辦公室文書檔案收集與歸檔工作研究

張成麗

【摘要】辦公室文書檔案收集與歸檔工作屬于企事業單位管理中的重要內容，可以為后續工作提供依據，做到有據可依，有據可查，這既是一種記錄和回憶，也是一種資源和信息，可以基于此進行相關策略的制定。但是，在實踐過程中，這一工作存在一定的問題，影響實際工作效果，具體表現為重視程度不夠、管理方法落后、管理制度不健全三個方面。下面筆者將結合檔案管理的理論知識和現狀，提出相應的問題解決對策，提高辦公室文書檔案收集與歸檔工作水平。

【關鍵詞】檔案管理;收集;歸檔

通常情況下，企事業單位檔案包括文件、通告、請示、批復、公告、通知、會議記錄、簡報、計劃、總結等等，種類繁雜，尤其是一些大型單位，有關方面檔案數量巨大，且需要長期保存，為實際管理工作帶來一定難度。但是，檔案可以為后續工作開展提供服務，因此，解決檔案管理工作中的問題勢在必行。在這一過程中，必須遵循檔案管理的相關規定，使用現代化手段，保證檔案管理全面、真實、安全，還要注重檔案管理的全過程化，有效落實管理工作，增強管理效果。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔依據

國家在辦公室文書檔案管理方面制定了相應的法律法規，且高校也設置了文書檔案搜集與管理方面的專業課，提升辦公室文書檔案管理質量。與此同時，在實踐過程中，為了減輕文書檔案管理帶來的工作壓力，國家在辦公室文書檔案管理方面，明確了需要歸檔的文件，確定了判斷標準，規避盲目歸檔帶來的管理壓力。具體的判定依據如下：

（一）文書檔案必須在辦理完畢之后才能搜集并歸檔。對于正處于辦理過程中的文書檔案需要及時查詢和出示，歸檔之后會為實際工作開展帶來麻煩，取閱不便，因此，無需歸檔。比如發文，只有在登記發出之后，才可以認定為辦理完畢，履行歸檔程序。具體歸檔過程中，需要將相關文件資料整理齊備，避免遺漏，按照要求歸檔保存。

（二）文書檔案需具有保存價值才需要歸檔保存。對于一些不存在保存價值的文書檔案無需歸檔，有關保存價值的判定，主要依據文書檔案是否對實際工作具有理論指導、實踐依據、行為印證、處理證據等方面的作用。對于一些臨時性文件、事務性文件以及一些與單位無關的文件，則無需歸檔。

（三）經過系統整理的文件。主要是指一些需要歸檔的文件，歸檔之前必須進行整理編目和規范立卷等處理，不能隨意歸檔保存，沒有進行處理的一些文件，不能被判定為檔案，只能以積存文件的“身份”保留。

總而言之，辦公室文書檔案只有滿足以上三條標準才能夠歸檔保存，如果不符合要求，無需進行歸檔管理。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔原則

辦公室文書檔案收集與管理應該遵循相應的原則，按照原則指導實踐管理工作。經過研究和總結，主要原則有以下幾點：

（一）規范性。所有需要歸檔留存的文書檔案需要按照檔案管理的要求進行整理，檔案的內容、編碼、類別、形式等都必須符合國家相關的法律法規，保證其價值性，避免一些檔案混亂、不真實、不全面等帶來的負面影響，從而使檔案失效，管理工作徒增辛苦。

（二）安全性。檔案管理工作必須做到安全可靠，保證檔案資料在取用時清晰、完整，做好存儲場所的防火、防盜、防潮等工作。

（三）真實性。辦公室文書檔案必須要體現真實性，對其進行歸檔前的處理，只是一種形式上的處理，是為了便于管理和查閱，對于相關的內容不允許隨意更改，否則將會失去檔案的本質價值。

（四）專業性。作為具體的文書檔案搜集與管理工作人員，應該掌握相關方面的專業知識，了解相關的法律法規，按照程序和規定執行具體管理職責，規避人為因素導致的檔案受損、丟失等情況發生。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作中的問題

（一）管理工作重視程度不夠。在實踐過程中，檔案收集與歸檔是為后續工作提供服務，屬于輔助性工作，對于工作業績影響較小，大多數企事業單位領導者認為這是一種成本支出，且并沒有明顯的實際收益，因此，對這一工作不夠重視，相關方面的人力、物力、財力等投入不足，致使檔案管理工作人員態度散漫，檔案管理過程存在漏洞。例如，曾經有新聞報道，某醫院一位后勤員工，將醫院檔案室的檔案作為廢紙，出售給廢品收購人員，牟取利益，為醫院帶來巨大損失和隱患。由此可見，檔案管理并沒有深入人心，領導和員工在這一過程中均負有一定責任，如果管理意識缺失，重視不夠，難以做到安全可靠。

