信息時代檔案管理工作的創新

李爽

摘 要：信息時代下，檔案管理工作需要進一步創新，才能實現新發展，邁上新臺階。當下，守信息時代的影響，檔案管理工作的創新措施正在朝著智能化、集成化、多元化方向不斷發展，對各種現代化信息技術的應用方式也日趨成熟，據此，本文分析信息時代下檔案管理工作的創新措施，以期能為檔案管理工作在信息時代中實現質的飛躍提供幫助。

關鍵詞：信息時代 檔案管理工作 創新

隨著科學技術的發展，信息全球化進程不斷加快，為我國檔案管理工作的創新、發展提供了良好的外部環境與機會。目前，全球已全面進入信息化時代，為我國檔案管理工作的開展提供了更新更高的要求，要求檔案管理工作應全面建立信息化檔案管理工作模式且應不斷進行創新，這無疑是我國社會經濟實現穩定發展、檔案管理工作實現轉型升級的必經之路，對檔案管理工作效率的提升、對檔案管理各項資源的有效結合有推動作用，并有效降低了檔案管理工作投入的成本。因此信息化時代背景下，檔案管理工作如何實現創新發展，是擺在相關研究人員面前亟待解決的重要課題。

1.檔案管理信息化的重要優勢

1.1信息采集更便捷。在信息時代，檔案管理工作實現信息化發展與建設已經勢在必行，而信息化的檔案管理工作在采集信息方面，能夠有效利用計算機網絡的高效性和強大的交互性、共享性等重要優勢，用最短的時間搜集整理出海量的檔案信息，在有效保障檔案信息采集時效性的同時，進一步加快了信息的采集速度，為有效提升檔案管理效率奠定了良好基礎。

1.2檔案管理更高效。通過推動檔案管理信息化建設，在檔案管理工作當中積極運用包括電子計算機以及現代信息技術等，能夠將原本分散的檔案信息進行集中處理，而通過將不易保存和運輸的紙質版檔案匯總整理成電子檔案，并將其上傳至相關管理庫當中能夠實現對檔案信息的永久、妥善保存。尤其是在借助專業管理軟件下，使得檔案信息分析、處理速度更快，準確性更高，對于提升整體檔案管理水平具有積極意義。

2.信息時代背景下檔案管理的發展趨勢

2.1無紙化。在以往對檔案進行管理時，采取紙質方式，從檔案的建檔、存儲和使用的過程中，紙質檔案需要大量人力、物力和財力，并且檔案的存儲需要非常大的空間。隨著檔案信息的不斷增加，檔案存儲空間已經無法滿足，需要更多的檔案儲存室。在這樣的檔案管理工作中，檔案管理的成本比較大。在信息時代背景下，檔案以數據形式存在，不需要占據實際空間，也不需要太多的人進行管理。無紙化是檔案管理工作的趨勢之一。

2.2精細化。在檔案管理的過程中，其種類復雜繁多，在企事業單位的部門、個人等都有檔案，這些檔案整理時，依靠人力很容易混亂，雖然在檔案庫中進行分類，隨著檔案數量的增加，檔案的查詢和調動消耗更長的時間，影響檔案管理的效率。在信息時代檔案管理中，根據其內部體系的不同設置相應的分支，逐層設置子分子，讓檔案信息更加容易查找和管理。

2.3實時化。在新的社會發展背景下，提高工作效率能夠增強競爭力，因此，檔案管理工作需要注重檔案管理效率的提高，符合時代發展的要求。在紙質檔案管理中，具有局限性，檔案的構建、存儲以及使用難以實時完成，需要比較長的時間，影響到檔案管理的效率。在信息化時代趨勢中，借助網絡管理平臺，實現信息的實時化傳輸，打破距離的限制，實現檔案管理的高效性。

3.信息化時代檔案管理工作的創新策略

3.1信息化檔案管理理念的創新。信息化檔案管理理念的創新，是檔案管理工作得到創新的重要前提，對檔案管理工作作出正確的思想指導，引領檔案管理工作向數字化、現代化、質量化的方向發展。在日常檔案管理工作開展過程之中，檔案管理工作人員應以科學發展觀作為檔案管理工作的指導思想，并對檔案信息化管理工作予以高度重視，這對信息化檔案管理工作質量的提升有著決定性的影響。同時，檔案管理工作人員應樹立創新意識，敢于研發，不斷促進管理理念與時俱進，切實提升檔案管理工作的實效性，為廣大群眾提供更加優質高效的服務。

3.2適當的減少紙質檔案。①重要的文獻資料采用“紙質 + 電子”形式保存。對于一些重要的文獻資料來說，因為其自身價值非常高，所以在選擇保存形式的時候就不能從“省錢”而是要從“安全”的角度去考慮，由于紙質檔案本身容易遭蟲蛀、水泡和火燒，并不安全，為保證這些文獻資料萬無一失，必須要采用“紙質+電子”的雙保險保存形式。②普通的檔案用電子形式保存。普通的檔案由于信息量大，應用范圍廣，如果僅依靠紙質文件保存，那無疑是費時費力費空間，所以對于這些檔案信息，可以采用純電子形式進行保存，如果有需要的時候可以打印出來形成紙質文件副本，至于文件中重要的簽章，可以使用電子簽章功能進行轉換和識別，避免出現章印、簽字受污的情況。

3.3構建檔案資源共享平臺。檔案管理中，加強各個部門之間的聯系，應當從縱向和橫向兩個層面開展。信息化時代背景下，社會資源和信息資源不斷增加，單一的部門難以完成檔案資源的管理，需要保證不同部門之間的聯系，促進不同部門之間檔案信息的共享，促進檔案管理體系的完善，搭建信息共享平臺，實現信息資源的共享。同時檔案管理人員需要對信息資源進行分類，對信息內容進行篩選，幫助使用人員找到使用的資料。其次，構建自動化電子檔案。在檔案管理工作中，注重信息化技術的利用，實現電子檔案的自動化管理，實現檔案信息的自動上傳和管理，提高電子檔案的利用效率。因此，在檔案管理的過程中，需要加強電子檔案的自動化管理措施，更好的實現檔案資源的上傳和收集，提高電子檔案的價值。第三，完善信息化網絡平臺。傳統的檔案管理工作中，在檔案的查詢和搜索中采取人工方式，需要大量的時間，給檔案管理工作帶來影響，難以滿足檔案管理工作的需求。因此，在檔案信息管理中，需要構建相應的信息化平臺，提高檔案管理服務質量。

3.4建立良性運行機制。在創新檔案管理工作的過程中，工作人員發揮著重要的作用。為了加強檔案管理制度，提高工作效率，還需要提升工作人員的素質。管理部門需要培養素質過硬的檔案管理隊伍，讓工作人員熱愛自己的事業，大膽創新，同時掌握檔案管理行業的發展規律，并定期對管理人員進行考核。建立完善的管理制度實現規范化服務的目的，充分調動工作人員對工作的積極性，發揮主觀能動性，走檔案工作的可持續發展路線。

結語

信息時代下，創新是檔案管理工作發展必須執行的一個要求。新形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，要求檔案管理工作做到與時俱進，不斷進行創新，確保在文化事業大繁榮的環境下不斷發展。信息時代在對檔案管理工作進行創新的同時，應切實維護好公眾的權益，盡可能滿足社會公眾對順利獲取檔案信息資源的需求。此外，應加大對檔案資源信息庫安全問題的重視，切實將檔案信息化建設與社會信息化建設結合起來，完善檔案管理的基礎設施建設，促進檔案管理信息化完善，真正實現檔案管理的信息化。

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