性和實用性；第四，提升會計人員的整體素質，降低相關的操作風險，實現企業內控目標。