電網企業檔案管理創新研究

李樹偉

摘 要：工程檔案是電網工程建設的重要組成部分，是工程建設成果和工程建設軟實力的綜合體現。文章指出了目前國內電網工程建設檔案的管理現狀。通過分析存在的問題，以特高壓工程為例，提出要采取“全員全過程”的檔案管理方法，運用“誰形成、誰負責”及“誰建管、誰組織移交”的歸檔模式，實行檔案管理標準化、分階段移交策略，以達到全面提升電網工程建設的檔案管理水平及檔案資料質量。

關鍵詞：電網建設；檔案管理；特高壓

電網建設檔案是在電網建設過程中形成的，且有保存價值的各種載體的文件材料。它是電網建設和發展的重要依據，是各供電企業維護電網正常運行的必備條件。近年來，電網建設迅猛發展，電網建設的基建工程、技術改造工程、農網改造升級工程、小型基建工程數量日益增加，同時，新技術、新工藝、新管理方式的出現，使以工程項目為核心的業務檔案歸檔文件數量迅速增長；工程各參建單位檔案管理薄弱，兼職檔案員更換頻繁，社會化單位人員對電力企業歸檔標準不夠熟悉，制作的文件質量未能達到預期效果；工程管理人員忙于項目建設，對歸檔文件的收集管控不夠及時。因此，檔案管理人員必須要做好電網建設的工程檔案管理工作。

一、創新電網建設項目檔案管理的必要性

隨著“大電網”建設進程的強力推進，各項業務工作節奏明顯加快，不少電網建設工程項目存在搶建趕工現象，檔案人員在項目檔案管理過程中協調工作量加大，工作內容和強度明顯增加，項目檔案管理工作顯得滯后和被動。國家標準、行業標準和國家電網公司、省檔案局等上級單位均對重大項目建設檔案管理提出了嚴格要求，浙江公司也建立了相關的項目檔案文件材料形成、積累、整理和歸檔制度，但在實際操作過程中，仍然困難重重口工程項目檔案在維護企業權益、支撐管理、保障運行、儲備知識等方面具有舉足輕重的作用，保障電網建設項目檔案達標評優創精品檔案的任務相當繁重。電網建設項目檔案管理過程中存在的矛盾主要體現在：

1.1標準規范難以執行到位

電網建設項目絕大多數屬于省級以上重大建設項目，對這部分項目檔案的管理，國家檔案局、國家電網公司、省檔案局等均有相應的規范和標準，但在執行過程中沒有很好的管控措施，人為因素突出，普遍存在事后控制、文件材料收集不全等現象，很難確保辦法和制度不折不扣地執行，沒有形成有效全程監控檔案的管理體系。

1.2協調工作量大

電網建設項目參建單位多，建設周期長，單項工程完工時間也有早有遲，各單位往往重建設，輕檔案，檔案管理和項目建設很難同步進行。重大建設項目檔案一般要求在竣工投產3個月內完成，由于各參建單位對項目檔案管理的職責不明確，工作界面分工不清晰，業主單位（建設單位）檔案管理中的協調工作量大。往往是德下葫蘆起了瓢，這個項目協調好，另一個項目又會有扯皮、推誘現象發生。

1.3項目檔案質量難以保證

各參建單位檔案管理員的業務水平參差不齊，認識和做法不統一，不能有效地控制檔案的形成質量，經常出現對標準的理解不統一或執行不到位而造成的返工工作量；項目檔案管理各環節銜接不流暢，影響整體項目檔案的管理效率和質量。

1.4業務培訓指導難以持久有效

各參建單位往往沒有固定的專業的檔案管理員，兼職檔案員或資料員經常更換，業務指導的工作量很大，檔案專業培訓效果不理想，且難以持久有效。

1.5項目檔案數字化程度不夠

在電網建設項目檔案的管理過程中，重視實體檔案的收集、整理、歸檔工作，忽視檔案的數字化工作，照片、視頻等檔案的收集力度不夠，數字化成果沒有統一載體和統一格式，制約了項目檔案信息快速有效共享。

二、提升檔案管理方法

通過梳理現有工程檔案管理的模式和流程，總結經驗，尋找不足并提升管控水平是項目檔案管理的重點方向，通過以下幾種方式開展。

2.1檔案培訓標準化

以標準化、流程化為抓手，強調管理力度，努力實現歸檔工作的真實、規范、及時，編制高質量的標準化檔案培訓課件，保持特高壓工程檔案管理的統一標準，僅根據工程建管模式的不同而調整相應職責劃分等內容。

2.2形成特高壓檔案管理標準化手冊

依托特高壓工程，收集、梳理國家、行業、國家電網公司各項標準、制度、規程規范，形成標準的歸檔范圍、歸檔責任、歸檔流程、管理表單和整理規則，編寫統一的檔案整理手冊，作為各參建單位資料形成與整理、檔案管理與檢查的依據和標準。

2.3全方位開展檔案交底培訓

將檔案交底培訓范圍由現在的設計、施工、監理、業主項目部等擴大到工程物資生產廠家、監造單位等，宣貫統一的特高壓交流工程檔案管理模式和歸檔標準。

三、創新歸檔模式

3.1 運用“誰形成、誰移交、誰負責”的新模式

由于歷史原因，施工單位一直承擔著“資料移交二傳手”的角色。設計院的施工圖、竣工圖，鐵塔、導線、金具、一次設備、二次設備等生產廠家的資料均由施工單位代收并整理組卷。該工作模式直接導致施工單位資料移交階段工作量大、壓力大；由于對廠家生產資料不熟悉，資料整理效率低、返工率高；不合格的資料需退回廠家整改，但又缺乏有力的催交和管控 手段；生產廠家不親自移交，缺乏責任心，資料形成質量不高等問題頻現。為轉變在資料移交階段施工單位的被動模式，有效提高工作效率，在浙北 - 福州工程中創新實施“誰形成、誰移交、誰負責”及“誰管理、誰組織移交”的歸檔模式。由建管單位牽頭組織，設計單位、施工單位、材料廠家各自負責整理移交各自的資料，實現“資料質量各負其責、歸檔工作責任明確”。嘗試“誰形成、誰移交、誰負責”的資料移交模式，目的在于最大程度降低重復工作量和返工率，提高設計院和線路材料廠家資料整理的條理性、規范性和完整性，提高資料人員責任心，最終提高各單位歸檔資料質量和歸檔效率。

3.2 分階段移交

改變以往在工程竣工投產后集中進行檔案移交的模式，嘗試進行分階段移交，緩解竣工后歸檔壓力。工程建設過程中，通過轉序階段中間檢查、監督整改閉環等措施，督促各參建單位盡早形成合格資料，具備條件時及時移交。紙質檔案和電子化檔案均合格時，進行數字化加工。歸檔工作階段性前移，以減輕工程投運后集中歸檔的壓力，加快工程達標投產和創優的順利進展。

四、結語

電網檔案在整個項目中處于重要地位，檔案記錄的準確與規范，從根本上影響了整個項目的發展進程，對于電網工程的安全進行有了制約和保證，電網檔案的規范化記錄還能為將來工程出現問題時的維修提供證據依據，從各個方面都起到了重要的作用。電網的長期發展和提供是城市發展的必備，也是企業發展的保證，在電網項目發展的同時，提高對電網基本建設項目中的檔案管理，提高檔案更新管理記錄意識，使用規范化系統的管理方法，確保電網建設項目快速穩步的發展。

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