土地整治檔案管理現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)分析

王淑娟

【摘要】本文針對(duì)土地整治檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，明確當(dāng)前我國(guó)土地整治檔案管理的狀況，指出其中存在的問題，并由此提出相應(yīng)問題的應(yīng)對(duì)策略。希望通過本文的論述，能夠給相關(guān)研究提供參考。

【關(guān)鍵詞】土地整治;土地整治檔案;檔案管理工作

土地整治檔案形成于國(guó)家土地整治項(xiàng)目建設(shè)初期，從項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目建設(shè)的可行性分析、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)、項(xiàng)目工程招投標(biāo)、工程項(xiàng)目施工、工程項(xiàng)目預(yù)算審計(jì)、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等。經(jīng)由多個(gè)環(huán)節(jié)，最終形成文字、圖像、圖表、照片、影像等多種真實(shí)的記錄材料。通過對(duì)這些檔案材料的分析，能夠非常準(zhǔn)確真實(shí)地掌握土地整治項(xiàng)目的情況，充分了解整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的過程，同時(shí)也是辨別工程質(zhì)量水平和項(xiàng)目驗(yàn)收工作的主要依據(jù)。因此，在我國(guó)的土地整治工作當(dāng)中，積累了數(shù)量龐大的整治工作記錄，由此所形成的檔案數(shù)量繁多、種類多樣。因此這就必須做好土地整治檔案的管理工作，具體從檔案的分類、歸納、整理、運(yùn)用、保存及信息化轉(zhuǎn)變等多個(gè)步驟實(shí)現(xiàn)。發(fā)展至今，土地整治檔案管理工作，已成為土地整治當(dāng)中的重要工作。

一、我國(guó)土地整治檔案管理現(xiàn)狀

（一）土地整治檔案管理模式開始成形。當(dāng)前國(guó)內(nèi)多數(shù)土地整治單位開展了專門的土地整治檔案管理工作，其工作開展的模式化轉(zhuǎn)變，主要表現(xiàn)為檔案管理工作由專門的職能部門負(fù)責(zé)，土地整治項(xiàng)目的材料則由專門的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集，同時(shí)需維護(hù)好土地整治項(xiàng)目材料的質(zhì)量，做好日常的監(jiān)督管理工作。通常土地整治項(xiàng)目的實(shí)施單位即可認(rèn)定為檔案歸檔管理部門，該部門專門負(fù)責(zé)開展材料歸檔、收集與移交等工作內(nèi)容。為符合當(dāng)前國(guó)家土地整治項(xiàng)目的發(fā)展要求，針對(duì)部分單位提出了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化要求，也即是制度、專人、庫(kù)房及實(shí)體這四項(xiàng)具體化的標(biāo)準(zhǔn)。

（二）土地整治檔案管理趨于規(guī)范化。當(dāng)前絕大多數(shù)土地整治單位，針對(duì)檔案管理制定了相應(yīng)的檔案管理制度，充分明確了檔案管理的基礎(chǔ)工作要求，切實(shí)為檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展提供了制度保障。同時(shí)，也有部門管理單位還為此專門制定了檔案人員的崗位責(zé)任管理制度，并將其直接納入單位崗位責(zé)任考核當(dāng)中。如今內(nèi)部設(shè)定的相關(guān)檔案管理人員已經(jīng)基本能夠做好檔案的整理、管理工作，從而由此保證土地整治檔案能夠發(fā)揮良好的使用價(jià)值。

（三）聲像土地整治檔案工作同步進(jìn)行。當(dāng)前我國(guó)各個(gè)地區(qū)的土地整治單位大都嚴(yán)格依照土地整治項(xiàng)目的統(tǒng)一名稱，并結(jié)合項(xiàng)目的類型來展開分類，由此促使絕大多數(shù)檔案的歸類工作趨于規(guī)范化。隨著土地整治檔案運(yùn)用的規(guī)范化轉(zhuǎn)變，檔案本身的利用率變得越來越高，多數(shù)用于查考、審計(jì)及相關(guān)研究工作。隨著技術(shù)的進(jìn)步，土地整治檔案管理開始實(shí)行信息化轉(zhuǎn)變，聲像檔案類型開始出現(xiàn)，由此儲(chǔ)存了大量完整的音像檔案資料，并被廣泛運(yùn)用到宣傳工作當(dāng)中。

