淺議工程檔案對工程結算的重要性

鐘金順

【摘要】工程檔案作為建筑工程整個建筑周期的各項證明，更是結算編制的重要依據，確保工程檔案信息的真實性、完整性、有效性是確保結算質量的關鍵一環，更是影響結算時間的重要因素。基于此，本文首先提出工程檔案對工程結算的重要性，進而提出強化工程檔案管理的措施。

【關鍵詞】工程檔案;工程結算;重要性;措施

工程項目檔案包含內容非常多，包括施工記錄、施工工藝、設計圖紙、經濟簽證、隱蔽簽證、組織設計、材料價格、檢測報告、設計變更等等內容。可以說工程檔案包含了整個工程的所有信息，而這些信息多少都會與工程成本掛鉤，從而對最終的工程結算造成極大的影響。工程檔案就是讓專業的檔案人員收集工程信息資料，并對信息資料進行分析、跟蹤、分類歸檔，最后編制成為結算書。工程檔案管理會直接影響工程結算質量，也是衡量工程建設是否達標的重要標準，這就需要加強工程檔案管理的認知，確保工程結算質量。

一、工程檔案對工程結算的重要性

（一）施工設計檔案。施工設計檔案是工程結算中首要的審查文件，施工設計文件涉及內容廣泛，包括經濟、技術、管理等文件，是工程建設的主要檔案文件。只有保證施工設計檔案的合理性，才能夠被行業、政府認可。設計檔案是否符合建設標準，與工程建設利益直接掛鉤。由于工程建設周期長、風險大，這就需要檔案管理部門對施工設計檔案進行深度檢查，對于不合標準的地方要提出改正建議。施工行為與過程所生成的檔案信息是否精準會直接影響結算精準性，需要對施工設計檔案進行整體規劃，方便在結算中快速查找，同時還需要對各項檔案資料進行排列，羅列出總目錄和子目錄。檔案信息是否完成、合理是工程結算的保障，良好的檔案管理工作能夠確保結算工程順利完成，這就需要確保檔案的有效性，避免出現后續問題。

（二）工程聯系與變更檔案。工程建設中所遇到的不確定因素往往會對工程結算造成影響，這就需要結合工程實際情況對檔案信息進行調整，才能夠確保結算工作順利展開。工程項目聯系資料是工程施工活動展開的數據資料，通過技術人員檢查、監督可以生成聯系單，通過聯系單可以糾正施工錯誤問題，如果出現工藝不規范、材料不合格需要有效取證，以便于直接掌握有關資料。在工程結算當中，工程聯系單內容記錄了工程變更信息，以及突發事件的發生費用，所以在工程結算中占據著重要地位。

（三）工程材料質檢檔案。工程項目部門負責人的首要任務就是加強工程材料質檢工作。在檢測當中需要將不合格的材料及時上報給上級領導，之后再請示決策人的建議，并保存好質檢材料，將質檢材料上交給檔案管理部門，從而為工程結算提供相應的依據。

（四）隱蔽工程檔案。隱蔽工程作為工程建設中的重要組成部分，確保隱蔽工程資料的科學性、合理性，可以延長工程整體的使用壽命。隱蔽工程要求施工方、設計方有連帶責任，同時也是工程結算的重要組成部分。首先，隱蔽工程資料中要明確記錄施工費用、工程預算費用，從而找出工程的額外花費。其次，在隱蔽工程施工完畢后，監理人員、技術人員需要對隱蔽工程進行驗收、簽字，表示對隱蔽工程施工質量的認可，也是工程竣工結算的必要依據。最后，質檢人員、設計人員需要對特殊工程進行驗收，在驗收合格之后要將相關材料進行歸檔。

二、加強工程檔案管理，確保工程結算的措施

（一）保證工程建設資料的完整性。工程立項到竣工結算整個過程中，都會生成工程資料，這些資料與工程結算有著直接關系。要求檔案管理人員全面搜集這些資料信息，并按照時間流程進行排序、分類、裝訂、歸檔，檔案資料必須要與工程實際相結合，避免出現脫節問題。同時，在檔案信息分類過程中，要按照發生順序進行編號處理，還需要編制目錄、資料內容預覽表，便于查找、修補。此外，針對工程檔案資料編制竣工圖，如果出現較大的工程變更需要重新畫圖。如果變更較小，需要在圖紙上標注變更新內容，并將變更單與圖紙裝訂到一起。在竣工資料結算報送時，除了要附送相關檔案資料圖紙外，還需要將工程造價資料裝訂成冊一起報送，以便于查看結算材料是否完整。

（二）確保全過程資料的有效性。施工全過程資料需要按照合同標準，并按照甲方要求辦理手續，確保工程檔案資料齊全，以及工程結算工作順利進行。針對漏章、漏內容的情況，需要施工方補充完整的資料信息。同時，施工過程發生的資料必須要與工程實際符合，不同階段的項目工程各項資料需要有技術人員、監理人員蓋章確認之后再進行分類歸檔，否則要求相關工作人員補充，避免出現檔案資料漏洞問題。

（三）做好結算書編制工作。在保證相關資料完整之后，預算人員要依照程序標準編制結算書，結算書當中的項目需要嚴格按照施工流程進行編撰，這樣可以避免出現漏項問題。在工程結算書編制完成之后，需要加強類似工程造價指標、含量指標的搜集工作，從而判定結算編制內容是否合理，盡可能一次性編制完成，并達到行業的結算標準。

三、結束語

綜上所述，工程檔案作為工程建設整個周期的數據證明，每一類材料都與工程造價有關，對工程結算有著直接影響，無論是施工技術檔案、工程變更檔案，還是材料質檢檔案、隱蔽工程檔案，只要有一項出現了信息失真就會影響工程結算質量，這就需要加強檔案的搜集與管理工作，確保檔案信息的精準性，從而為工程結算奠定基礎。

【參考文獻】

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