加強縣財政局檔案管理的思考

王磊

【摘要】縣財政局在日常工作與重點工作中形成的檔案，反映當?shù)刎斣春头?wù)于振興當?shù)亟?jīng)濟的情況，是上級財政部門指導開展基層財政工作的重要依據(jù)，加強檔案管理至關(guān)重要。本文通過簡單分析縣財政局檔案管理的不足之處，思考針對性的策略，提高縣財政局檔案管理工作水平。

【關(guān)鍵詞】縣財政局;檔案管理;不足與策略

隨著經(jīng)濟體制改革的持續(xù)深化以及社會主義市場經(jīng)濟的高速發(fā)展，財政局在社會公共服務(wù)中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。縣財政局根據(jù)政策組織該縣財政收入，確保財政支出，把財政資金管好、用活，促進縣域工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)以及各項事業(yè)的發(fā)展。檔案管理則是縣財政局的重點工作之一，推動財政局的規(guī)范化管理和深入建設(shè)，促使國家檔案管理不斷趨于制度化。所以加強檔案管理逐漸被縣財政局提上日程，工作緊迫性日益凸顯。

一、縣財政局檔案管理的不足之處

現(xiàn)階段很多縣財政局的檔案管理現(xiàn)狀并不樂觀，存在一些不足之處，制約檔案管理效率的提升。這主要體現(xiàn)在：第一，縣財政局對于檔案管理的重視度不夠，日常管理不到位，加上檔案管理制度不完善，執(zhí)行力較差，降低工作效率。第二，在客觀條件的限制下，縣財政局檔案室的軟硬件設(shè)施配備有較大提升空間，檔案管理工作所用計算機、軟件系統(tǒng)等較為落后，無法滿足現(xiàn)代化辦公要求。第三，縣財政局檔案信息資源的利用以服務(wù)于內(nèi)部為主，通常不會對外提供利用，阻礙檔案信息資源的開發(fā)、利用和共享，難以體現(xiàn)縣財政局檔案資源的價值和檔案管理的重要性。

二、加強縣財政局檔案管理的策略建議

（一）領(lǐng)導重視，完善檔案管理制度。縣財政局的各級領(lǐng)導應(yīng)給予檔案管理高度重視，建立健全檔案管理制度，讓全體人員意識到檔案管理的重要性，讓各個科室收集文件、整理文件時有據(jù)可依。例如縣財政局辦公室專門安排檔案人員負責收集并整理檔案材料，指導各股室兼職檔案人員整理檔案，形成領(lǐng)導親自抓、辦公室人員具體負責、職能股室協(xié)助開展的檔案管理新格局。制定的檔案管理制度主要包括立檔歸檔制度、保管制度、查閱制度、利用制度、保密制度等，強化檔案人員崗位責任制，使其在制度的約束下規(guī)范立卷和管檔、用檔等行為，保證完整收集、有序整理。例如堅持由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、登記文件材料，次年3月集中整理;每月整理當月會計憑證，隨時收集、整理照片與聲像資料，確保檔案完整齊全;嚴格執(zhí)行檔案查閱制度，把責任落實到人頭，按照規(guī)定查閱財政檔案，如果需要外借必須出具所需單位的介紹信，有主管蓋章簽字;定期清理縣財政局的陳舊檔案，做好歸類工作，保證檔案資源的真實性、有效性。作為檔案人員也應(yīng)積極更新工作理念，正確樹立服務(wù)意識、創(chuàng)新意識和學習意識，增強工作積極性，結(jié)合縣財政局實際情況采取有效的檔案工作策略，讓檔案管理更有效、更高效、更科學。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。縣財政局應(yīng)重視基礎(chǔ)設(shè)施的統(tǒng)籌規(guī)劃與建設(shè)工作，適當增加檔案管理的人財物投入，為檔案室配備統(tǒng)一的、齊全的計算機、打印機、傳真機等現(xiàn)代化設(shè)施，提高檔案管理效率，保證檔案工作的規(guī)范性、科學性。例如在檔案管理硬件上，縣財政局應(yīng)做到三室分開，即辦公室、閱覽室、庫房，配備防塵、防火、防潮、防盜、防高溫、防蟲蛀、防光等設(shè)備，完善相應(yīng)的管理策略，特別要加強庫房管理，保證檔案庫房整潔、設(shè)備充足適用。在檔案管理軟件上應(yīng)使用專業(yè)系統(tǒng)軟件，基于檔案綜合管理系統(tǒng)加快縣財政局檔案信息化建設(shè)進程。當然，人員也是重要的軟件資源，縣財政局應(yīng)定期選拔優(yōu)秀人員開展檔案管理工作交流活動，或外出進修，提高工作能力。因為無紙化辦公應(yīng)用越來越普及，檔案人員必須熟練掌握計算機網(wǎng)絡(luò)操作技能，利用財政局的資源和條件進行業(yè)務(wù)拓展訓練，為加強縣財政局檔案管理提供堅實后盾。當然，縣財政局要加強和技術(shù)人員的交流、溝通，做好檔案管理軟硬件設(shè)施設(shè)備的日常維護工作，保證其在可靠環(huán)境里運行。

（三）開發(fā)利用，發(fā)揮檔案信息價值。縣財政局檔案室應(yīng)注意編寫縣財政志，通過科學的分類與豐富的內(nèi)涵形成翔實史料，展現(xiàn)縣財政的全貌，發(fā)揮檔案管理服務(wù)于領(lǐng)導決策、股室業(yè)務(wù)和社會、個人等職能。為進一步促進縣財政局檔案信息資源的開發(fā)與利用，還需要建立檔案室信息資源開發(fā)利用制度和共享機制，整合室藏檔案資源，借助檔案數(shù)字化成果向各機關(guān)單位乃至全社會提供檔案信息資源的利用服務(wù)，提升縣財政局檔案管理的社會地位。例如可通過計算機與網(wǎng)絡(luò)等先進管理手段，分析、提煉縣財政局形成的檔案資源，建立信息庫，最大限度共享檔案信息資源，為檔案編研以及經(jīng)濟發(fā)展、社會建設(shè)等提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

由于電子檔案已經(jīng)是縣財政局檔案管理的重要載體，在開發(fā)利用時必須重視安全問題，體現(xiàn)檔案信息的作用。例如在負責收錄縣財政局電子檔案信息的計算機系統(tǒng)之中安裝防火墻與殺毒軟件，定期備份電子檔案信息，和檔案人員簽訂責任書，使其強化責任意識，保障檔案信息的安全利用與共享。

三、結(jié)束語

縣財政局在檔案管理工作中務(wù)必要提高領(lǐng)導重視度，完善檔案管理制度，同時統(tǒng)籌規(guī)劃軟硬件設(shè)施建設(shè)，提高基礎(chǔ)設(shè)施水平，通過有效的開發(fā)與利用充分發(fā)揮檔案信息資源的價值，彌補不足，實現(xiàn)必要的、卓有成效的改革，從而持續(xù)提升檔案管理質(zhì)量和水平，促使檔案工作一年上一個新臺階，奠定做好縣財政工作的堅實基礎(chǔ)，更好地適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展需要。

【參考文獻】

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