二、當(dāng)前土地整治檔案管理存在的問題

（一）土地整治檔案管理體系不完善。主要表現(xiàn)為土地整治檔案的區(qū)域共享機(jī)制并未真正形成，其中少部分單位內(nèi)檔案管理工作并未真正滲透到具體的單位部門當(dāng)中，導(dǎo)致檔案管理網(wǎng)絡(luò)無法全面覆蓋，其管理職能無法真正落實(shí)與實(shí)現(xiàn)。土地整治檔案管理本身是一種要求專業(yè)、系統(tǒng)化的工作類型，相關(guān)從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)真正具備相應(yīng)的責(zé)任意識(shí)，并真正掌握相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，這樣才能切實(shí)保證檔案管理工作的質(zhì)量水平。然而，當(dāng)前土地整治檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)、人員兼職狀態(tài)普遍，其中多數(shù)人員專業(yè)素質(zhì)水平明顯不足，人員大都未接受過專業(yè)培訓(xùn)。再加上土地整治檔案的制度缺失，致使管理的方法與標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不足。具體表現(xiàn)為：1.內(nèi)部缺乏統(tǒng)一化的土地整治檔案分類歸檔辦法，主要在歸檔管理上缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)性意見明顯缺少。2.所制定的檔案管理制度未獲得有效執(zhí)行，部分單位對(duì)此存在理解上的偏差，致使歸檔標(biāo)準(zhǔn)與管理方式不夠統(tǒng)一。

（二）檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)不足。隨著土地整治檔案儲(chǔ)存量的不斷增加，檔案保存的庫(kù)房趨于緊張，硬件設(shè)施建設(shè)不符合要求的情況在多數(shù)土地整治單位當(dāng)中普遍存在，同時(shí)也成為制約和影響土地整治檔案管理工作的主要問題。近幾年，土地整治檔案材料數(shù)量呈現(xiàn)出一種不斷增長(zhǎng)的趨勢(shì)，對(duì)于檔案儲(chǔ)存管理的期限要求隨之延長(zhǎng)。因此，建立專門的檔案儲(chǔ)存庫(kù)房，引進(jìn)專業(yè)的管理設(shè)備成為土地整治檔案管理的發(fā)展必然。而結(jié)合當(dāng)前情況來分析，多數(shù)土地整治單位并未設(shè)立專門儲(chǔ)存檔案的庫(kù)房，因此，此類檔案材料難以符合“八防”的要求。

（三）檔案管理信息化滯后。檔案信息化轉(zhuǎn)變是切實(shí)提高管理效率，進(jìn)行檔案資源整合的重要方法和手段。結(jié)合當(dāng)前土地整治檔案來看，通常因?yàn)樾畔⒒瘲l件配置不足、各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一以及信息化工作較為復(fù)雜等原因，很容易導(dǎo)致土地整治單位檔案信息化程度偏低、發(fā)展趨于緩慢的情況。如今隨著我國(guó)電子信息技術(shù)的發(fā)展和推廣，由此產(chǎn)生了大量的電子檔案，相關(guān)部門可直接借助辦公、制圖及數(shù)據(jù)軟件來開展工作，此類軟件用于管理一些特殊的檔案，像土地勘察及項(xiàng)目會(huì)議記錄的長(zhǎng)期保存，都將起到良好的管理效果。

