“互聯網＋”環(huán)境下檔案管理模式探析

夏明輝

摘要：新時期，在網絡強國的戰(zhàn)略部署下，國家檔案局積極推進“互聯網+”檔案的研究和運用，將大數據、云計算等先進信息技術與檔案管理全面融合，但傳統的檔案管理模式無法滿足“互聯網+”環(huán)境下數字檔案管理發(fā)展需求。鑒于這樣的發(fā)展狀況，本文主要從“互聯網+”環(huán)境下檔案管理的新趨勢與創(chuàng)新思維、國內外“互聯網”+檔案的建設現狀和“互聯網+”檔案管理模式創(chuàng)新等方面進行了重點研究與分析。

關鍵詞：“互聯網+”檔案管理模式創(chuàng)新

習近平總書記指出：“我們要深刻認識互聯網在國家管理和社會治理中的作用，以數據集中和共享為途徑，建設全國一體化的國家大數據中心，推進技術融合、業(yè)務融合、數據融合，實現跨層級、跨地域、跨系統、跨部門、跨業(yè)務的協同管理和服務。要強化互聯網思維，利用互聯網扁平化、交互式、快捷性優(yōu)勢，推進政府決策科學化、社會治理精準化、公共服務高效化。”“互聯網+”檔案是檔案事業(yè)發(fā)展和建設的必然趨勢，傳統檔案管理模式正在被數字檔案管理模式所取代，新型管理模式正在構建、發(fā)展與完善中。但對“互聯網+”環(huán)境下檔案管理模式的創(chuàng)新分析，必須從傳統檔案管理模式的局限性入手。

一、傳統檔案管理模式的局限性

我國檔案事業(yè)在黨和國家的高度重視下，取得了長足的進步。但由于種種原因，很多寶貴的“社會記憶”檔案，沒有引起足夠的重視，傳統檔案管理模式存在著諸多的局限性，發(fā)展至今難以發(fā)揮其應有的作用。

1.檔案服務的受眾面小。傳統檔案管理有嚴格的管理制度，并按照各級管理權限提供查詢和利用服務，各級檔案館以自身為中心進行孤立、封閉式管理，在一定程度上，檔案的利用和服務缺乏廣泛性和普遍性，受眾面小。

2.社會公眾對檔案認知度低。傳統檔案管理模式受行政管理體制影響較大，形式單一，造成社會公眾對檔案的認知度不高，公共服務能力薄弱。

3.傳統檔案管理思維陳舊。傳統檔案管理思維往往停留在對紙質檔案的接收、征集等方面，很難適應檔案信息化的需求，新時期要有新思維、新理念、新舉措，借助現代化手段推動檔案建設和發(fā)展。

4.檔案管理者的信息化管理能力不足。在傳統檔案管理工作中，以紙制檔案管理為主，現有的檔案管理者難以勝任大數據時代的需求。

二、“互聯網+”環(huán)境下檔案管理的新趨勢

“互聯網+”檔案是新時期檔案建設與發(fā)展的創(chuàng)新動力，“互聯網+”思維使傳統檔案管理發(fā)生了質變，主要有以下三個方面：

1.管理目標的變化。21世紀的檔案管理，從繼承向創(chuàng)新轉變，繼承與創(chuàng)新并存。伴隨著互聯網時代的到來，檔案管理的創(chuàng)新是檔案事業(yè)適應國家發(fā)展的必然要求。

2.管理對象的變化。從實體檔案管理研究向檔案信息資源研究轉變，傳統檔案管理以實體檔案管理為主，“互聯網+”環(huán)境下的檔案管理利用先進信息技術對檔案資源優(yōu)化、整合，再進行開發(fā)和利用，更充分地發(fā)揮了檔案的價值。

3.研究內容的變化。從內在關系研究向外在聯系研究轉變。互聯網時代檔案學科不再故步自封，而是不斷吸收其他學科的優(yōu)秀理論和先進技術，加強學習整合，融合創(chuàng)新。

三“、互聯網+”環(huán)境下檔案管理模式的創(chuàng)新思維

“互聯網+”檔案的創(chuàng)新思維，在檔案的信息化建設中發(fā)揮了顯著的作用，促進了檔案管理由傳統模式向現代模式的自我變革，這種創(chuàng)新思維表現在以下“四個轉變”上：

