報社檔案數字化工作研究

許勇

【摘要】現階段，有關學術界對于檔案的定義尚未統一。一般來說，檔案是人們在進行社會活動過程中形成的具有保存價值的記錄形式。報社檔案在新聞宣傳、資政決策等多個方面具有較強的借鑒意義。基于此，本文對報社檔案數字化工作進行研究，從其發展現狀以及未來發展趨勢等方面展開具體分析，以此促進我國報社更好地發展。

【關鍵詞】報社;檔案數字化;工作

信息技術水平的提升，使得人們步入了“互聯網+”時代。新媒體的出現加速了傳統媒體之間的競爭，只有加強對檔案信息的使用才能夠在競爭中拔得頭籌。人們在信息使用方面的要求逐漸提升，傳統的方式無法滿足現代公眾需求，因此檔案管理者需要對其工作理念進行創新，發展數字化檔案，以此發揮出檔案的最大效用。

一、檔案數字化闡述

（一）檔案數字化的重要作用。檔案數字化是將傳統文字、聲音、圖形等檔案通過數字信號處理技術，以輸入、轉化等形式將其轉換成聲音、錄像、圖片等文件信息。計算機可以對數字編碼形式的檔案文件進行識別，再使用一定的信息技術將這些文件存儲到不同介質之中，這時人們就可以使用計算機的檢索功能快速查找到自己需要的檔案信息。報社進行檔案數字化工作是在網絡中建立起檔案數據庫，通過網絡平臺對檔案信息進行記錄與查詢，這不僅能夠減少編輯、記者等親自到檔案室查找檔案的時間，同時還打破了時空的限制，使其能夠隨時隨地通過手機或電腦查找出自己所需信息，從很大程度上看，檔案數字化賦予了報紙新聞更多的時效性。除此之外，發展電子檔案可以降低傳統紙質檔案在多次使用中產生的損害，對檔案原件起到了一定的保護作用。在2015年，我國福建省出臺了改進報社檔案的工作意見，要求加強檔案數字化的建設力度，各個報社單位要將數字化作為檔案改進工作的重點，并將此工作增添至信息化發展的規劃內，投入更多的經費，以此鼓勵報社檔案實現數字化工作，發展檔案多樣化公共服務功能，從而發揮出其最大效用，更好地服務于社會。此外，報社在發展數字化檔案時，要開發更多的檔案資源，做到資源共享;開發特色化數字產品，以此提升檔案信息的資源價值作用。

（二）檔案管理的不足。報社檔案既能夠表現出自身的發展歷程，又能夠反映出本地區以及全國的社會主義建設狀況，尤其是改革開放之后的社會變化。因為檔案室中的檔案存儲時間較長，其形態與內容較為復雜，所以傳統的檔案在管理上存在著一些不足。首先，傳統檔案管理的查詢效率較低，通過建立檔案數字化，借助計算機可以將多種檔案數據信息以模型的方式組織起來，能夠提高信息查詢與獲取的便捷性與準確性。其次，檔案管理較復雜。傳統檔案管理工作需要接收檔案，將檔案登記歸檔，同時要進行檔案借閱工作，工作內容較多，所以在對檔案進行統計與分類過程中易出現人為疏忽，進而造成一定損失。而實現數字化檔案管理，發揮其系統識別功能，不但會降低工作上的失誤，還能夠便于報社編研工作的進行，另外還可對檔案查閱者的權限進行設定，增強檔案安全性，避免出現檔案泄密事故。然后，從檔案保存上看，傳統的紙質檔案、錄像檔案等容易因時間長出現損毀、損傷問題，而檔案數字化建設，能夠增加檔案存儲空間，減少因時間問題導致檔案信息不全等問題的出現。最后，從信息共享上，傳統檔案共享起來較為麻煩，時間較長，而使用數字化檔案，人們可以實現信息實施共享。

