企業信息化檔案管理與利用存在的問題及對策

張晶

【摘要】目前企業辦公自動化、網絡化逐漸完善，許多日常工作直接在計算機和網絡上辦理，產生了大量的電子文件。筆者結合本企業實際工作，對文件流轉過程及紙質檔案的對應工作中出現的問題提出解決對策，并提出了企業檔案應順應信息化網絡時代發展的潮流，使檔案管理部門從封閉走向開放，對企業檔案實現信息資源的合理配置、科學管理，真正實現檔案資源共享，為企業和用戶提供高效、便捷的服務。

【關鍵詞】企業檔案;數字化;電子文件;信息化;問題與對策

隨著信息網絡時代的快速發展，智能化、自動化、信息化電子辦公已成為人們重要的工具，很多辦公軟件的應用使工作方便快捷，網絡帶來的一些新技術、新方法、新理念在企業檔案管理工作中的運用，企業檔案的傳統功能也相應發生變革，此時電子文件也在大量產生，紙質檔案的中心地位已經減弱，目前文件、圖像、聲音等在內的電子文件檔案的數量也正在迅速增加。既要將紙質檔案完整歸檔，也要將電子文件上傳數據庫，如何將電子文件正確處理、收集、歸檔等，已成為檔案工作的一個主要工作，也是當下最為棘手的問題。

一、電子檔案的歸檔存在的問題

隨著科學技術的飛速發展，檔案館存儲信息的載體也發生了變化，紙質檔案一統天下的格局已被電子文件、數據庫、云盤等高科技的檔案載體所打破，在紙質文件形成的同時，也產生了大量的電子文件形成的檔案信息。由于檔案實體與信息的并存，檔案館在加強檔案物質形態管理的同時，對檔案信息的管理將同步進行，形成文檔一體化的管理模式。當今很多人對電子檔案和紙質檔案有兩個極端問題，一部分人認為有了電子文件就沒有必要保存紙質文件，通過電腦上的檢索、查詢、利用遠比傳統查詢快捷與便利，不重視文件的存儲備份，不保留紙質文檔，提倡無紙化辦公;還有一部分人認為對所產生的電子文件打印、備份并且占用了巨大的物理空間來存放，認為沒有必要保存電子檔案，致使電子檔案的優勢不能得到好的發揮。

二、電子檔案與紙質檔案的應對對策

為了拓展企業檔案館信息服務中心的功能，加大檔案信息資源的管理力度是目前集團公司檔案館的重要任務。我們應結合企業檔案工作的總體任務，關注企業的重點工作，依法定期將各部門、各單位的各種類型檔案接收進館（室），擴大資源范圍，豐富館藏內容，優化館藏檔案結構，增強檔案館的信息服務能力。

檔案人員提前介入到集團公司各部門的工作中，對企業各部門形成電子文件的處理、鑒定、歸檔實行全過程監控和管理。各類電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證電子文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，確保電子文件內容的原始性、真實性和準確性。電子文件流轉結束后應隨時保存到指定的計算機硬盤上或檔案數據庫中（計算機應加密保護），與之相對應的紙質文件也要同時歸檔，實現實體和載體合二為一。

如何將兩者更好地歸檔保管？我們將集團公司檔案信息管理系統與OA辦公系統進行無縫對接升級，文件在有關部門流轉、辦理完畢后，由專（兼）職檔案員負責收集，經檔案館進行鑒定、篩選后，將有價值的信息直接轉入檔案信息化管理系統（服務器），再以光盤等形式備份存儲，同時要求紙質文件在次年的第一季度將文件交回檔案部門，進行檔案實體入庫保管。

對于在OA辦公自動化系統中直接生成的電子文件或經由網絡傳輸的電子文件，應由歸檔部門負責以紙質文件的形式輸出，加蓋公章后與電子文件同時歸檔。電子文件歸檔時，應注意對其載體和技術環境進行檢驗，確保載體的可讀性和無病毒性，在提供利用方面加印檔案水印，確保了電子文件的唯一性。

三、館藏檔案數字化工作的問題及對策

由于傳統館藏是以紙質檔案為主，這種檔案信息不適合信息時代的數字化管理及信息的網絡傳輸，我們必須將這些傳統館藏數字化，將館藏的各種文字材料、聲音信息、視頻信息等實現數字化轉換和處理。這項工程龐大，先解決思想認識問題的基礎上，研究和制定出實現檔案信息數字化的政策和發展戰略，同時需要投入大量的人力、物力、財力，在具體實施之前必須明確哪些館藏檔案需要進行數字化，我們不能盲目地將所有館藏檔案制成電子副本，造成不必要的浪費。

首先，優先選擇珍貴館藏檔案進行數字化，以便提供利用數字化副本，保護珍貴的檔案原件。再選擇利用率較高的館藏檔案進行數字化，以提高檔案的利用價值，實用性要從總需求的高度來考慮。優先選擇公開的館藏檔案進行數字化，以提高檔案的共享程度，適當考慮非密級的館藏檔案的數字化。最后優先選擇可開放的、有特色的館藏檔案進行數字化，創立自己的企業文化，提供特色服務。同時在實施數字化工作時參照國家檔案局頒布的相應的法規，制定出檔案數字化操作規范，確保工作規范、有序。

四、結論

本文通過對電子文件載體與實物檔案想結合的探討，同時對本企業檔案館的實際工作，對網絡時期檔案的綜合利用提出了全新的見解，我們應該充分利用信息技術、網絡技術，不斷提高自身的能力以此促進檔案利用工作的發展，企業數字化建設為今后實現智慧化檔案館的建設奠定了基礎。

【參考文獻】

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