（一）由傳統依賴式檔案管理轉變?yōu)椤盎ヂ摼W+”檔案的驅動創(chuàng)新檔案管理

我國傳統的檔案管理模式主要依賴政府行政部門相關規(guī)定管理檔案，并為政府行政事業(yè)管理服務，基本是以集權式管理為主，以簡單粗放式資源投入來驅動其發(fā)展。新形勢下檔案管理逐漸退去政治色彩，在數字化檔案管理中呈現出各種不適應。為了更好地滿足數字化檔案管理模式需求，我們要借助于互聯網思維和理念，以優(yōu)化和融合為導向，驅動創(chuàng)新發(fā)展新的檔案管理模式，推動檔案管理完成傳統模式向數字信息化模式的轉化。

（二）由為政府行政事業(yè)服務轉變?yōu)閭戎赜诠卜盏哪Ｊ?/p>

傳統檔案管理主要為政府行政事業(yè)服務，有限地發(fā)揮檔案的作用。新時期，利用“互聯網+”技術，將檔案信息資源與互聯網有效融合，為社會公共體系服務，建立良好、廣泛的公共關系，提高公眾對檔案的認知度，擴大檔案的影響力。服務對象的轉化對檔案管理的機制、體制和方式等提出了新的要求，要求樹立用戶至上的理念，優(yōu)化服務利用手段，為檔案用戶提供更為滿意的互聯網服務。同時，各級檔案部門可以開展具有一定規(guī)模和影響力的檔案活動，改變公眾固有的觀念和認識，提高檔案意識和認知度。

（三）以封閉式管理轉變?yōu)榭缃缛诤蠙n案管理

長期以來，我國檔案部門都是以保密和封閉式管理為主，為社會公眾服務水平遠遠落后于發(fā)達國家，檔案的難以利用和公眾的檔案意識薄弱影響了檔案作用的發(fā)揮和在公眾中的形象，甚至在一定程度上影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，檔案管理者在國家信息化戰(zhàn)略的大環(huán)境下，積極開展創(chuàng)新研究，秉承“互聯網+”檔案的跨界融合思維，突破單純的檔案管理界限，推動檔案信息資源的開放共享建設，從而提升檔案信息資源的轉化和價值，逐步構建互惠互利的檔案管理和服務生態(tài)圈，促使檔案事業(yè)發(fā)展進入一個嶄新的階段。

（四）以個體為中心的被動式管理轉變?yōu)閰f作互動式檔案管理

“互聯網+”檔案的開放共享不是單純地將互聯網與檔案嫁接，而要考慮如何將互聯網所需的檔案信息資源在每份檔案、每個數據和每個工作環(huán)節(jié)中進行有效對接。這需要技術、人員、資金等各方面的支持，改變以往檔案的獨立管理模式，注重整體性管理研究，強調檔案管理人員與相關部門間的協調配合，力爭實現互動性、協作性管理。

四、借鑒國內外“互聯網+”環(huán)境下檔案管理的經驗

（一）國外“互聯網+”環(huán)境下檔案管理發(fā)展經驗

對比發(fā)達國家檔案館在互聯網時代的建設和發(fā)展，我們還有相當大的差距，接下來本文以美國互聯網檔案館和英國國家檔案館為例進行介紹。

美國互聯網檔案館率先開展了創(chuàng)新研究，發(fā)展態(tài)勢良好。1996年美國互聯網檔案館成立，20多年來成長為一個在全世界范圍內擁有龐大用戶群、世界上最大的在線檔案館，其組織架構、技術特點、運行方式等對于國內的數字檔案館建設具有較大的參考價值與借鑒意義。目前，互聯網檔案館擁有3個主要的數據中心，從成立伊始就開始對互聯網上的信息進行搜集建檔，互聯網檔案館每天都會運行數以千計的網絡爬蟲程序，將網頁數據傳回到處理服務器，處理服務器經過對網頁數據的清理、分類、壓縮，最后將數據存儲到數據節(jié)點內。用戶對互聯網檔案館所藏網頁資料的查詢主要通過時光機器（Wayback Machine）程序來進行。從2001年開始，互聯網檔案館開始提供在線查詢功能，提供包括互聯網網頁、書籍文字、圖片資料、視頻資料、音頻資料和電腦軟件資料。每一個類型的數字化資料容量都十分龐大，而且各有特色。根據統計，每日平均有280萬人次對互聯網檔案館上的資料進行訪問。

