大數據時代提升高校檔案管理工作價值的策略

邱建國

【摘要】在如今高等教育不斷改革發展的新形勢下，大數據技術的到來為高校檔案管理工作帶來新的機遇和挑戰。本文在分析我國當前高校檔案管理現狀的基礎上，總結了大數據時代我國高校檔案管理工作的突出問題。為確保高校檔案管理工作真正為高校科研教學、后勤保障以及管理等層面工作服務，本文提出了大數據時代提升高校檔案管理工作價值的相關策略。

【關鍵詞】大數據;高校;檔案管理;策略;服務

隨著社會對高等教育的重視程度越來越高，教育部門不斷以各種策略推動我國高等教育事業的發展。目前，我國高校的教學質量及規模與其他發達國家相比已具備一定的競爭力。隨著我國高等教育事業的發展，與之相關的高等教育信息也在不斷衍生出來。其中，很大一部分高等教育信息歸檔成為檔案資源，為今后高等教育事業的發展奠定了基礎。

高等教育信息由于其數據量大、數據類型相對復雜以及利用價值高等特點對與之匹配的高校檔案管理工作提出了新的要求和挑戰。尤其是如今大數據時代的到來，為我國高校檔案管理工作提出了更高的要求和挑戰。大數據時代的到來為充分挖掘高等教育信息提供了便利，使得檔案能夠更大程度轉化為知識，推動我國高等教育事業的發展。本文將以大數據時代為背景，研究新形勢下提升高校檔案管理工作價值的策略，確保檔案能夠有效推動高等教育事業的發展。

一、大數據技術在檔案管理工作中的應用研究

（一）大數據技術在高校檔案管理中的應用現狀研究。近年來，隨著科學技術的發展和互聯網技術的不斷推廣，隨著衍生出來的大數據技術已經廣泛應用于社會的各個行業和領域中。基于當前大數據時代的新背景和新形勢，高校檔案管理工作在大數據信息技術的推動下已經能夠為教育工作者提供更加智能、個性以及精品化的服務。基于大數據技術，我們可以將以往的檔案根據其特點和類別進行分類，而后基于大數據技術高校的數據檢索功能，教育工作者能夠快速、高效、智能地獲取其所需的信息。在此基礎上，基于大數據技術對所檢索到的信息進行進一步的分析和挖掘，從而為領導決策提供強有力的數據支持。大數據時代推動了高校檔案管理工作，將傳統檔案管理工作的潛能和價值進行充分的挖掘，為如今的檔案管理工作提供了新的發展方向和空間。

（二）大數據技術在高校檔案管理工作中的應用研究。1.大數據技術能夠充分挖掘檔案資源的潛能。本文中所研究的高校檔案涵蓋了高校中的管理、科研、后勤保障以及教學等多層面的信息。通過這些檔案信息，我們可以從中了解某高校的發展史以及其在發展過程中各個層面遇到的困難、解決困難的有效措施等。因此，在大數據技術的指引下，我們可以充分挖掘檔案信息中的利弊進而有效推動時下高校發展的效率。總的來說，高校檔案管理工作的高效開展是推動高校各項事業發展的必要條件。然而，在很多高校中，檔案管理工作僅被認為是對該校發展中歷史的存檔。由于管理人員意識上的忽略，導致高校檔案未能對高校的發展提供借鑒和咨詢的積極作用。當然，在大數據技術蓬勃發展的年代，也有一部分高校將大數據技術引入檔案管理工作中。經研究，大數據技術在高校檔案管理中的應用很大程度上提升了該校教學、科研、后勤保障、管理等層面工作的效率，為該校管理者作決策提供強有力的支撐。2.大數據技術是為檔案管理工作提供個性化服務的基礎。在傳統的檔案管理工作中，檔案管理工作者僅根據客戶的需求為其提供有限的、單一的檔案信息。也就是說，傳統的檔案管理工作方式比較被動，不能為客戶提供全面的檔案信息查詢。然而，隨著大數據技術在檔案管理工作的應用，檔案管理工作者能夠主動出擊，在轉變傳統工作方式的基礎上基于大數據技術分析客戶的需求，進而為客戶提供全面的信息查詢。“智慧校園”就是大數據技術應用高校中最好的示例體現。基于智慧校園的建立，高校師生在學校各個層面的網絡平臺中活動，通過對各個網絡平臺痕跡的查詢即可提前預測師生的需求。比如，通過對師生在檔案館學校網絡平臺痕跡信息的采集，并對其身份、時段以及關注內容等信息的查詢，從而得到客戶的需求方向。檔案管理工作者為客戶提供主動推送并介紹客戶可能需求的內容。總而言之，大數據技術應用將傳統的檔案管理工作由“被動”的工作方式改變為如今“主動”的工作方式。

二、我國高校檔案管理工作突出問題研究

任何事物的發展都在不斷發現問題并解決問題，我國高等教育事業的發展也是這個道理。近年來，雖說我國高等教育事業得到了高速的發展，但是其中仍有很多問題急需解決。其中，在高校檔案管理中也有眾多問題急需解決。經研究，目前我國高校檔案管理工作中突出的問題可以歸納為以下幾條：

（一）檔案管理工作者的思維及觀念相對落后。隨著當前科學技術的飛速發展，越來越多的新技術應用在各個行業和領域中。其中，大數據技術在檔案管理工作中的應用將傳統的檔案管理工作進行了顛覆性的變革。然而，在實際工作中，某些檔案管理工作者未能夠正視大數據對其工作帶來了變革，仍然采用傳統、固執的方式開展工作。由于不能主動學習大數據技術，造成其觀念與思維相對滯后，最終導致其在工作中不能夠為客戶提供全面的、個性化的服務。總之，檔案管理工作者思維的滯后性是阻礙大數據技術推動檔案管理工作進步的根本。

