干部人事檔案的整理與保管工作概述

左愛靜

【摘要】干部人事檔案整理與保管工作是單位管理的重要工作之一，做好干部檔案人事管理具有重要意義，文章將簡要分析，并以此為基礎探討干部人事檔案的整理與管理工作，為促進檔案整理與保管水平的提高提供有益的啟示。

【關鍵詞】干部人事檔案;整理;保管;意義;問題;方法

干部人事檔案整理與保管是指相關單位對干部的個人材料進行搜集、分析、歸類、編目、裝訂加工并保存，并對其中的材料進行不斷更新、補充、完善的一系列活動。

一、當前干部人事檔案管理存在的問題

隨著信息化的不斷進步，我國的檔案管理工作取得了很大進步，但還存在不少問題，尤其是基層單位的檔案整理和保管，需引起高度重視。比如：檔案管理的意識不足，重視不夠，造成干部人事檔案管理不嚴肅、不規范、不統一，給統計和數據調用帶來很多問題;檔案整理不夠全面、準確，存在不少錯、漏、缺等問題，影響了檔案內容的真實準確;檔案管理時拆卷過于頻繁，檔案屬于非靜態材料，很多還沒有進行檔案信息化建設，或者信息化建設不足的單位檔案管理基本上還是人工管理，檔案以紙質檔案、紙質和電子檔案為主，當涉及檔案的材料補充、更新、檔案調用時，檔案拆卷、裝卷保存就比較頻繁，這個過程的當中，不僅增加了很多工作量，耗時耗力，還可能發生檔案遺失的情況，對檔案的管理工作很不利。

二、完善干部人事檔案的整理和保管工作

干部人事檔案的整理和保管工作十分重要，相關單位應積極做好具體的檔案整理和保管工作，確保檔案整理保管的質量和效率。

（一）檔案的整理工作。檔案整理是檔案工作的基礎性工作，涉及內容眾多，過程繁雜，需要高度重視。1.核查材料。要對干部人事檔案的材料進行核查，內容包括1997年以前參加工作的人的88版干部履歷表、中組部1999年制的干部履歷表、1997年以后的干部年度考核表、設計結果，干部的學歷、學位、技術職務、相關培訓材料、黨團員關系表、民主黨派人事表、獲獎材料、處分材料、參加工作時的原始材料（招工、大中專院校畢業、入伍、錄用新干部的登記表及審批表、職務待遇表、職務變動審批表等等）。2.分類排序。分類排序是干部人事檔案整理的最重要環節。這個環節，要對干部的履歷材料、自傳材料，鑒定、考核、考察材料、學歷和評聘專業技術材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料，工資、任免、待遇、出國審批類材料、其他材料等十類進行進行分類排序。分類排序時，如果一份材料涉及幾個領域，要根據材料的內容和用途進行歸類，提高歸類的準確性。3.技術加工。材料歸類排序后，要進行一定的技術加工，如果是電子檔案，要盡量核對材料，補充和完善內容，將紙質材料與電子材料進行對比核對，缺漏的地方要及時補充;如果是紙質材料，材料上的訂書針、回形針等金屬性物品都要去掉，材料粘連的地方要去掉，材料有字跡模糊不清晰的地方要及時進行修補，超出規格的材料應適當進行裁剪，材料不應折疊，幅面小的材料應進行一定的托裱等。4.編類序號。經過分類排序并技術加工的材料，所有的都要編類、編目、打上頁碼。具體操作時，類號以單位編寫，為每一份材料右上角編上序號，編頁碼時，要從封面算起，每面為一頁。5.登記目錄。為檔案編寫目錄是為了方便檔案索引、查閱和調用，目錄要盡可能言簡意賅體現干部的人事檔案，比如“XX年調整工資審批表”。如果材料涉及復制件，一定要目錄時標明，材料時間以材料最后形成時間為準。6.裝訂成冊。干部人事檔案整理完成后，要用專門的新型干部人事檔案裝具進行裝訂成冊。7.粘貼類角。裝訂成冊后，要在每一類材料的第一份材料右上角貼一個類角號，為檔案查找提供便利。

三、干部人事檔案的管理

干部人事檔案完全整理完整后，要進行嚴密的保管。保管的最基本原則是“安全保密、便于查找”。干部人事檔案是單位的機密，一般由縣級以上的相關組織、人事部門進行統一管理，管理要在一定的地方，配備一定的安全措施，避免檔案遺失、損壞、外泄等。檔案管理一定要保障檔案查找、調用起來方便快捷，節約時間精力。檔案管理應在專門的檔案館、檔案室進行保管、專室專柜、有序排放，由專人管理。

檔案保管時，要高度重視檔案室的基本環境，防火、防潮、防高溫、防盜、防蟲、防有害氣體等，保管密度以20-30平米/1000卷為宜，溫度應保持14-24℃之間，相對濕度為45-65%;無關人員不準進入干部人事檔案室，嚴禁撕毀、涂改、調換、增減、復制檔案;嚴禁本人查閱自己及直系親屬的相關檔案;嚴禁泄露所查閱的檔案內容;嚴禁出售檔案內容等。如果是電子檔案，需對存儲設備設立嚴密的防火墻和安全保密措施，嚴防信息被篡改、盜用等。

四、結語

干部人事檔案的整理和保管十分重要，是促進數據統計、檔案利用、推進檔案信息化建設的重要基礎性材料，隨著社會經濟的發展，大數據時代，檔案的作用被不斷強化，我國的檔案整理和保管工作取得了很大進步，還存在一些問題，文章做了簡要分析，并強調了檔案整理保管的具體工作、流程和應該注意的地方，文章的研究能為單位的檔案整理和保管工作提供一些實用的參考，具有一定的價值和意義。

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