推行施工圖紙電子文件借閱遇到的問(wèn)題及對(duì)策

劉崇洋

【摘要】隨著圖紙掃描技術(shù)的不斷發(fā)展，施工圖紙可以很容易地轉(zhuǎn)化為電子文件，這樣設(shè)計(jì)人員就不用借閱紙質(zhì)藍(lán)圖了，在辦公室通過(guò)電腦就可以查詢利用施工圖電子文件，節(jié)省了大量的時(shí)間，提高了工作效率。目前很多設(shè)計(jì)院將圖紙掃描成電子文件。本文以中冶焦耐為例，闡述了中冶焦耐施工圖紙電子文件借閱的實(shí)施流程，分析其推行電子文件借閱過(guò)程中遇到的問(wèn)題，并提出了針對(duì)性的解決對(duì)策，具有一定的借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】電子文件借閱;流程;問(wèn)題;對(duì)策

對(duì)于設(shè)計(jì)院而言，施工圖紙是一筆非常寶貴的財(cái)富，它凝聚了幾代人的心血，是一個(gè)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力和綜合實(shí)力的體現(xiàn)。在很長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)，施工圖紙都是以紙質(zhì)文件的形式呈現(xiàn)的，中冶焦耐也不例外。中冶焦耐的施工圖紙主要有兩種，分別是白圖和藍(lán)圖，其中利用率最高的要屬藍(lán)圖了，主要原因是藍(lán)圖可以折疊，查詢利用起來(lái)非常方便。因此，中冶焦耐的設(shè)計(jì)人在查詢利用施工圖紙時(shí)，主要以藍(lán)圖為主。隨著圖紙掃描信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得施工圖紙可以轉(zhuǎn)化為施工圖電子文件（TIF掃描文件），這樣設(shè)計(jì)人員就不用借閱紙質(zhì)藍(lán)圖了，可以直接查詢利用施工圖電子文件（TIF掃描文件）。這樣設(shè)計(jì)人員只需要在辦公室通過(guò)電腦操作就可以查詢利用施工圖電子文件，不需要借閱和歸還藍(lán)圖了，節(jié)省了大量的時(shí)間，提高了工作效率。

一、施工圖紙電子文件借閱實(shí)施流程

（一）前期準(zhǔn)備。經(jīng)過(guò)幾年的檔案資源建設(shè)和積累，將庫(kù)存的全部白圖掃描成電子文件（TIF掃描文件），然后在ECM系統(tǒng)中添加了施工圖電子文件借閱模塊，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的在線測(cè)試、調(diào)整，最終具備了通過(guò)ECM系統(tǒng)，面向?qū)I(yè)設(shè)計(jì)室人員提供施工圖電子檔案（DWG等源文件，或TIF掃描文件）瀏覽查閱的條件。最終在ECM系統(tǒng)正式上線運(yùn)行，以實(shí)現(xiàn)逐步替代藍(lán)圖借閱，提高設(shè)計(jì)人員工作效率的目的。當(dāng)然在電子文件借閱推行的前期，依然面向各部門提供紙質(zhì)藍(lán)圖借閱服務(wù)。

（二）電子文件借閱所能提供的功能。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)ECM系統(tǒng)向?qū)I(yè)設(shè)計(jì)室提供以下幾個(gè)功能：1.網(wǎng)絡(luò)查詢施工圖檔案套圖信息。2.預(yù)覽、查看所需要的施工圖文件（掃描文件或源文件）。3.下載、利用所需要的施工圖文件（源文件）。

