提高企業(yè)辦公室行政秘書工作水平研究

李清芳

【摘要】現(xiàn)階段，隨著經(jīng)濟社會的進步以及現(xiàn)代企業(yè)制度的構建，各大企事業(yè)單位的用人標準越高越高。企業(yè)行政秘書若想在競爭激烈的職場占據(jù)一席之地，必須不斷提高自身行政工作水平。本文對現(xiàn)階段企業(yè)行政秘書工作現(xiàn)狀進行分析，并在此基礎上改變和創(chuàng)新自身的工作方式與工作理念，不斷提高自身的工作水平與職業(yè)素養(yǎng)。

【關鍵詞】企業(yè)行政秘書;工作方式;工作理念

一、簡析企業(yè)辦公室行政秘書工作

（一）企業(yè)辦公室行政秘書的崗位職責。第一，負責會務工作。行政秘書需要在會議開展之前做好各項準備工作，對會議內(nèi)容進行記錄以及會議之后的資料整理;負責通知所有參會成員及時參會，并對其出勤率進行考察;負責會議進行過程中的各項服務工作。第二，開展內(nèi)務管理。行政秘書的日常工作就是協(xié)助領導人員開展工作，將各項制度與文件向有關部門進行部署;協(xié)助各個部門的工作人員做好安全監(jiān)督管理以及檢查工作;負責部門人員值班工作計劃表的制定;對企業(yè)內(nèi)部人員日常工作情況進行考核以及考勤。第三，文書整理。行政秘書在工作過程中對各個部門發(fā)出的文件進行及時有效的登記、借閱、歸檔;對各部門發(fā)出的文件與檔案進行整理、校對以及存檔。第四，對企業(yè)的財務進行管理。企業(yè)辦公室行政秘書對各個部門的經(jīng)費報銷與領取負責;對各個部門領取的辦公用品進行記錄;對各個部門員工的獎金與工資領取情況進行統(tǒng)計與登記。

（二）企業(yè)辦公室行政秘書的工作現(xiàn)狀。第一，企業(yè)辦公室秘書綜合素養(yǎng)與崗位要求不相符。現(xiàn)階段隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展和企業(yè)的壯大，企業(yè)對秘書人員的工作要求與標準變得越來越高，其秘書人員當下的工作水平和工作素養(yǎng)與企業(yè)的實際發(fā)展需求之間存在較大的差距。與此同時，企業(yè)在對秘書進行招聘時將更多的關注點放在其職業(yè)背景層面，在對秘書招聘后很少會對其進行職業(yè)素養(yǎng)與工作技能培訓;甚至于一些秘書在開展工作前沒有經(jīng)過正規(guī)系統(tǒng)的秘書工作培訓，通常都是依靠以往的工作經(jīng)驗或者是一邊工作一邊摸索規(guī)律的形式開展工作，其對于領導人員布置的工作通常難以勝任。第二，企業(yè)辦公室秘書在工作崗位上處于被動地位。當下企業(yè)辦公室秘書的工作內(nèi)容繁多而復雜，需要涉及多個領域的多樣內(nèi)容，在具體工作開展過程中很難對每件事情都做到面面俱到，因而在工作崗位上常常處于被動的地位。

二、 提高企業(yè)辦公室行政秘書工作水平的途徑

（一）樹立服務意識。企業(yè)辦公室秘書的主要工作職責就是服務于上級領導人員、服務于企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展，其內(nèi)在本質(zhì)與核心就是服務。以此，若想提高其行政工作水平，必須要牢牢樹立服務意識，并以此為基礎開展各項工作。企業(yè)辦公室秘書在日常工作中要時刻保持一顆充滿活力與熱情的心，對于上級領導布置的工作任務要協(xié)同各個部門積極主動地去完成;對待那些來請示以及意見征詢的基層工作人員要以笑臉相迎，保證信息傳達的及時性與可靠性。只有企業(yè)辦公室秘書以“服務至上”的理念來開展工作，真正服務好領導人員與企業(yè)的日常工作，才可以將企業(yè)辦公室的中樞調(diào)節(jié)職能發(fā)揮到最大效用，進一步促進企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展。

（二）清晰的角色定位。當下企業(yè)辦公室秘書行政水平提高與發(fā)展的首要前提與基礎就是對自身的工作崗位有清晰明確的認知，并對自身的工作職責與工作角色進行定位。首先，企業(yè)辦公室行政秘書需要對自身的工作發(fā)展以及職業(yè)素養(yǎng)進行全面細致的思考與規(guī)劃，根據(jù)自身不同階段的發(fā)展情況為其制定具體而詳細的計劃。其次，企業(yè)辦公室的行政秘書還需要對自身的心理狀態(tài)、家庭情況等方面進行科學評估，了解現(xiàn)階段自身的職業(yè)技能與工作能力。最后，企業(yè)辦公室秘書還需要對現(xiàn)階段企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展狀態(tài)與運行情況進行了解，根據(jù)自身情況制定長期、中期、短期三種不同的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。