（二）未能充分利用檔案資源。受傳統觀念的影響，檔案更多的是被理解為信息的一種儲存，而未將檔案視為可供利用的信息。在此觀念的驅動下，檔案管理工作中的考核機制僅包括對檔案存儲的考核，而缺乏關于對檔案利用率的考核。因此，由于傳統觀念的誘導使得絕大部分管理者將工作的重心放在對檔案的存儲上，而使得檔案館中的大量電子版或者紙質版的檔案未能被充分利用。

（三）檔案管理工作處于相對被動的狀態。同樣，受傳統檔案工作理念的影響，絕大部分檔案管理工作者工作方式比較被動。具體表現為：檔案管理工作者坐等客戶，提供需要查詢的內容，為客戶提供單一的、片面的檔案信息。上述被動的工作方法很大程度上制約了檔案信息發揮其指導和為客戶提供借鑒的作用。

三、大數據時代提升高校檔案管理工作價值的策略

基于上述對高校檔案管理現狀及大數據技術在檔案管理工作中的應用分析的基礎上，提出了當前新形勢下提升高校檔案管理工作價值的有效策略。具體歸納如下：

（一）全面提升檔案工作者的素質。若想確保大數據技術能夠有效推動高校檔案工作的發展，確保其發揮應有作用，首先應確保檔案管理工作者具有應有素質。只有在高校檔案管理工作者具備一定的網絡信息技術和全新的管理思維和理念的基礎上，才能將高校為其配置的計算機和檔案管理系統與大數據技術有效結合起來，進而充分發揮大數據技術在檔案管理工作中的作用。也就是說，即便高校在檔案管理工作中已經引入了大數據技術及其相應的硬件配置。但是，由于管理者缺乏與之匹配的管理理念和技術做支撐，使得相應的硬件設施一直處于閑置狀態。因此，高校應加強對從事檔案管理工作人員管理理念和技術的培訓。

（二）變“被動”為“主動”。高校檔案管理工作人員應將其工作方式變“被動”為“主動”。也就說，相關檔案管理工作人員不能坐等師生提需求，再為其提供、查詢相應的信息。在新形勢下，高校檔案管理工作人員應充分利用大數據技術，分析全校師生在科研、教學、后勤保障等方面的需求，并主動將師生在不同層面的需求內容推送至網絡平臺上，供師生選擇。比如，就某校籌劃校慶活動而言，校檔案館可以將以往校慶活動中的資金開支、人員分配以及活動程序等內容提前搜索出來供活動策劃者參考，為確保校慶活動的策劃提供強有力的支持;某校需開展基建工程，檔案館相關工作人員將該校以往基建工程的資料搜索出來供領導層作決策。

（三）高校應出臺相應的激勵機制，促進檔案管理工作轉型。隨著大數據技術在高校檔案管理工作中的應用，高校檔案管理工作從傳統的工作模式發生了徹底的變革。具體表現為：由“被動”變“主動”，由傳統的“重存儲”的工作模式發展為如今“重應用”的工作模式，由傳統的邊緣化工作特點發展為如今的重要工作。鑒于上述轉變，高校應出臺相應的激勵機制，將大數據技術在檔案管理工作的應用納入考核標準中，將檔案管理工作人員的管理理念和技術水平作為年終的考核標準，對在工作崗位有突出推動工作模式轉變的人員給予獎勵。通過一系列的激勵措施，推動大數據技術在高校檔案管理工作的發展。

（四）全面融合教學科研、高校管理、檔案管理工作。將高校的教學科研、管理以及檔案管理工作三者有機融合起來，確保檔案管理工作能夠有效地為高校教學科研和高校管理工作服務，全面提升高校檔案管理工作的價值。具體操作如下：聯合教研主管部門、教務系統，為高校老師每人配置一臺終端，并要求每位擁有終端的教師主動上傳教學、科研數據，以確保檔案館所接收到數據的全面性和完整性。基于大數據技術對老師上傳的數據進行分析，并實時掌握老師的教學進度。此外，基于對科研人員上傳數據的分析，檔案館為每位科研人員主動推送與其課題相關的實時資料，進而推動老師的科研速度，提升最終的科研質量。

（五）將圖書館工作與檔案管理工作有機結合。嚴格地說，圖書館與檔案館的工作具有極大的相通性。因此，在高校中可以將圖書館的管理工作與檔案館有機結合起來，實現圖書館數據與檔案館數據的及時共享，進而能夠更加準確地分析出師生的需求和意圖，最終為師生提供更加全面、個性化的服務。比如，在我國某高等學府中，基于大數據技術將圖書館和檔案館共同體現在一個平臺上，通過該平臺，師生可以同時對圖書館和檔案館資料進行查詢，為師生查閱資料提供了極大的便利。

四、總結

綜上所述，高校檔案管理工作的開展情況很大程度上決定著高校的教學科研、管理以及后勤保障等層面的工作效率。經研究，我國部分高校檔案管理工作人員的思維及管理理念相對落后，嚴重制約著大數據技術在高校檔案管理工作中的應用。故，為提升大數據技術對高校檔案管理工作的推動效率，我們從加強對從事高校檔案管理工作人員的素質、將其工作方式變“被動”為主動、增強對其的考核激勵機制以及將檔案管理工作與圖書館工作有機結合起來等幾個方面提升高校檔案管理工作的價值，使其真正意義上為高校各層面工作服務。

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