（二）管理方法落后。文書檔案收集與歸檔管理工作需要有效的方法提高效率和質量，然而，在實踐過程中，一些企事業單位在有關方面的管理方法滯后，仍然采用的是分類、排列、編號、編目、裝盒等流程，具體由人工操作完成，質量和效率都相對低下。關于信息化技術、物聯網技術等使用較少，尤其是當前一些檔案已經實現電子版模式，原有的管理方法難以實現動態管理，不利于及時了解檔案借閱現狀、檔案現有情況，需要改進和創新。除此以外，一些檔案收集與歸檔工作方面的具體執行人員對管理方法創新缺少積極性，導致其在工作過程中思想固化，對一些新的理念、設備、方法等接受較慢，不利于檔案管理水平的提升。

（三）管理制度不健全。管理制度的建立屬于整個管理工作開展的依據和前提，文書檔案收集與歸檔管理也需要相應制度。然而，一些企事業單位有關方面制度建立不健全，最明顯的表現為缺少文書檔案收集與歸檔工作的檢查制度、監督制度和獎懲制度，影響管理效果。有關檢察制度方面，領導和相關部門只是對文書檔案進行收集和歸檔，并沒有對其進行定期檢查和維管，沒有及時發現問題，及時解決問題。在監督方面，對于具體工作人員缺少工作過程的監督和指導，對一些檔案收集和歸檔管理中的不規范操作沒有做到及時制止和改進，滋生了一些工作人員尸位素餐的心理。除此以外，獎懲制度建立弱化，對于檔案管理方面的具體工作人員、使用檔案的人員以及一些對檔案收集與歸檔造成影響的人員如何進行處罰方面，缺少相應制度，不利于檔案管理方面積極心理的形成。

四、辦公室文書檔案收集與歸檔工作策略

（一）提高重視，加強全員檔案收集與歸檔工作意識。首先，企事業單位領導對這一工作應該提高意識，加強重視，并起到帶頭和模范作用，從而形成良好的管理氛圍，帶動員工積極開展檔案管理工作。為了實現這一目標，政府部門需要加強投入，由當地的檔案管理單位，定期舉行檔案管理方面的座談會，邀請企事業單位工作人員參加，講解檔案管理的重要性、相關法律法規以及管理要點，并從法制化的角度深入分析檔案管理對企事業單位、個人發展的影響，對問題解決的重要性，提高其管理意識。其次，企事業單位需要加強文書檔案收集與歸檔工作方面的投入。在人員方面，需對現有人員進行專業管理知識培訓，并通過實操演練，提升工作人員實踐能力。在財力投入方面，應該加強文書檔案收集與歸檔工作的預算支出，將相應設備的購置、存儲場所維護、環境改善等等納入其中，保證檔案管理安全。在物力方面，需要引進先進的設備和系統，實現文書檔案收集與歸檔管理工作的自動化、智能化和信息化，比如檔案管理軟件系統，多功能查詢系統等等。

（二）使用物聯網模式，創新管理方法。在信息化時代，物聯網技術被廣泛應用于資產管理當中，實現了固定資產管理的動態化和全程化。借鑒有關方面工作經驗，結合文書檔案搜集與歸檔工作的特點，引進這一技術，提高管理水平。首先，購置相應的計算機、設計軟件系統、通信系統等等，形成良好的管理服務平臺，作為這一技術應用的基礎。其次，使用相應軟件，將檔案的相關信息準確輸入到系統中，進行文書檔案的自動分類、排列、編號、編目，形成檔案的電子信息數據庫。再次，設置檔案管理和維護系統，對于檔案存儲相關信息、借閱相關信息進行準確登記，包括時間、內容、具體責任人、歸還日期等等，需要詳細記錄。最后，要設置相應的報警系統、提示系統，對于文書檔案收集與管理中的問題進行提示。在使用以上系統之后，可以通過操作平臺查閱檔案管理情況，方便快捷。

（三）健全文書檔案收集與歸檔工作制度。第一，檢查制度建立。企事業單位需要定期對文書檔案收集與歸檔工作進行檢查，包括現存的檔案數量、狀態等等，對一些未及時歸還、遺漏、丟失等情況進行分析和處理，查明原因，追求責任，并采取補救措施。第二，監督制度建立。鼓勵全員參與，全員監督，對于員工反映的一些檔案管理方面的漏洞、問題、違規行為等及時處理，并給予相應的反饋人員獎勵，作為參與檔案管理的激勵手段。第三，獎懲制度建立。文書檔案收集與歸檔管理工作可以依據國家相應的法律法規具體實施，但是，規定中的內容多數為專業性操作方面的內容，對于一些人員違法違規操作帶來的損失、影響等缺少行政處罰方面的規定，因此，需要在有關方面完善法律體系。除此以外，企事業單位也可以根據實際情況，將這一工作與績效考核結合在一起，進行獎懲，提高管理意識，規范管理行為。

五、結束語

綜上所述，辦公室文書檔案收集與歸檔工作應該加強對有關方面工作的投入，使用現代化管理方法，實現動態化、專業化和規范化，并且需要建立針對性的管理制度，作為實際管理的依據，從人員、設備、模式等多方面提高管理水平。除此以外，還要加強檔案管理的專業知識學習，提高管理意識，為檔案管理整體水平提升奠定基礎。

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