（三）提高自身工作能力。提高企業(yè)辦公室秘書行政工作水平的首要途徑就是要通過培訓來不斷提高自身的職業(yè)素養(yǎng)與工作技能。首先，辦公室秘書在選擇培訓機構時需要從工作能力、知識技能、思想行為等方面進行綜合考量，在學習秘書學的相關知識后對政治、經(jīng)濟、文化、法律等學科進行學習，為今后高效秘書工作的開展奠定堅實的基礎。其次，秘書作為一門需要負責諸多內(nèi)容的崗位，其不僅需要掌握多項現(xiàn)代化辦公技能，還需要綜合學習社交文化、公關禮儀、辦公程序等內(nèi)容，逐步提升自身行政工作素養(yǎng)，幫助上級領導解決諸多工作問題。

（四）提升文字功底。現(xiàn)代化企業(yè)辦公室秘書工作的最基本要求就是具備扎實的文字功底。因而，企業(yè)辦公室秘書文字功底的提高需要從以下幾個方面入手：首先，辦公室秘書在日常工作中要細心觀察寫作的特點與方式，對多樣的作品結構與格式進行全面透徹的分析，掌握與了解作品后將其轉(zhuǎn)化為自身的寫作素材。其次，企業(yè)辦公室秘書要做好充足的思想準備工作，在接到上級領導的寫作任務后要快速準備材料與素材，盡早完成上級領導交代的工作任務。

（五）提高技術素養(yǎng)。現(xiàn)階段隨著科學信息技術的進步與經(jīng)濟社會的發(fā)展，企業(yè)秘書原有的工作模式已經(jīng)遠遠不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)的實際發(fā)展訴求。因此，提高企業(yè)辦公室秘書的工作技術水平變得尤為重要。首先，企業(yè)在對辦公室秘書進行招聘時要將更多的關注點放在其職業(yè)素養(yǎng)與現(xiàn)代化工作水平層面，入職后還應該定期開展現(xiàn)代化技術水平培訓。其次，企業(yè)的相關領導人員還應該定期在內(nèi)部對秘書的電腦操作技術、電子郵件查收與發(fā)送、信息查閱等技能進行考核，對現(xiàn)代化辦公技術水平較高的秘書進行相應的獎勵與表揚，對于那些工作技能較低的人員進行處罰與批評，促使秘書在權責一致的條件下不斷提高自身的技術素養(yǎng)。

（六）提高創(chuàng)新思維。企業(yè)經(jīng)營模式的改革與創(chuàng)新，使企業(yè)對內(nèi)部工作人員有了更高的要求與標準。因而，企業(yè)辦公室秘書若想在競爭激烈的秘書行業(yè)占據(jù)一席之地并形成自身強有力的核心競爭力，必須要隨時代變遷不斷發(fā)展自身的創(chuàng)新性思維。例如：在企業(yè)內(nèi)部組織管理活動時，領導人員在給秘書安排征集活動時，應該在滿足領導意圖的基礎上融入創(chuàng)新性元素，為秘書今后的發(fā)展提供保障。

（七）提高政治素養(yǎng)。一名有廣闊發(fā)展前景的企業(yè)辦公室秘書必定是具有較高職業(yè)素養(yǎng)與政治素養(yǎng)的，因而為了提高辦公室秘書的實際工作水平，促進企業(yè)的長足發(fā)展，必須要不斷提高秘書人員的政治素養(yǎng)。首先，企業(yè)辦公室的秘書人員要根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展情況以及自身的實際工作狀態(tài)，樹立正確的就業(yè)觀與職業(yè)道德觀。其次，企業(yè)辦公室秘書還需要充分了解我國政治發(fā)展方向，并將其與企業(yè)實際發(fā)展進行有機融合，為企業(yè)今后的發(fā)展壯大提供堅實的理論基礎。綜上所述，在企業(yè)培訓中將秘書的道德素養(yǎng)與政治素養(yǎng)融入其中，借助相關管理制度提高其行政水平尤為重要。

三、結語

企業(yè)辦公室行政秘書的主要工作職責就是服務于上級領導人員以及內(nèi)部工作群體，這些工作都要求其具有較高的職業(yè)素養(yǎng)與工作水平。因此，在新形勢下，企業(yè)辦公室行政秘書應該隨著企業(yè)的發(fā)展不斷提升自身的工作水平，以自身專業(yè)技能的提升來促進企業(yè)的高效運轉(zhuǎn)與經(jīng)營。

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