機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題

王榮芬

【摘要】近些年機關(guān)單位建設(shè)進度不斷加快，這也間接提高了機關(guān)單位管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用價值。為了更好地提高機關(guān)單位管理信息化效益，本文詳細分析了機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題，希望可以為相關(guān)工作提供幫助。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化建設(shè);機關(guān)單位管理;檔案室管理

檔案室是機關(guān)單位的行政管理、科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)與基礎(chǔ)建設(shè)等工作中所形成的記錄資料，資料類型比較豐富，包含文字、材料、圖片等多種資料，所具備的社會價值、經(jīng)濟價值都比較高。強化檔案室管理是優(yōu)化檔案室管理工作實效性的關(guān)鍵，不僅有利于提升行政管理工作的效率與質(zhì)量，同時對于機關(guān)單位的長遠性發(fā)展也有明顯的推動作用。對此，探討機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題具備顯著現(xiàn)實意義。

一、檔案室管理中所存在的問題

（一）重視度較低。當(dāng)前機關(guān)工作人員對于檔案管理工作的參與意識都比較低，檔案管理重視度比較差，在檔案利用率方面的表現(xiàn)并不理想，其主要是以檔案管理意識淡薄，注重實際工作而忽略檔案工作，特別是領(lǐng)導(dǎo)人員無法意識到檔案管理工作對于本單位長期發(fā)展的意義與價值，導(dǎo)致許多部門也逐漸忽略檔案管理工作，最終導(dǎo)致檔案管理工作流失于形。在管理制度方面，仍然是采取計劃性管理為主，沒有將檔案管理工作放在相應(yīng)位置上，導(dǎo)致信息資源的開發(fā)力度不足，檔案利用率比較低。

（二）管理機制不完善。當(dāng)前大多數(shù)單位都是由辦公室負責(zé)綜合性檔案管理工作，其任務(wù)不僅涉及到檔案的管理，還涉及到管理文書、科研、人事、會計、聲像等內(nèi)容，這也導(dǎo)致辦公室所負責(zé)的任務(wù)繁重，一方面導(dǎo)致工作人員無法保障檔案管理工作的實效性，管理工作的效率與質(zhì)量無法滿足實際管理需求。另一方面沒有專職于檔案管理的人員，缺乏專業(yè)的職能部門負責(zé)檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作的價值無法得到體現(xiàn)。

（三）隊伍素質(zhì)較低。因為檔案管理工作存在內(nèi)容單一、作用特殊的特點，導(dǎo)致許多人員都認為檔案管理工作是任何人員都可以勝任的，從而形成人員兼職的現(xiàn)象，實際工作中缺乏檔案工作方面的專業(yè)性人才。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平、全面性知識水平、知識結(jié)構(gòu)斷層以及計算機網(wǎng)絡(luò)、外語言水平等普遍比較低，檔案管理人隊伍的梯隊不合理現(xiàn)象明顯，年齡偏大，對于現(xiàn)代化檔案管理工作的操作能力與意識比較差，無法保障檔案管理工作的高效率開展。

二、機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)途徑

借助數(shù)字化建設(shè)時代之下的各種信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以有效的提升檔案室管理的作用，這也是提升機關(guān)單位管理軟實力的有效途徑之一，是滿足時代發(fā)展需求的一項重要舉措，同時也是推動和提高檔案室管理工作對于機關(guān)單位管理工作支持性的必然途徑。機關(guān)檔案室涉及量非常多，同時不同檔案室在信息內(nèi)容方面的差異也比較突出，這也就要求管理人員必須不斷的充實和完善自己，借助信息化技術(shù)的合理應(yīng)用來應(yīng)對不斷繁瑣化、復(fù)雜化的檔案室管理工作。下面提出幾點機關(guān)檔案室數(shù)字化建設(shè)途徑。

（一）提高檔案室管理意識。構(gòu)建完善的檔案室管理體系，并及時完善檔案室管理中相關(guān)的規(guī)章制度，集中化統(tǒng)一建設(shè)檔案室管理建設(shè)工作。為了更好的適應(yīng)檔案室現(xiàn)代化管理的實際需求，及時建設(shè)關(guān)于信息化的檔案室管理網(wǎng)絡(luò)，落實分工合作，要求不同崗位人員負責(zé)具體的管理工作，形成多級化檔案室管理結(jié)構(gòu)。伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案室管理必然會涉及到的信息化的管理，所以需要及時建設(shè)信息化的管理體系，建設(shè)檔案室管理信息化中心，并明確每一位人員的具體職能，將機關(guān)單位的不同檔案室實行統(tǒng)一性的管理與考核，促使檔案室管理和機關(guān)單位不同工作可以同步性的考核，從而提升檔案室管理實效性。

（二）提升檔案室管理人員的整體素質(zhì)。因為信息化技術(shù)和機關(guān)單位管理工作的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，不同地區(qū)、不同部門所涉及到的知識水平也在不斷的提高，不斷有新思想、新觀念滲入。對此，在數(shù)字化建設(shè)時代之下，機關(guān)單位有必要對檔案室管理人員給予相應(yīng)的培訓(xùn)和教育，尤其是在技術(shù)、理念等方面進行創(chuàng)新，借助定期培訓(xùn)的方式組織管理人員參與到信息化技術(shù)的應(yīng)用培訓(xùn)當(dāng)中，強化對新知識、新技能的培訓(xùn)，尤其是計算機知識與機關(guān)單位管理知識的學(xué)習(xí)，強化專業(yè)素質(zhì)與道德素養(yǎng)。借助對信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，掌握機關(guān)單位在檔案室管理工作方面的業(yè)務(wù)流程以及工作方式，同時學(xué)會在計算機中做好照片、文字等內(nèi)容的記錄與管理工作，從而提高檔案室管理工作價值。

三、結(jié)語

綜上所述，在數(shù)字化建設(shè)時代之下，信息技術(shù)不斷發(fā)展對于機關(guān)單位的檔案室管理工作進行優(yōu)化和改進的重要性非常明顯，這也成為工作中的重點。但是，當(dāng)前我國機關(guān)單位的檔案室管理工作實效性并不理想，信息化技術(shù)的應(yīng)用也受到局限，特別是在一些偏遠地區(qū)，管理方法的不到位導(dǎo)致管理工作效果非常落后。對此，在今后仍然需要不斷的加大信息化技術(shù)的普及和應(yīng)用，在檔案室管理工作中不斷滲透和創(chuàng)新信息化技術(shù)，從而為檔案室管理數(shù)字化建設(shè)及其工作成效提供有效幫助。

【參考文獻】

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