（三）電子文件借閱流程概述。考慮文件的密級(jí)屬性。中冶焦耐將施工圖電子文件分為密級(jí)電子檔案和非密級(jí)的電子檔案。此外，在電子文件查詢利用這一塊，專業(yè)設(shè)計(jì)人員查閱預(yù)覽非本專業(yè)非密級(jí)的電子檔案和查詢利用密級(jí)電子檔案的審批流程相同。1.中冶焦耐本部門專業(yè)設(shè)計(jì)人員查閱預(yù)覽本專業(yè)非密級(jí)的電子檔案，不需要審批，可在ECM系統(tǒng)直接預(yù)覽。2.專業(yè)設(shè)計(jì)人員查閱預(yù)覽非本專業(yè)電子檔案或密級(jí)電子檔案（含本專業(yè)密級(jí)檔案），以及取得下載權(quán)限，其借閱過(guò)程主要包括：借閱人提出申請(qǐng);審批人審批同意;檔案管理員授權(quán);借閱人利用檔案。

通過(guò)上述流程后，借閱人在特定時(shí)間期限內(nèi)，具有了對(duì)所借電子檔案的瀏覽查看權(quán)限，可以在工作崗位上對(duì)電子檔案進(jìn)行瀏覽查閱。

二、推行施工圖紙電子文件借閱遇到的問(wèn)題

（一）電子文件的利用率并沒(méi)有達(dá)到預(yù)期。由于絕大多數(shù)設(shè)計(jì)人員這些年已經(jīng)習(xí)慣了查詢利用紙質(zhì)藍(lán)圖，突然間推行電子文件借閱使得他們非常不適應(yīng)，尤其是老員工，他們還存在視力等各方面問(wèn)題，再加上對(duì)新鮮事物的接受能力較差，不太會(huì)利用ECM系統(tǒng)查詢利用電子文件，導(dǎo)致他們對(duì)電子文件借閱比較抵觸，他們寧可借閱紙質(zhì)藍(lán)圖也不去使用電子文件。總之，電子文件的利用率并沒(méi)有達(dá)到預(yù)期。

（二）ECM系統(tǒng)不健全。電子文件網(wǎng)上借閱先在測(cè)試環(huán)境下進(jìn)行，然后在正式環(huán)境測(cè)試。由于測(cè)試的過(guò)程中有一部分功能沒(méi)有考慮到，導(dǎo)致在使用ECM系統(tǒng)推行電子文件借閱的前期遇到一些問(wèn)題，例如，部分設(shè)計(jì)人員借閱不了電子文件、部分電子文件無(wú)法借閱、設(shè)計(jì)人員無(wú)法直接查詢利用本部門的電子文件等等，一定程度上影響了電子文件網(wǎng)上借閱的推進(jìn)。

三、推行施工圖紙電子文件借閱的解決對(duì)策

（一）加大電子文件借閱的推行力度。針對(duì)電子文件的利用率并沒(méi)有達(dá)到預(yù)期這個(gè)問(wèn)題，我們采取的措施是加大電子文件的推行力度。首先，在公司OA網(wǎng)站、論壇、藍(lán)圖借閱室等多種場(chǎng)合、采取多種途徑將電子文件借閱的目的、詳細(xì)操作說(shuō)明、聯(lián)系對(duì)接人員等信息予以公布，加大電子文件借閱的宣傳力度，解決大部分設(shè)計(jì)人員的后顧之憂。其次，針對(duì)設(shè)計(jì)人員，尤其老員工對(duì)電子文件借閱不適應(yīng)等問(wèn)題，一定要通過(guò)電話、面談等多種途徑向他們耐心、詳細(xì)解答電子文件查詢利用遇到的問(wèn)題，讓他們嘗到電子文件查詢利用的便捷性、高效性的甜頭，了卻他們的后顧之憂。

（二）不斷完善電子文件借閱系統(tǒng)。針對(duì)ECM系統(tǒng)不健全這個(gè)問(wèn)題，電子文件借閱的負(fù)責(zé)人員應(yīng)該與ECM系統(tǒng)供應(yīng)商聯(lián)系，逐一解決電子文件查詢利用過(guò)程中遇到的部分設(shè)計(jì)人員借閱不了電子文件、部分電子文件無(wú)法借閱、無(wú)法直接查詢利用本部門的電子文件等問(wèn)題，并且不斷完善電子文件借閱系統(tǒng)，不斷提升其便捷性、高效性。

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