淺談財務共享模式下的信息化建設

張舟

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，企業規模越來越大，業務越發復雜，企業集團不斷涌現，對企業財務管理水平提出了更高的要求。財務共享模式作為一種集約化、專業化、高效化的財務管控模式，在企業管理實踐中得到了越來越多的應用。結合財務共享信息化領域工作經驗及相關文獻資料，對財務共享模式下的財務信息系統建設進行探討。

關鍵詞：財務共享;信息化;財務信息系統

中圖分類號：F275 ? ? ? ?文獻標志碼：A ? ? ?文章編號：1673-291X（2019）18-0105-02

財務共享是指標準化財務活動流程，應用信息技術，將企業各個經營實體的財務活動整合到財務共享服務中心統一處理，從而規范財務核算，提升管理效率，降低管理成本，提升財務信息質量，增加企業價值的財務管控模式。財務共享的概念最早起源于美國，并在福特汽車、通用電氣等企業率先得到應用。我國企業接觸財務共享概念較晚，但隨著國內經濟的快速發展，企業規模不斷擴大，信息化水平不斷提升，越來越多的國內企業，諸如中興通訊等通過設立財務共享服務中心集中處理財務業務的方式提升了集團財務的管控力度與服務水平。

在財務共享模式下，財務人員不再按照經營實體單獨配置，而是集中于財務共享服務中心提供財務服務。財務人員分工不再基于經營實體，而是基于業務內容。同類業務的集中處理提升了財務管理的專業化、標準化水平，也為同類業務處理效率的比較和考核提供了可能。財務共享模式產生了業務單位與財務單位的地理分離，報賬流程與紙質單據的審批分離，對業財流程監控和數據統計分析提出了更高要求。可以說，財務共享模式成功實踐的關鍵在于強有力的信息系統支撐。本文根據財務共享管理水平，將財務共享模式劃分為核算共享、業財共享、決策支持三個階段，對財務共享模式下的信息化建設進行了探討。

一、財務共享信息化建設——核算共享階段

在傳統核算模式下，集團各個經營實體配備自己的財務人員，同一財務人員處理多類財務工作，效率低下，各單位分別核算，標準不一，系統不一，財務信息可比性低，不利于經營分析。在財務共享模式下，企業通過設立財務共享服務中心，將分散在各個業務單位的財務人員集中起來，同一財務人員僅處理一種類型的財務工作，標準統一，專業快捷，可比性高。

在該階段，信息系統建設的首要任務為統一會計系統、統一會計政策、統一會計科目體系，統一財務系統報表設置。集團企業應指定唯一的會計軟件用于所轄經營實體的會計核算，保證財務核算標準、核算操作、數據出口一致。集團企業應將統一的會計科目體系部署于會計系統，應用統一的會計科目輔助核算維度，以統一標準核算各業務單位的同類業務。集團企業應將外部及內部報表模板部署于系統，實現公式自動取數，報表自動生成。經過該階段的信息化建設，集團所轄經營實體的會計信息集中于一套財務信息系統，執行一套核算標準及會計政策，財務信息質量可比性與相關性大大提升，財務工作自動化程度顯著提升。

二、財務共享信息化建設——業財共享階段

核算共享階段的變革局限于財務部門內部，業財共享階段的變革則突破財務部門，深入業務領域。在該階段，財務系統與業務系統集成不斷完善，財務系統信息依據前端業務系統信息自動生成，報賬紙質單據與電子流程產生時空分離。

在該階段，業務系統與財務系統的有效集成尤為關鍵。一要統一業財數據標準，將財務核算需要的信息固化于前端業務流程表單，完善相關的會計自動配置，保證會計信息全面準確生成。二要實現業財流程系統固化，通過梳理和統一企業集團各類費用的資金審批權限，將審批流程配置于系統，實現電子流程自動流轉。三要完善電子影像簽名功能。業財共享階段，審批人不接觸紙質單據，僅僅依靠電子流程影像附件信息判斷完成事項審批，流程的合規性和安全性極為重要。企業有必要在財務系統后臺部署電子影像簽名功能。系統經辦人環節應固化各類費用報賬的電子附件標準要求，應用發票OCR識別技術抓取票據信息，實現業務信息自動填寫，提升電子流程質量。系統審核人環節應配備加密UKEY，審批人在通過身份認證的前提下才能完成流程審批，提升流程審批安全性。四要完善條碼功能，通過系統功能自動生成帶有條碼的報賬單據及會計憑證，財務人員通過掃描條碼記錄紙質單據、電子流程的流轉過程，提升單據流轉效率及同步性。

