加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理的思考

潘藝

【摘要】人才已成為當(dāng)今社會(huì)各行業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)要素，干部人事檔案為做好人才的選拔任用提供了重要的保障。而身處信息化的時(shí)代，現(xiàn)代信息技術(shù)也正在改變傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理。本文介紹了目前事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀，并就加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;人事檔案管理;問題，措施;探討

隨著我國(guó)社會(huì)進(jìn)程的日益加快，人才已成為各行業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)要素。選好人、用好人是每個(gè)單位必須面對(duì)的大問題。做好干部職工人事檔案管理工作，能為單位人事工作的科學(xué)決策、規(guī)范管理提供重要參考和依據(jù)，并為開發(fā)人才、使用人才、制定人才計(jì)劃等工作提供準(zhǔn)確的信息。

根據(jù)上級(jí)組織人事部門統(tǒng)一安排部署的干部人事檔案專項(xiàng)審核工作要求，結(jié)合本單位開展的干部人事檔案專項(xiàng)審核工作遇到的問題，本文就事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理談幾點(diǎn)看法。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)

要做到選賢舉能、知人善任，則必須對(duì)個(gè)人進(jìn)行歷史而全面的考察和了解。干部職工的人事檔案，能較全面真實(shí)地反映出其本人的思想品德、工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人技能等。通過查閱干部人事檔案，能了解其本人的工作經(jīng)歷，個(gè)人技能，為崗位聘用晉升、任職考核、掛職鍛煉、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)等人事管理工作提供必要依據(jù)，從而保障單位選人用人工作的科學(xué)化、合理化。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位人事檔案管理跟不上人事改革的步伐。《干部檔案工作條例》是進(jìn)行事業(yè)單位人事檔案管理的政策依據(jù)。目前，事業(yè)單位人員的人事檔案主要由單位及上級(jí)主管單位進(jìn)行管理。但隨著事業(yè)單位人事制度改革的深入，事業(yè)單位實(shí)行崗位聘用制，公開招考、崗位競(jìng)聘等過程中形成的考察性材料及相應(yīng)的聘用合同未能及時(shí)整理、按類歸檔。此外，事業(yè)人員流動(dòng)變得日益頻繁，但人事檔案未能及時(shí)通過保密渠道轉(zhuǎn)遞，有的人事檔案擅自交由本人自帶轉(zhuǎn)遞。接收檔案時(shí)檔案員不能及時(shí)清查檔案是否齊全，極易造成檔案材料不全或丟失等嚴(yán)重后果。

（二）事業(yè)單位人事檔案材料記載缺乏特性。事業(yè)單位人員多為專業(yè)技術(shù)人員，所從事的工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和學(xué)術(shù)性。但目前事業(yè)單位干部人事檔案的記載，更多地突出干部的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、思想品德等內(nèi)容，卻無法有效地突出職工的科研成果、后續(xù)學(xué)習(xí)進(jìn)修等內(nèi)容。在查閱個(gè)人人事檔案時(shí)，無法快速準(zhǔn)確地掌握職工的才能、特長(zhǎng)，無法讓干部職工人事檔案更好地服務(wù)于選人用人工作。

（三）事業(yè)單位人事檔案材料審核力度不夠。因長(zhǎng)期以來對(duì)事業(yè)單位干部人事檔案的管理欠規(guī)范有序，致使事業(yè)單位人事檔案管理存在著不少問題：一是檔案材料不齊全。部分檔案中反映干部基本情況的個(gè)人履歷、工資材料、年度考核、學(xué)歷證明等材料多有缺漏。二是內(nèi)容記載不準(zhǔn)確。有的干部在填寫自己的“三齡兩歷”時(shí)過于隨意，出生日期、工作時(shí)間等在材料填寫中存在前后不一的現(xiàn)象，增加了后期甄別的難度。三是材料填寫不規(guī)范。有的干部填寫的材料，或是有遺漏，或是少照片，或是缺公章，造成材料準(zhǔn)確性和權(quán)威性降低。

（四）事業(yè)單位人事檔案信息化運(yùn)用程度較低。現(xiàn)階段的科技手段日新月異，但在進(jìn)行干部人事檔案的管理時(shí)卻未得到有效地運(yùn)用。目前事業(yè)單位的干部人事檔案管理仍習(xí)慣于人工操作、紙質(zhì)歸檔，所使用的人事人才系統(tǒng)多用于錄入干部基本信息，主管局要調(diào)閱二層單位的干部人事檔案，也無法通過信息化網(wǎng)絡(luò)對(duì)干部人事檔案全面情況進(jìn)行無紙化調(diào)閱，不能及時(shí)有效了解所需的干部檔案信息材料，信息化運(yùn)用程度較低。

