如何結合辦公室日常辦文做好文書檔案管理工作

龔瓊瑛

【摘要】文書檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，既能指導現實工作，又能為查考歷史提供重要的憑據。作者結合自己的實際工作，首先指出辦公室日常辦文和文書檔案的聯系，再描述了文書檔案工作面臨的困境，并在加強文書檔案管理的對策中，重點從辦公室日常辦文的角度，闡述如何提高文書檔案管理效率。

【關鍵詞】辦公室;辦文;文書檔案管理

文書檔案管理是一個能夠直接反映單位檔案管理水平的工作，也是現代辦公室工作的重要組成部分。隨著信息化時代的到來，文書檔案的作用越來越大。但目前文書檔案管理工作仍存在一些問題，工作效率不高，因此需要結合辦公室日常的辦文工作，提高文書檔案工作的質量和效率，并加強檔案法律法規的宣傳，提高檔案意識。

一、辦公室日常辦文與文書檔案的聯系

文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂，即辦公室日常辦文中產生的具有保存價值的文件可歸檔為文書檔案。辦公室日常辦文與文書檔案具有相輔相成的關系。日常辦文可產生文書檔案，而文書檔案又可為日常辦文提供依據和參考。抓好日常辦文工作，有利于文書檔案的收集管理，也有利于檔案質量的提高。

二、事業單位文書檔案工作困境

（一）檔案意識薄弱。近幾年，隨著檔案法律法規的各項宣傳，單位職工的檔案意識有所加強，但仍存在著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的情況。比如落實三納入、四同步制度不到位，做項目忙起來時沒有同步將文件規范整理歸檔，存在文件歸檔不齊全的風險;缺乏將外出開會時帶回的文件等拿到辦公室辦文的意識，辦文的缺失導致了檔案收集齊全方面的困難等等;這些都是由檔案意識的薄弱所引起的。

（二）檔案人員專業水平提高難。辦公室工作忙碌繁雜，很多單位都是檔案人員身兼數職，既要處理文電會務，又要做好文書檔案，在業務繁忙的時候檔案員簡直分身乏術，更沒有時間去鉆研檔案，對檔案管理心有余而力不足，而文書檔案又是一項慢工出細活的工作，故檔案人員專業水平的提高存在一定困難。

（三）辦文工作和檔案管理脫節。辦文過程包括文件的收集、登記、傳閱、催辦和承辦。文書檔案歸檔過程包括收集、整理、分類、裝訂、編碼、統計、入庫、檢索、編研和提供利用等。辦文過程和歸檔過程有重疊的環節，辦文中對文件的收集影響到歸檔時文件收集的完整程度，辦文的完整程度也影響到歸檔文件的質量。辦文和歸檔相互聯系，但在現實工作中，由于辦文人員檔案意識不強或因工作忙碌無暇顧及后續歸檔事宜等，辦公室日常辦文工作往往和文書檔案管理工作未有效銜接，降低了工作效率。

三、加強文書檔案管理的有效對策

（一）重視檔案工作，提升檔案人員專業素質。單位要重視檔案人員的培養，落實專項經費，為檔案工作的順利開展提供組織保障。建立健全單位檔案管理規章制度，完善檔案收集、整理、接收、保管、統計、利用等制度，使檔案管理規范化、制度化。

（二）加強部門協作，提高檔案意識。文書檔案不只來源于辦公室收文辦文，各部門在處理各項業務工作中產生的文件也是文書檔案的來源之一。檔案員要主動了解各部門的業務動向，加強檔案管理部門和其他部門之間的協調溝通，宣傳各項檔案法律法規，強化單位職工的檔案意識，并對各部門的文件歸檔工作進行指導，使需要歸檔的文件材料能得到順暢、完整的收集。

（三）優化日常辦文和文書檔案管理的銜接。1.提高辦公室日常辦文質量。辦公室日常辦理的文件是文書檔案的來源之一，文件質量的好壞關系著文書檔案的質量，辦公室日常辦文時要把好文件質量關。文件的紙張大小、格式要符合要求，同時要及時處理文件，保障文件的完整性。2.優化日常公文的分類存放。為了提高文書檔案收集歸檔的效率，平時辦文結束存放文件時，可以將文件按發文單位粗略分類存放，歸檔的文件在檔案盒中也可以按不同的發文單位來排列。既有利于平日找文件，也增加了后續歸檔的條理性。3.提高辦文人員的檔案意識，及時配對相應公文。在日常辦文時，辦公室人員要做好文件登記工作，來源和去向都要及時記錄。辦結文件時，將文件收集齊全，并有意識地將描述同一件事的文件配對放好，為之后的歸檔工作做好準備，提高效率。

四、結束語

本文探討了辦公室日常辦文和文書檔案管理工作的聯系，對事業單位文書檔案的現狀和困境進行了闡述，并結合工作實際，針對問題提出了三點有效對策，目的是讓事業單位辦公室人員在日常工作中重視檔案管理，提高自身專業水平的同時，指導其他部門做好檔案工作。強調在辦公室日常辦文工作中，要結合歸檔工作，做好文書檔案的收集和分類，提高文書檔案管理工作效率，推動事業單位檔案管理水平的穩步提升。

【參考文獻】

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