關于做好檔案管理信息化建設的思考與分析

劉常華

摘 要：隨著信息技術的發展與進步，越來越多的領域開始步入信息化建設之中，檔案管理工作亦是如此。檔案管理信息化建設有助于提高檔案管理工作效益，并進一步開發檔案信息的服務價值，在社會信息爆炸式增長的今天加快檔案管理信息化建設具有十分深遠的意義。本文就關于做好檔案管理信息化建設進行全面探討和分析，并結合自身工作經驗提出幾方面見解和措施，希望促進我國檔案管理水平的發展與提升。

關鍵詞：檔案管理 信息化建設

檔案管理作為一項重要的管理工作，對各行各業來講都具有十分重要的影響和作用，特別是我國行政事業單位及大型企業都離不開檔案管理所提供的信息服務。目前，在互聯網大數據的影響下，檔案信息量開始成倍增加，而傳統檔案管理模式無論在工作效率還是服務能力上都無法滿足時代發展需求，加快檔案管理信息化建設是提高檔案管理水平的迫切需求。然而當前我國檔案管理信息化建設仍存在一些不足，需要盡快落實和實現檔案管理的信息化轉變。

一、檔案信息化概述

檔案信息化是指采用數字信息技術將傳統紙質檔案轉化為數字信息形式，實現檔案的收集、管理與應用，并以此促進檔案管理服務水平的全面提升。檔案信息化是現代計算機技術快速發展帶來的影響與轉變，隨著社會運行節奏的逐步加快，傳統檔案管理模式在工作效率和服務質量上都難以滿足現代化工作需求，而檔案信息化轉變則是順應時代發展潮流，將檔案管理工作與計算機信息技術相融合，豐富了檔案信息的內容，使檔案信息收集、整理和存儲更加簡便，并通過計算機網絡技術實現檔案信息的傳輸、交換和共享。由此可見，檔案信息化是我國檔案管理工作的必然發展趨勢，同時對檔案管理工作質量和效率的全面提升具有十分積極地影響和作用。

二、檔案管理信息化建設的價值分析

2.1提高檔案管理的工作效益。傳統檔案管理模式以紙質檔案信息為基礎，需要投入大量人力資源進行檔案信息的收集與整理，工作效率十分低下。隨著時代的不斷發展，檔案信息生成數量也在成倍增加，與傳統檔案管理模式相比，信息化建設有助于快速完成海量檔案信息的有效整理和存儲，分類更加清晰、簡潔。與此同時，檔案管理信息化建設只需較少的工作人員便能完成工作要求，在一定程度上降低了檔案管理工作的成本投入，因此具有十分凸顯的應用價值。

2.2提高檔案管理的服務價值。檔案信息管理部門是一個信息服務機構，不僅負責重要事件的記錄、收集和整理，同時還要為后續工作提供必要的借鑒與指導服務，因此無論政府機構還是企業單位都十分重視檔案管理工作。現階段，在互聯網大數據快速發展的背景下，傳統紙質檔案信息無法做到快速有效的搜索與應用，影響了檔案信息服務的質量和效率。而檔案信息化則能夠通過關鍵信息搜索迅速查閱相關檔案內容，因此檔案管理必須實現信息化建設才能更好地促進服務價值的提升。

三、當前檔案管理信息化建設存在的問題與不足

雖然信息化建設給檔案管理工作帶來巨大轉變，但受傳統管理模式的束縛及客觀條件的制約，我國檔案管理信息化建設仍存在一定的問題和不足，限制了信息化檔案管理價值和作用的有效發揮。一方面，我國當前檔案管理從業者仍停留于傳統紙質檔案管理模式，管理理念有待轉變和創新，并且限制了信息化建設所需的資金投入。另一方面，由于信息化檔案管理屬于一種全新的管理模式，相關管理制度體系構建并未完善，特別是網絡環境的安全防護工作落實不到位，嚴重影響了檔案信息的保密性與安全性，這些都是檔案管理信息化建設亟待解決的問題。

四、做好檔案管理信息化建設的有效措施

4.1加強檔案管理信息化制度建設。為進一步推動檔案管理水平的發展提升，需要構建一套科學完善的檔案信息化管理模式，由此指導各項管理工作的穩定有序開展。首先，明確檔案管理信息化發展目標和要求，并結合相關法律法規制定一套相匹配的電子檔案管理規章制度，促進檔案管理信息化建設的規范化發展。其次，注重落實檔案管理責任制，并在此基礎上建立健全績效考核評價機制，加強檔案管理信息化建設的監管力度，由此保障檔案信息化工作盡快落實。

4.2加強檔案管理信息化資金投入。檔案管理信息化建設并非一蹴而就便能實現，而是一個逐漸轉變的過程，這期間需要給予大量資金支持。一方面，要實現檔案信息化轉變需要計算機信息技術的支撐，為此相關單位必須投入足夠資金采購計算機及相關錄入設備，特別是管理技術平臺的維護與創新，為檔案信息化建設奠定堅實的硬件基礎。另一方面，檔案管理信息化建設還要加大人力資源投入，特別是現代化計算機技術人才的應用，全面推動檔案管理信息化建設工作的高效開展。

4.3加強檔案管理信息化隊伍構建。管理人員作為實現檔案管理信息化建設的媒介，加強檔案管理信息化隊伍的構建具有十分重要的作用。首先，為滿足檔案信息化轉變的工作需求，對當前能力不足的管理人員進行專業技能培訓，使其數量掌握計算機信息技術及相關管理制度和方法，由此提高信息化檔案管理工作的質量。其次，還要注重信息技術高端管理人才的引進，將先進的管理理念和管理方法應用到實際工作中，推動檔案管理信息化建設工作的有效落實。

4.4加強檔案管理信息化安全防護。在檔案管理實現信息化轉變的同時，還要重點關注檔案存儲平臺網絡環境的安全，并采取積極有效的防護措施確保檔案信息不受攻擊與破壞。一方面，對電子檔案存儲平臺進行有效的系統防護，如防火墻設置及殺毒軟件等防護措施，實現網絡非法竊取與攻擊行為的有效保護，確保檔案資料安全穩定。另一方面，還要構建數據檔案安全管理制度，樹立管理人員保密意識，通過設置檔案存儲平臺登錄權限提高信息化檔案管理的安全性。

五、結論

綜上所述，檔案管理信息化建設是順應時代發展趨勢的必然選擇，因此必須全面提高信息化檔案管理工作的質量和水平。針對當前檔案管理信息化建設中存在的問題與不足，必須采取積極有效措施盡快實現檔案管理信息化轉變，進而在互聯網背景下發揮更高的信息服務價值。

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