提高高校辦公室檔案管理工作效率的思考

王艷楠 張?jiān)茲?/p>

【摘要】隨著教育體制改革的實(shí)施，高校對(duì)辦公室檔案管理提出的要求也不斷提高。檔案管理是保持高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的一項(xiàng)重要工作，它對(duì)于大學(xué)生的就業(yè)等方面有著促進(jìn)作用。因此，高校辦公室要對(duì)檔案管理工作不斷實(shí)施現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)劃化，提高辦公室檔案管理水平，發(fā)揮出全校師生的服務(wù)作用。本文主要探討提高高校辦公室檔案管理工作效率的方法。

【關(guān)鍵詞】高校辦公室;檔案管理;工作效率

一、提高高校辦公室檔案管理工作效率的方法

（一）創(chuàng)新高校辦公室檔案管理工作。高校辦公室需要增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)。傳統(tǒng)的檔案管理由于長(zhǎng)期按照常規(guī)方式，使得工作單調(diào)乏味。傳統(tǒng)的檔案管理僅僅在意為師生提供了多少服務(wù)，或者立檔了多少案卷，卻從來不會(huì)主動(dòng)去創(chuàng)新，積極改進(jìn)這樣單一的工作方法，為師生們帶來更好的服務(wù)。增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)可以更好地為師生服務(wù)。高校辦公室還需要?jiǎng)?chuàng)新的檔案管理模式。在檔案管理工作中，除了能夠保證基本的工作質(zhì)量外，還可以提高工作手段和更新立卷制度。一切盡量遵循化繁為簡(jiǎn)，通過仔細(xì)觀察，不斷提高檔案管理的工作效率。除此之外，還應(yīng)該善于利用現(xiàn)代化管理手段，能夠幫助我們完成復(fù)雜的工作項(xiàng)目。建立健全的檔案管理規(guī)章制度，加強(qiáng)保管、利用、鑒別以及歸檔等任務(wù)的完善，確保師生檔案的系統(tǒng)性、完整性以及時(shí)效性。保持檔案的最新狀態(tài)和完整性，有利于提高檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）實(shí)現(xiàn)高校辦公室檔案管理信息化。現(xiàn)如今，檔案信息化管理已經(jīng)成為高校檔案管理的改革趨勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理容易出錯(cuò)，查閱難度復(fù)雜，其效率很低。作為一種信息資源，它應(yīng)該與當(dāng)代信息化同步。運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、攝影技術(shù)等高科技技術(shù)，快速、準(zhǔn)確、高效地進(jìn)行信息處理，以便于更好地管理和有效服務(wù)，實(shí)現(xiàn)辦公室管理的自動(dòng)化和智能化。因此，為了高校檔案信息化開發(fā)和建設(shè)，需要做到以下三點(diǎn)：一是制定檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)據(jù)化管理和資源網(wǎng)絡(luò)的共享，例如：數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、電子檔案、網(wǎng)絡(luò)通信標(biāo)準(zhǔn)等。二是建立面向多用戶、功能齊全的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，利于檔案管理人員靈活操作。并且針對(duì)不同類別的人員還應(yīng)設(shè)定不同的權(quán)限，滿足不同的使用要求。三是建立完善的技術(shù)保障體系來確保人事檔案信息的安全，在系統(tǒng)維護(hù)、用戶訪問、數(shù)據(jù)備份和故障恢復(fù)等多方面采取必要的措施。

（三）提高高校辦公室檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。為了培養(yǎng)檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)和實(shí)現(xiàn)檔案信息化，都需要高素質(zhì)的檔案管理人員。為了做好檔案管理這項(xiàng)相對(duì)枯燥的工作，檔案管理人員需要一顆能夠沉淀下來的心和默默無(wú)聞甘愿為他人奉獻(xiàn)的精神。作為一名辦公室檔案管理人員，需要具有較高的責(zé)任感，思想品德事業(yè)心以及熱愛本職工作的敬業(yè)心。在做好自己本職工作的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)服務(wù)與創(chuàng)新意識(shí)，加強(qiáng)收集各種最新檔案信息的能力，利用檔案資源，為用戶提供相關(guān)信息，給他們進(jìn)行最好的服務(wù)。除了檔案管理人員自身需要提高素質(zhì)外，還需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理，不斷加強(qiáng)檔案管理工作，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的技術(shù)，以此來不斷提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。

隨著檔案管理信息化的普及，檔案管理人員還需要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)檔案管理工作的現(xiàn)代需要，進(jìn)行現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)培訓(xùn)，能夠?qū)⒗碚撆c實(shí)踐結(jié)合。除此之外，檔案管理人員還需要學(xué)習(xí)相關(guān)計(jì)算機(jī)知識(shí)，能夠熟練掌握并運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件進(jìn)行檔案的錄入、整理、統(tǒng)計(jì)、查閱等技能。為了適應(yīng)國(guó)際化的今天，辦公室檔案管理人員還需要具有一定的英語(yǔ)水平，能夠與國(guó)外有關(guān)部門進(jìn)行簡(jiǎn)單的交流溝通。增強(qiáng)檔案管理人員的英語(yǔ)水平還有利于學(xué)習(xí)國(guó)外先進(jìn)檔案管理知識(shí)和技能，使高校檔案管理更加完善，有利于引進(jìn)海外人才來從事檔案管理工作。因此，提高檔案管理人員的基本素養(yǎng)能夠提高高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

二、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于提高高校辦公室檔案管理工作效率，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化以及提高檔案管理人員的素養(yǎng)。還需要不斷提高檔案管理工作水平，提供優(yōu)質(zhì)、快捷、準(zhǔn)確、安全且令人滿意的服務(wù)。檔案管理能夠加強(qiáng)高校的師資隊(duì)伍建設(shè)、促進(jìn)教學(xué)、科研等工作內(nèi)容的展開，因此，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化是現(xiàn)在高校辦公室檔案人員的必要工作。

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