如何加強文秘工作與文書檔案管理工作的一體化

薛艷飛

【摘要】基于對加強文秘工作與文書檔案管理工作一體化的研究，首先，對文秘工作與文書檔案管理工作一體化基本內容進行闡述。其次，分析文秘工作與文書檔案管理工作之間的關系。最后，為更好實現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化，給出明確管理意識、強化文書立卷工作、促進標準化建設等有效措施。

【關鍵詞】文秘工作;文書檔案;管理工作;企業(yè)

進入信息化時代，隨著我國企業(yè)管理日趨規(guī)范，行政管理、辦公室業(yè)務等各項工作也逐漸朝著規(guī)范化與標準化方向發(fā)展。所以，企業(yè)想要在激烈的市場競爭中更加穩(wěn)健發(fā)展，需要充分認識到文秘、檔案管理等行政工作對企業(yè)發(fā)展的重要作用，并給予一定的重視與關注。實現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化，可以有效提升企業(yè)管理質量與管理效率，促使企業(yè)更好更快發(fā)展。所以，本文對加強文秘工作與文書檔案管理工作一體化措施等內容進行相應闡述。

一、文秘工作與文書檔案管理工作一體化概述

在科學技術迅猛發(fā)展的大背景下，先進的網(wǎng)絡信息技術得到快速普及應用，為人們生活帶來極大便利，也為企業(yè)當中文秘工作與文書管理工作一體化提供了便利性、可行性與必然性。文秘工作與文書檔案管理工作一體化，通常情況下會被稱為文檔一體化。企業(yè)對先進計算機技術以及行政辦公管理系統(tǒng)等進行充分利用，將文秘工作與文書檔案管理工作進行有機結合，能夠有效推動文秘工作與文書檔案管理工作的一體化、智能化、現(xiàn)代化，進而能夠對公文資料的起草、審核、印發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)進行實時監(jiān)督，促使文書檔案資料真正實現(xiàn)一體化、標準化、規(guī)范化。

二、文秘工作與文書檔案管理工作的關系闡述

文秘工作與文書檔案管理工作，兩者之間在很大程度上是相互聯(lián)系的，但是同時也在一定程度上彼此獨立。文秘工作與文書檔案管理工作的對象都是公文。公文寫作是文秘工作的重要內容之一，是公文成文的前置條件。而檔案資料主要是從公文中收集提取并分類保存，所以，可以將文書檔案的管理視為公文發(fā)布以后的延續(xù)工作。由此可以看出，文秘工作與文書檔案管理工作兩者之間通過公文這一主體緊密聯(lián)系起來。如果想要保證文書檔案管理工作的順利展開，就需要從公文擬定、處理環(huán)節(jié)做出嚴格要求與規(guī)范。公文處理工作是做好文書檔案管理工作的基礎，也是關鍵。公文處理工作的好壞在很大程度上會對文書檔案管理工作造成一定影響，因此，公文處理工作的規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化的重點。在社會科學技術快速發(fā)展的背景下，企業(yè)檔案管理工作也逐漸朝著電子化、體系化方向發(fā)展。文檔一體化的管理模式主要是從文秘工作與文書檔案管理工作的大局著手，在公文生成、公文歸檔、公文檢索、公文查閱等各項工作中對現(xiàn)代辦公自動化技術等進行充分利用。如果想使檔案資料的真實性與準確性得到保障，同時發(fā)揮檔案最大價值，就需要企業(yè)各相關工作人員在進行檔案錄入與檔案輸出時，嚴格按照統(tǒng)一的標準流程展開。這樣做的好處在于，不僅可以提升工作效率、提高工作質量，還可以促使文秘工作與文書檔案管理工作向著規(guī)范化、標準化方向發(fā)展，促進企業(yè)行政管理更加科學有效。

三、加強文秘工作與文書檔案管理一體化的措施

（一）明確管理意識。要想實現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化發(fā)展，需要在企業(yè)實際運行中切實樹立并加強兩者之間一體化的管理意識。通過樹立一體化管理意識，可以保證文書檔案管理工作的順利展開。同時，文書檔案管理工作的工作流程也會得到進一步規(guī)范與完善。能夠簡化企業(yè)當中檔案管理的工作流程，避免重復工作，從而為企業(yè)節(jié)省更多成本。文秘工作是實現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化的基礎與關鍵，相關文秘工作人員需要加強文書檔案管理意識，要做好文書檔案各項基礎性、前期性工作，使文書檔案質量得到有效保障。具體可以從以下幾點展開：第一，公文紙張需要保證統(tǒng)一標準與規(guī)格，同時內容排版需要嚴格遵守國家相關規(guī)定，在進行裝訂工作時保證從左側進行。第二，需要對公文的審批權限以及簽發(fā)手續(xù)等進行嚴格檢查，除此之外，還需要對主送單位、公文標題、公文文種、保密程度等進行審核，保證各環(huán)節(jié)工作能夠符合標準。第三，文秘工作人員在公文草擬、公文定稿時，需要及時簽字、記錄，保證字跡清晰、清楚，為日后檢查與審核工作提供便利。