（三）報紙檔案的屬性。第一，報紙檔案記錄了我國在政策上的變革，社會事業的發展，不僅能反映出人們的呼聲，還能夠增加群眾在生產生活上的信息決策力度。另外黨和政府可以通過報紙了解更多基層需要和政策實施成效，提高新聞思想價值、信息價值。第二，檔案信息共享有助于黨報的發展。利用報紙宣傳國家方針政策，能夠保持輿論導向的正確性。此外新聞檔案不僅有自身的報刊，同時還包含了國家政策導向、多個部門的規章制度，以及來信訪件等檔案。新聞出版時所寫的發展戰略及重要決議，要按照現已實行的政策與現狀進行編寫。將媒體稿庫與采編平臺進行有效融合，能夠加強新聞信息的存儲、再編研力度。第三，網絡技術是黨報檔案共享的保障。互聯網技術的發展，既為傳統報社帶來了一些挑戰，同時也為其提供了發展機遇。報社通過建設新聞資源平臺與網絡數據庫，將傳統紙質報道轉為電子形式并傳播到用戶手中，從某種程度上看，報社檔案數字化發展需要將網絡存儲作為主要依托。

二、報紙與數字的融合

現階段，從國家層面提出媒體要具備一定的互聯網思維，做好傳統媒體和新媒體的融合工作，在平臺、管理與內容上加強融合力度。檔案數字化建設不僅影響了媒體格局，同時也使新聞生產發生了變革。將二者融合，有利于擴大受眾范圍，保持新聞的真實性，通過公正的報道、理性的分析、文化價值的傳遞，可以將其轉變為我國重要的治國手段與資源。

媒體融合是時代發展的必然趨勢，從內容生產模式及流程中得以體現，使新聞工作者不再拘泥于新聞內容，而是可以按照實際狀況合理調整新聞內容，因此，要升級相關技術和結構，做好知識、技術與信息數據等方面的服務工作，加強技術與內容的融合力度。報社要在堅持高品質內容的同時，對平臺擴展建設予以高度重視，實現紙質媒體、電腦端與移動端之間的資源共享，從而促進媒體融合全面化。

三、報社檔案數字化建設

（一）要建立起報社檔案信息庫。增強檔案存儲、挖掘與開發的力度。加強報社多個部門與子報刊網站的聯系，共享信息資源。還要對子報刊進行整合，做好鏈接工作，這樣既能夠形成一定的規模效應，又便于讀者閱讀，形成聚合效應。通過建立用戶數據庫，將多個子報刊網絡進行整合，使報社多個部門網絡可以共同使用并分享資源。

（二）建立起報社云存儲平臺。歸整報社現存的寬帶資源與服務器，建設內部云計算中心，從而為媒體創新提供相應的虛擬服務器和數據庫，同時配以網絡安全服務，減少服務網重購問題與運行維護工作，減少投入成本，同時還可以和地方的媒體存儲平臺相連接，進行資源共享。

（三）要不斷創新。要在檔案信息庫與云存儲平臺的建設基礎上，對報社及新聞運作體制進行創新，打破傳統運作機制的束縛，對報社的工作流程、技術、團隊等多個環節進行整合與融合。

四、報社檔案數字化的發展趨勢

互聯網的發展，促進了信息傳播個性化發展，不論是傳統媒體，又或是新媒體，都是將傳統信息作為傳播的核心，從而為人們更好地提供信息服務。媒體融合能夠給予新聞內容新的內涵，因為報紙相對于新媒體來說，傳播速度較慢，若想在新媒體時代繼續生存，就要增加內容深度，以社會發展為主要核心，注重問題的解決、歷史和現代的碰撞。因為新聞具有時效性特征，所以提升宣傳速度及報道時間，并且及時收到信息反饋能夠促進報社更好地進行檔案數字化發展，報社能夠一次性采集更多的新聞信息，并使用多種媒介進行信息推送。

檔案既是信息傳播者又是終端用戶，所以對于紙質檔案來說要隨著技術的發展，借助信息技術的作用，滿足現代采編需求。對于報社檔案數字化建設來說，既要保持新聞所固有的信息價值，又要在信息存儲、篩選、組織等方面體現出其價值作用。保證報社檔案的本質，做好編研工作，從實物表象出發，提供多元化觀點、意見。借助網絡工具進行報社檔案數字化建設，不僅可以為社會大眾提供更便捷的新聞服務，還能夠增加新聞價值的深度。

五、結束語

綜上所述，報社檔案數字化建設不僅是時代發展的必然趨勢，同時也是報社實現可持續發展的方式之一。將傳統檔案向數字化方向發展，加強與新媒體的融合，創建數據庫與云存儲平臺，可以提高新聞內容的真實性與時效性，推動我國報社更好地發展。

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