三、財務共享信息化建設——決策支持階段

在此階段，財務共享模式的運行已經高度順暢，管理制度完善，業財高度融合，業務系統與財務系統的集成已經基本完成，財務共享服務中心建設的重點由理順業務變為激勵與分析。在財務共享模式下，會計核算工作分工基于業務內容而非業務實體，同一類型財務人員所處理的單據在費用類型、審核標準、核算要求方面高度一致，可比性強，為橫向對比和考核激勵提供了條件。經過專業化、標準化的訓練，財務內部潛能挖掘已近極限，從業財合作角度出發成為財務服務效率進一步提升的關鍵。

在該階段，業財運營監控平臺及決策支持系統的建設成為關鍵。業財運營監控平臺通過抓取電子流程在系統流轉各環節的審批時長，退單次數、退單原因、差錯憑證數、財務人員月度單據處理數、財務人員月度憑證生成數等數據，實現對報賬流程的全過程監控，并通過與事先錄入系統的各項效率標準相比較，分析業務單位的合作水平及財務單位的服務水平，自動生成相關統計圖表，為部門及個人業績考核及激勵提供了依據。決策支持系統則更側重于統計分析。依托高度集成的業財系統，決策支持系統能夠穿透業務與財務數據，自動抓取和關聯關鍵業財指標，模擬業務指標對財務指標的影響，實現效能動因分析。

四、財務共享模式下信息化建設的關注點

1.理清系統與業務的關系。在財務共享模式下，高度集成的企業級業財系統決定了系統建設必然是非常橫向的工作，需要業財人員的通力配合。在系統建設實踐中，業務人員往往局限于本職工作與部門思維，對財務單位牽頭的信息系統建設參與意愿低，投入精力少，導致信息系統建設困難重重。因此，財務共享模式下的企業級業財系統建設必然是“一把手工程”，需由企業高級管理層牽頭領導，逾越系統建設中的業財橫向壁壘。系統建設之初，管理層應召開信息系統建設啟動會，明確項目橫向協同范圍及項目人員。若信息系統建設涉及業務部門，應建立財務部門與業務部門間的“大協同”;如若僅涉及財務部門，應建立財務部門內部的“小協同”。明確各項業務聯系人，明確業務人員的在系統項目建設中的職責和工作優先級，保障業務人員能夠充分參與信息系統建設的各個環節，業務問題能夠得到及時溝通解決。信息系統建設應充分考慮業務需求，充分獲得業務人員認可，避免后期系統交付功能與業務實踐差別過大，導致系統難以推廣、重復開發、資源浪費。

2.理清系統與制度的關系。制度流程的系統固化是規范業財流程、提升業財效率的有效手段，也是信息系統建設的重中之重。通過制度流程的系統固化，可以減少人工審核的主觀性，使得不合規范的單據無法流轉到財務審核環節，提升單據質量，實現管理前移。在系統建設過程中，制度梳理應先于系統建設。一方面，通過制度梳理能夠熟悉業務實踐，掃清業務盲點;另一方面，通過制度梳理能夠發現現有制度流程的缺陷，推演出更貼合業務需求的新制度流程。新制度流程應著重解決關鍵問題，避免與現有制度流程差異過大，難以落地。充分的制度梳理和制度優化能夠使業務人員、財務人員及系統開發人員從企業全流程角度思考信息系統建設，減少系統建設過程中零星局部的討論，減少后續制度變動導致系統開發反復修改的風險，避免系統建設成果存在內控缺陷，提升系統開發質量。

3.理清系統與系統的關系。高度集成、高度協同是財務共享模式下企業級信息系統的突出特點，企業應關注信息系統的頂層設計，通盤考慮各個系統之間的關系。系統間關系主要體現為縱向關系與橫向關系。縱向關系是指不同系統或模塊服務于業務流程的前后環節。在縱向關系中，應關注數據來源與數據標準的一致性，明確數據映射關系，避免一套系統多個口徑所導致的數據清理及無效分析問題。橫向關系是指不同系統或模塊可能覆蓋同一類業務，或者為同一業務提供支撐。在橫向關系中，應關注系統功能業務范圍的劃分，避免系統功能重復開發的投資浪費以及同一業務多入口導致的標準不一問題。

4.理清系統建設各環節的關系。信息系統建設通常包括可研編制、需求調研、系統開發、功能測試、實施推廣五個階段。財務共享模式下的信息系統集成度高，項目建設周期冗長，縮短項目周期，推動信息系統盡快上線成為降低系統建設成本，及時滿足業財需求的關鍵。系統建設各階段并非簡單的前后銜接關系，而是可以同步開展。在前期可研編制、需求調研階段，可同時清理收集功能測試、實施推廣階段所需的系統基礎數據（如人員身份信息、銀行賬號信息、合同信息、項目信息等），在階段性功能開發完成時可同步開展階段性測試工作，從而減輕項目全面上線測試推廣階段的壓力，確保系統建設項目按期高質量交付。

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