（二）強化文書立卷工作。在企業(yè)文書檔案管理工作中，文書立卷在其中占據(jù)重要位置。文書立卷工作能夠保證文書檔案的體系化與標準化，在文秘工作與檔案管理工作之間發(fā)揮著銜接作用。文書立卷工作既是文秘工作的最終一個環(huán)節(jié)，與此同時，也是文書檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)。因此，這一環(huán)節(jié)在文秘工作與文書檔案管理工作一體化中發(fā)揮的重要作用不言而喻。強化文書立卷工作，可以從以下幾點展開：一是經(jīng)常性對工作人員展開公文、檔案等相關法律法規(guī)方面的專業(yè)培訓，通過廣泛的學習、培訓，切實提高相關人員對文書立卷工作的重視，增強檔案意識，從而為做好此項工作奠定良好的基礎。二是強化文書立卷工作的規(guī)范化、智能化、日常化管理。現(xiàn)在很多企業(yè)開始使用電子檔案管理系統(tǒng)，這就要求相關人員不僅要對紙質公文檔案資料進行及時收集整理、統(tǒng)一裝訂、分類排列、編號裝盒，還要及時進行電子公文檔案資料的整理歸檔，同時要確保電子檔案與紙質檔案完整、準確、一致。三是持續(xù)強化并落實相關工作人員的崗位職責，做到文秘工作人員與文書檔案管理工作人員之間既相互幫助、互相協(xié)作，又分工明確、職責清晰，確保在展開文書立卷工作時，能夠嚴格按照工作程序展開，保證最終公文資料的真實性與準確性，為企業(yè)后續(xù)文書檔案管理工作提供保障。

（三）促進標準化建設。要想更好實現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化，需要進一步推動文秘工作與文書檔案管理工作標準化建設。文秘工作與文書檔案管理工作標準化建設需要嚴格按照國家相關規(guī)定展開，與此同時，需要因企制宜，結合企業(yè)文書檔案管理工作以及文秘工作的實際情況，加強對外部影響因素的分析與研究，構建統(tǒng)一標準。保證文秘工作與文書檔案管理工作一體化軟件的實用性與通用性，加強綜合管理工作。這樣可以在很大程度上實現(xiàn)文書資料與檔案管理之間的有效銜接，在企業(yè)當中實現(xiàn)資源共享，保證各項資源能夠充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢與作用，促進企業(yè)更好發(fā)展。除此之外，需要在企業(yè)內部針對文秘工作與文書檔案管理工作一體化構建管理體制，各工作人員之間需要加強交流與溝通。管理部門要針對文秘工作以及文書檔案管理工作加強監(jiān)督與管理，強化日常考核，促使相關人員在實現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化建設中積極主動作為，充分發(fā)揮自身作用。

四、結語

綜上所述，實現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化是增強企業(yè)行政管理、實現(xiàn)更好發(fā)展的必備條件。文秘工作與文書檔案管理工作一體化，是企業(yè)高質量發(fā)展的必然選擇。所以，企業(yè)領導者需要給予一體化工作高度的重視與關注，做好對相關人員的教育、引導、培訓工作，培養(yǎng)一批具備一體化意識、具有較強業(yè)務能力的工作人員，為推動企業(yè)在新時期的可持續(xù)發(fā)展做好智力保障工作。

【參考文獻】

[1]李玉梅.探究文書檔案管理的特點及創(chuàng)新途徑[J].理論觀察，2018（06）：161-163.

[2]陳麗薇.機關文秘人員素質與文書檔案管理[J].現(xiàn)代國企研究，2017（22）：138.

[3]劉暢.機關文秘人員素質與文書檔案管理[J].辦公室業(yè)務，2017（10）：59.

[4]李清華.文書檔案管理存在的問題及解決措施[J].蘭臺世界，2016（S1）：11.