英國國家檔案館利用互聯網開展檔案活動，一直備受檔案界關注，其中最具有廣泛社會影響力的“探索你的檔案”（Explore Your Archive-EYA）主題活動，與社會各界合作，激發(fā)了人們對檔案工作的興趣，加深了人們對檔案的理解，提升了人們的檔案意識，同時樹立了檔案部門良好的、具有親和力的社會形象。EYA是由英國國家檔案館（TNA）、英國和愛爾蘭檔案與文件協會（ARA）聯合主辦的一年一度的主題活動，該主題活動以網絡媒體交互與實體展覽并行為主要形式，富有特色，利用傳統媒體、網絡社交媒體和形象大使等宣傳形式，注重品牌效應、跨界合作，開展用戶體驗反饋和評價總結。檔案部門在其中扮演了引導者、服務者而非主導者的角色，很好地將檔案資源融入到社會公共服務體系中。

（二）國內“互聯網+”環(huán)境下檔案管理發(fā)展現狀

1.數字檔案館建設。我國近年來加強檔案信息化建設，數字檔案館建設取得了較大進展。深圳市檔案館、青島市檔案館、杭州市檔案館等走在前列，為檔案的查詢和利用提供了及時、便捷的服務。

2.跨地區(qū)檔案服務平臺建設。2019年2月，浙江省檔案局和上海市檔案局經過深入探討，達成共識：充分利用滬浙兩地檔案公共服務平臺，探索跨省查檔服務，從民生檔案向開放檔案延伸。這項工作已列入《長三角地區(qū)一體化發(fā)展三年行動計劃（2018-2020）》，與社保、醫(yī)保、就業(yè)等一樣進入“共享普惠便利的公共服務”領域。

3.檔案微信公眾號建設。近年來，圍繞網絡社交媒體開展的檔案活動發(fā)展迅猛，比如各省級檔案館開展微信平臺建設。據統計，截至2017年12月，在全國31個省級檔案館中，有20個省級檔案館開通了微信公眾號。大部分省級檔案館微信平臺建設處于成長期，微信公眾號主要內容包括：檔案史料、檔案資訊、檔案服務等?？偟膩碚f，這些微信公眾號內容還不豐富、基礎服務功能較為薄弱，缺乏互動交流板版塊，影響力還有待于提升。

在2018年全國檔案微信公眾號排行榜中，“金山記憶”力壓群雄再次奪得全國微信公眾號排行榜年度冠軍?！敖鹕接洃洝笔巧虾＝鹕絽^(qū)檔案館主辦的，之所以受歡迎，是借助互聯網，讓檔案走進社會公眾視野，拓寬檔案服務領域，不再“以檔論檔”，而是關注檔案歷史價值、檔案背后的故事、檔案的人文情懷等，內容豐富、形式多樣。

上述這些都是在一定范圍內進行檔案信息的收集、利用和傳播，無法真正實現在“互聯網﹢”環(huán)境下檔案信息資源的開放共享。

五、“互聯網+”環(huán)境下檔案管理模式方面的重要舉措

（一）切實制定管理規(guī)劃

首先，培養(yǎng)大數據思維。在“互聯網+”環(huán)境下，檔案管理者在信息化建設過程中要樹立大數據檔案管理的思維，堅持“三融合”（技術融合、業(yè)務融合和數據融合）為主線，扎實推動“互聯網+”檔案高質量發(fā)展。

其次，制定全面可行的規(guī)劃。把握大數據時代信息量大、多樣性、流動高速的特點，結合社會公共服務需求，制定總體目標和全面細致的規(guī)劃。

最后，構建機制體制。在新形勢下，檔案機構要跟上國家信息化的發(fā)展步伐，進行合理的布局，建立與其相適應的管理部門，比如檔案大數據中心、互聯網檔案館等，在規(guī)劃和設計的基礎上，制定具體的建設指南和實施辦法，構建安全管理和監(jiān)督制度，并對檔案信息進行監(jiān)測和風險評估，保證檔案事業(yè)在公共服務領域的有序健康發(fā)展。

（二）著力搭建大數據平臺

檔案信息數據平臺是大數據時代檔案價值實現的有效載體，通過數據平臺上有效的資源為用戶提供準確、便捷的服務，提高工作效率和服務質量。目前，各檔案局（館）實體檔案的數字化已基本完成，并建立了本單位的信息平臺，提高了檔案管理和服務能力。在大數據時代，各檔案局（館）要加大對公共檔案資源的開放、共享和使用，要考慮將這些分散的信息平臺如何有效銜接、融合，推動檔案公共數據平臺建設。

“互聯網+”檔案是檔案管理創(chuàng)新的基礎，將從根本上改變檔案管理模式，依托內聯外通的檔案信息管理“大平臺”，推進檔案開放共享的服務機制，拓展檔案事業(yè)發(fā)展新空間，加快檔案信息化建設步伐。

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作者單位：大連大學檔案館