三、事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案現(xiàn)代化管理的必要性

身處大數(shù)據(jù)時(shí)代，各個(gè)行業(yè)都在加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息化建設(shè)管理，不斷加強(qiáng)大數(shù)據(jù)的分析利用。現(xiàn)代信息技術(shù)正在影響和改變傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理模式。

目前，很多事業(yè)單位人事檔案管理為紙質(zhì)檔案管理，缺乏先進(jìn)的檔案管理設(shè)備及人事檔案管理軟件。手工整理歸檔的紙質(zhì)檔案材料，普遍存在分類裝訂不及時(shí)，檔案保管易受潮、霉變、蟲蛀，影響干部人事檔案的完整性和安全性。

單一傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已不適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展與需要。在人事檔案管理的操作過程中，大數(shù)據(jù)信息分析共享、系統(tǒng)快速檢索、動(dòng)態(tài)反饋，讓干部人事檔案管理工作便捷高效。

全面、立體、直觀的信息查詢和提取，實(shí)現(xiàn)即時(shí)化、動(dòng)態(tài)化管理，有效地提升了工作效率。將人事檔案管理手段現(xiàn)代化、信息化、無紙化，利用先進(jìn)的人事管理系統(tǒng)進(jìn)行錄入、分類、生成檔案信息，甄別審查前后不一致的檔案信息，提醒完善不齊全的檔案信息，采集更新個(gè)人信息。這樣不僅能提高工作效率，減少紙質(zhì)檔案的筆誤，方便檔案管理，為領(lǐng)導(dǎo)作決策提供方便;還能實(shí)現(xiàn)人力資源共享，利于人才管理流動(dòng)，使人力資源配置更為高效優(yōu)質(zhì)。

四、事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理措施的探討

（一）建章立制，為事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理提供保障。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，將其納入單位干部隊(duì)伍建設(shè)日常管理工作，成立工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)人事檔案工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)。辦公室應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》《干部檔案工作條例》，結(jié)合中組部的《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》及單位實(shí)際，建立健全干部人事檔案的工作制度，尤其要建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對(duì)人事檔案收集、歸檔、轉(zhuǎn)遞嚴(yán)格要求，防止虛假檔案入檔。不斷完善人事檔案管理細(xì)則，使干部人事檔案工作更科學(xué)、全面、完整，為單位干部職工的考察任用提供準(zhǔn)確、有效的個(gè)人信息。

（二）甄別歸檔，為事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理抓好關(guān)鍵。根據(jù)《干部檔案工作條例》要求，無論是紙質(zhì)檔案或是計(jì)算機(jī)輔助管理，都應(yīng)對(duì)干部人事檔案內(nèi)容做好甄別入檔：一是對(duì)人事檔案原有重要內(nèi)容核準(zhǔn)完善。二是及時(shí)增加涉及干部職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)、勞動(dòng)技能、專業(yè)特長(zhǎng)、學(xué)習(xí)獎(jiǎng)懲等相關(guān)檔案材料，動(dòng)態(tài)反映干部職工的成長(zhǎng)經(jīng)歷。三是注重收集單位需要了解的人員信息，突出本單位人才需求重點(diǎn)。通過定期對(duì)干部人事檔案進(jìn)行清理檢查，及時(shí)補(bǔ)齊補(bǔ)全空缺材料，真正做到材料收集經(jīng)常化、準(zhǔn)確化、規(guī)范化。

（三）管理信息化，為事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理提升空間。在保密工作允許的前提下，充分運(yùn)用當(dāng)前的科技成果和管理手段，提升干部人事檔案管理工作的效率，推動(dòng)干部人事檔案管理信息化。通過配備利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、云存儲(chǔ)等現(xiàn)代化設(shè)備及技術(shù)，將文字、圖片等資料變成數(shù)據(jù);使用干部檔案日常管理軟件進(jìn)行檔案編目、檢索、查詢等工作，建立完善單位及各部門的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，有效實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙重管理模式，讓二者互補(bǔ)互通，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位干部職工的動(dòng)態(tài)化、網(wǎng)絡(luò)化管理。

（四）專人專管，為事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理做好人員支持。人事檔案管理瑣碎繁雜、講究連續(xù)性，負(fù)責(zé)人事工作的同志常常還兼職黨建、紀(jì)檢、督查等多項(xiàng)工作，平時(shí)手頭事務(wù)繁雜，無暇顧及人事檔案的管理。人事檔案管理工作交由專人負(fù)責(zé)，更利于紙質(zhì)檔案或是電子檔案的歸檔、整理、更新，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案材料真實(shí)、全面、準(zhǔn)確、有效。

五、結(jié)語

事業(yè)單位干部人事檔案管理工作，只有準(zhǔn)確把握工作要求，積極探索工作模式，讓人事檔案客觀公正、準(zhǔn)確真實(shí)反映干部職工的實(shí)際情況，才能更好地為單位的可持續(xù)發(fā)展提供人才保障。

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