協調管理 用心服務 不斷提升辦文辦會辦事水平

李小爽

【摘要】辦文、辦會、辦事是辦公室的主要任務，也是辦公室人員做好工作的基本功。結合多年辦公室工作經驗，本文就如何提升辦文辦會辦事水平提出了建議，以期對提升辦公室工作提供借鑒性思路。

【關鍵詞】協調;管理;服務;辦文辦會辦事;水平

作為企事業單位的綜合管理部門，辦公室是協調各級領導、同事、部門之間關系的重要樞紐。辦文、辦會、辦事是辦公室的主要任務，也是辦公室人員做好工作的基本功。結合多年辦公室工作經驗，筆者圍繞協調、管理、服務幾個方面，就如何提升辦文辦會辦事水平提出建議。

一、層層把關，加強督辦，提升辦文水平

（一）完善辦文流程。我公司被確定為中國石化集團公司公文管理系統第一批推廣企業。在系統推廣實施之初，辦公室就高度重視，高標準、嚴要求，盡量考慮得更細更到位。除集團公司要求的公文處理必要環節之外，周密考慮，多次與系統推廣現場顧問反復討論溝通，結合我公司個性化需求和新頒布的《黨政機關公文處理工作條例》，細化優化工作流程，最大程度地滿足了我公司公文流轉的需要。

（二）層層把關，嚴把質量關。收文處理流程中，除擬辦、領導批示、文書轉發、閱辦等必要環節外，我公司又根據工作需要新增了承辦環節，除僅需閱知的公文，其余所有公文實行閉環處理。領導批示到具體牽頭部門和配合部門，牽頭部門負責人將具體工作落實到崗位和人員，配合部門負責人明確配合工作人員，具體承辦人在工作辦結時限內填寫工作承辦情況。流程結束的公文，牽頭部門、具體承辦人、工作承辦情況明晰，責任到人，確保了工作效率，一定程度上避免了推諉扯皮現象，所有環節都留有辦理情況，可備查。發文管理流程中，以公文質量零差錯為目標導向，發文流程設置有擬稿、部門確認、會簽、核稿、簽發、文件預整理、校對、復核、文件整理、用印辦結等多個環節，層層把關，各司其職，確保將差錯率降到最低。除了從流程上保證公文質量外，公司辦公室還強化文秘人員責任心和業務技能培訓，努力使每位文秘人員在精于本職工作的同時，還能夠了解公文處理的各個環節，能夠做到相互提醒、相互補臺。例如，發文流程中秘書核稿、復核環節負責對公文內容進行把關，綜合管理崗負責文件格式規范，文書負責文件的用印分發，但我公司在具體實踐中形成了秘書復核時還要對格式進行把關，綜合管理崗文件整理和文書用印分發環節也要對公文中錯別字進行最后把關的工作習慣，通過多項措施，確保了每一份公文的質量。文件歸檔和查詢應用環節，我公司實行雙軌存檔和雙軌查詢。電子公文方便快捷，能夠做到快速查詢，但脫密后的公文沒有紅頭，效力較難認定，也在一定程度上存在安全隱患。檔案館存的紅頭紙質文件查詢要求較為嚴格，不夠快捷。我公司在保存電子公文的同時，按照檔案管理規定，每年一季度將需要存檔的紙質文件整理存檔，在保障文件安全和權威性的同時實現了快捷查詢，極大地方便了日常工作。

（三）加強督辦提醒，確保辦理到位。一份公文的圓滿完成，不僅需要牽頭部門負責人、具體承辦人的努力，更需要文秘人員的責任心，需要多想一點，多問一句，及時提醒催辦。我公司及時修訂完善了《督查催辦工作管理辦法》并發布執行，公文處理的督查催辦是其中的重要內容。除系統短信自動提醒經辦人外，公司文書人員按照公文處理截至時間，對會議通知和涉及上報材料的通知等時限性強的公文及時進行提醒和催辦，確保按時辦理。同時，公司文秘人員注重強化自身素質，認真學習研究領導分工和各個部門分工職責，按照“責任無限”的要求，對公司領導或部門領導批示中可能存在的問題及時予以提醒，確保公文流轉準確、順暢、高效。