三、我國(guó)土地整治檔案管理問題的應(yīng)對(duì)策略

（一）構(gòu)建完善、規(guī)范的檔案管理體系。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的建設(shè)，具體需要做到以下幾點(diǎn)：1.構(gòu)建完善的檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，具體可借助強(qiáng)化系統(tǒng)各級(jí)工作聯(lián)系、將工作網(wǎng)絡(luò)直接延伸至基層的專、兼職檔案管理人員方面，由此將其納入全國(guó)范圍的土地整治檔案管理網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中。通過這種方式必然能夠有效完善土地整治單位當(dāng)中各個(gè)部門檔案聯(lián)系，并由此形成一種內(nèi)部聯(lián)通的組織網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)相應(yīng)的檔案管理收集職能應(yīng)當(dāng)明確到科室和個(gè)人，由此來為檔案工作人員營(yíng)造出良好的氛圍，奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。2.由此建立統(tǒng)一化的土地整治檔案管理規(guī)范，要求仔細(xì)整合各個(gè)地區(qū)內(nèi)現(xiàn)行的多種土地整治檔案管理制度及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以此來促進(jìn)土地整治檔案管理的規(guī)范化轉(zhuǎn)變。3.強(qiáng)化土地整治檔案的硬件建設(shè)，要求在此基礎(chǔ)上開展良好的土地整治檔案庫(kù)建設(shè)工作，并積極主動(dòng)聯(lián)系檔案部門進(jìn)行檔案材料的轉(zhuǎn)移，由此來緩解檔案管理庫(kù)房緊張、條件不足的矛盾，切實(shí)提升土地整治檔案管理的質(zhì)量水平。4.強(qiáng)化土地整治檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，具體要求落實(shí)檔案人員的編制工作，以穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍為目標(biāo)，以此來保證檔案管理工作的穩(wěn)定性和延續(xù)性，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)工作能力水平。

（二）大力推進(jìn)土地整治檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變。當(dāng)前強(qiáng)化推進(jìn)土地整治檔案管理數(shù)字化、電子化的轉(zhuǎn)變，是新形勢(shì)下檔案管理工作的新要求。因此，要求各個(gè)地區(qū)應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況，在此基礎(chǔ)上配置全新的信息化設(shè)備，以此來大力推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)軟件的運(yùn)用，最終切實(shí)提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理目標(biāo)。具體需要做到以下幾點(diǎn)：1.培訓(xùn)信息化檔案管理人才，主要要求從事土地整治檔案管理的工作人員必須具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)水平。其應(yīng)當(dāng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，充分掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，由此成長(zhǎng)為全面的復(fù)合型人才，只有這樣才能真正跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。因此，這就必須強(qiáng)化培訓(xùn)工作力度，不斷提高管理人員專業(yè)知識(shí)水平，由此才能保證信息建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。2.開發(fā)及引進(jìn)先進(jìn)性的檔案管理軟件，通常檔案的信息化管理也即是對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用，要求國(guó)土資源部門應(yīng)引進(jìn)和開發(fā)全新的軟件，由此設(shè)計(jì)出真正符合土地整治檔案管理的軟件。所設(shè)計(jì)的軟件，要求不僅能夠切實(shí)提升工作效率水平，同時(shí)應(yīng)當(dāng)由此形成專業(yè)化的土地整治檔案管理系統(tǒng)，從而真正促使土地整治檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的轉(zhuǎn)變。

四、結(jié)語

綜上所述，近年來，我國(guó)的土地整治檔案管理模式開始成形，檔案管理工作的開展趨于規(guī)范化，不同土地整治檔案工作也隨之同步進(jìn)行。然而土地整治檔案管理工作在實(shí)際發(fā)展當(dāng)中，仍然存在管理體系不完善、管理硬件設(shè)施建設(shè)不足及檔案管理信息化滯后等問題，為此就必須構(gòu)建完善、規(guī)范的檔案管理體系、大力推進(jìn)土地整治檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變，這樣才能切實(shí)提升土地整治檔案管理的質(zhì)量及水平。

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