二、嚴格管理，注重實效，提升辦會水平

（一）會前，制定辦法，嚴格管理。根據中央“八項規定”精神和中國石化集團公司《落實八項規定實施細則》要求，結合公司實際，及時制定了公司《貫徹落實中央改進工作作風密切聯系群眾“八項規定”實施細則具體辦法》。嚴格控制會議的數量和時間，會前加強聯系溝通，盡量減少、縮短會議，能不開的盡量不開，能夠合并開的合并召開。重視會前準備工作，保證會議議程更加緊湊，會議內容更加豐富。同時修訂完善了公司《會議管理辦法》等制度，強化對公司各類會議及會議費的管理。

（二）會中，強化協調。公司級會議一般由辦公室牽頭負責，根據程序認真做好。一些部門牽頭的業務會議，辦公室也積極參與，主動服務。每次大型會議和重要接待都要編制會務手冊，明確各部室所負責的環節與事項和負責人，并安排專人逐項落實。同時協助牽頭部門，制作會標、座簽，準備音響、錄像等事宜，全力做好協調工作。

（三）會后，強化督辦抓落實。在減少會議的同時，強化會議督辦，抓好會議議定事項的辦理落實情況。修訂完善公司《督查催辦工作管理辦法》并發布執行，完善督辦工作機制，規范督辦工作流程，強化相關部門職責。對會議議定事項，加大督辦和協調力度，規定每季度制發工作表單，及時公布重要會議決定事項辦理進展情況，確保公司重大決策、重要會議精神的貫徹落實，一定程度上提高了公司運營效率和管理效能。

三、突出服務，贏得尊重，提升辦事水平

（一）固化流程，做好日常的事。辦公室日常工作繁瑣，要想保證高效運轉，就需要從中理出頭緒、找到規律，同時形成標準，固化流程。經過摸索，我們努力將日常工作流程化，提高服務質量，提高工作效率。比如梳理辦公室主要業務，形成了簡明扼要的辦事指南上網公布，從而達到規范管理、完善流程、推動工作的目的，方便各部門和職工使用和查詢。比如重要賓客接待、主要事項安排，提前手機短信告知，固定短信格式，規范工作標準，提高服務質量，受到用戶的好評。

（二）優質服務，辦好職工關心的事。因辦公室電話對外公布，包括公司職工對公司內設機構職責分工和辦事程序不了解、不熟悉時總會第一時間向辦公室咨詢。所以除日常工作外，辦公室還有許多“額外”工作，如業務咨詢、工作協調等。辦公室人員精簡，這些工作也很難預測、歸類，不是哪個崗位的份內工作，但往往都是職工關心、急需辦理的事情。辦公室提出了“首問負責制”理念，明確規定不管工作多么繁忙，工作時間文秘人員辦公室必須有人值守，不能“唱空城計”，其他人的工作電話值守人也要及時接聽。即使非自己職責范圍內的事，首問責任人也要熱情接待，并根據事由，負責引導該人到相應部門，方便、快捷地找到經辦人員并及時辦事。確實無法解決的問題，也要及時轉告責任人，及時電話回復辦事人。實踐證明，優質的服務，不僅贏得了干部職工的稱贊，也贏得了尊重。

（三）留有時間，謀劃重要的事。辦公室是企業的中樞，既要處理好日常事務，更要站位高遠，努力發揮參謀助手作用。一是深入學習，加強對中央和集團公司精神、行業形勢和公司實際的學習和把握，增強參謀意識。二是強化調研，深入基層、深入實際、深入群眾，了解公司決策部署的落實情況、干部員工的思想動態，總結提煉經驗做法、發現潛在矛盾問題，為領導決策提供準確依據。三要充分利用集團公司《辦公廳通報》《學習與參考》和《調研情況通報》，做好公司政務信息工作，更好地履行參謀助手作用。

【參考文獻】

[1]劉恩齡.抓基礎重管理 充分發揮辦公室綜合服務職能[J].辦公室業務，2017（11）.