檔案規(guī)范化管理與信息服務(wù)的策略探討

苗希花

摘 要：當(dāng)社會(huì)對于檔案管理的要求逐漸提升的趨勢下，要考慮到檔案管理工作復(fù)雜度高、數(shù)量大、煩瑣枯燥的特點(diǎn)，從檔案管理的各個(gè)方面進(jìn)行規(guī)范化、程序化管理，確保檔案信息結(jié)構(gòu)完整、統(tǒng)一規(guī)范、科學(xué)合理。文章在分析檔案管理現(xiàn)狀的前提下，針對性地提出檔案規(guī)范化管理的措施，對有效提升檔案公共信息服務(wù)的能力，提升檔案管理工作的影響力和認(rèn)同度，具有較好的理論和實(shí)踐指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：檔案；規(guī)范化；信息；服務(wù)；策略

引言

要在全面分析檔案管理現(xiàn)狀的前提下，針對性地提出檔案規(guī)范化管理的措施，并較好地提升檔案公共信息服務(wù)的能力，提升檔案管理工作的社會(huì)影響力和認(rèn)同度。

1、開展檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是單位或者部門日常工作中的重要組成部分，是單位發(fā)展歷程的詳細(xì)記錄，對于單位日常基礎(chǔ)工作的開展具有非常重要的作用，因此必須注重檔案管理工作水平的提高，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。檔案管理工作的規(guī)范化不僅可以滿足單位對檔案工作的需要，同時(shí)也能為單位決策提供較為詳細(xì)的檔案資料，為單位領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)規(guī)范的決策提供依據(jù)，進(jìn)一步促進(jìn)單位的發(fā)展。此外，規(guī)范檔案管理工作能夠有效提升單位的形象，并提高其市場競爭力，全面發(fā)揮出單位的社會(huì)價(jià)值和功能。

2、檔案管理工作應(yīng)堅(jiān)持的原則

檔案管理主要是對檔案信息進(jìn)行管理，其中包括檔案價(jià)值鑒定、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案編目、檔案的提供利用等，它能準(zhǔn)確反映出事業(yè)單位的成長歷程。檔案管理工作應(yīng)堅(jiān)持以下幾點(diǎn)原則：檔案安全原則、檔案完整原則、檔案易于利用原則。為有效遵循這些原則，管理人員必須具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，以確保檔案的安全完整。

3、新形勢下我國檔案管理的現(xiàn)狀

第一，對檔案管理工作不重視。從目前來看，我國事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)過于追求經(jīng)濟(jì)利益而嚴(yán)重忽視了檔案管理，致使檔案管理工作人員做事不認(rèn)真，態(tài)度不端正，這不僅限制了檔案管理的規(guī)范化，還阻礙了社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。第二，缺乏完善的檔案管理體系。在新形勢下，我國各大事業(yè)單位的管理制度也在不斷完善，但卻始終沒有建立完善的檔案管理體系，致使檔案管理工作人員在操作方面和工作落實(shí)方面都不夠規(guī)范。第三，一些事業(yè)單位根本沒有按照新形勢下的社會(huì)需求來革新傳統(tǒng)的檔案管理制度，這不僅降低了檔案管理工作的質(zhì)量與效率，還對檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展造成了影響。第四，檔案管理措施落后。在檔案管理的過程中，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有利于提高檔案資料的利用率。但從目前來看，各大事業(yè)單位并未建立完善的網(wǎng)絡(luò)檔案管理結(jié)構(gòu)體系，極大程度地降低了檔案的有效性與完整性。

4、新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的要求

社會(huì)對事業(yè)單位的經(jīng)營管理隨著社會(huì)各領(lǐng)域的不斷發(fā)展，也對經(jīng)營管理提出了更高的需求。只有充分重視檔案管理工作，才能進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作的相關(guān)流程，進(jìn)而使檔案管理內(nèi)容不斷完善，管理水平不斷提升。一般事業(yè)單位的檔案資料主要記錄的都是事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展歷史，且大多都是文字圖片等方面的內(nèi)容。在實(shí)施檔案管理的過程中，應(yīng)合理應(yīng)用整理方法，并實(shí)時(shí)做好數(shù)據(jù)錄入以及檔案信息備份，可借助信息數(shù)據(jù)庫來處理一些比較重要的加密信息。將檔案管理工作規(guī)范化，不僅有利于確保事業(yè)單位的信息安全，還有利于推動(dòng)事業(yè)單位的深入發(fā)展。

5、檔案規(guī)范化管理與信息服務(wù)的策略探索

5.1加大檔案規(guī)范化管理的重視力度

各級領(lǐng)導(dǎo)要加大對檔案規(guī)范化管理的重視，從資金投入、人才配置、基礎(chǔ)設(shè)施等方面提供支持，充分認(rèn)識檔案管理效率與人力資源之間的關(guān)系，樹立正確的大檔案觀念和意識，采用科學(xué)化、專業(yè)化的措施實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

5.2強(qiáng)化檔案信息資源的優(yōu)化配置

為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值最大化，要從不同方面入手，加強(qiáng)檔案信息資源的優(yōu)化配置：（1）明確檔案信息資源優(yōu)化配置的目標(biāo)定位。要注重對檔案信息資源需求對象的細(xì)分，明晰檔案信息資源需求的用戶對象、方式、范圍等，并分析檔案信息資源的其他屬性，使之能夠滿足各類檔案用戶的需求。（2）注重檔案信息資源的市場優(yōu)化配置。要建立健全市場需求導(dǎo)向的供求機(jī)制，關(guān)注檔案信息市場的供求變化，考慮資源類型、用戶主體、組織機(jī)構(gòu)等因素，確保檔案信息資源與市場需求相契合。同時(shí)，還要建立健全檔案信息資源市場化配置運(yùn)行機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源優(yōu)化配置的宏觀引領(lǐng)和規(guī)劃協(xié)調(diào)。另外，還要注重對特色檔案、綜合檔案、專業(yè)檔案的整合，使各類檔案信息資源能夠優(yōu)勢互補(bǔ)、信息共享，最大化地體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。

5.3創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方法

要充分彰顯檔案信息的開發(fā)、利用和服務(wù)價(jià)值，要不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)的方法，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫、大數(shù)據(jù)、云存儲等現(xiàn)代前沿信息技術(shù)，較好地提升檔案信息的服務(wù)能力和水平。（1）樹立檔案信息服務(wù)意識。要樹立用戶至上的檔案信息服務(wù)理念，基于檔案信息服務(wù)對象的需求，進(jìn)行動(dòng)態(tài)、全方位的檔案信息服務(wù)，以服務(wù)對象的需求作為檔案信息服務(wù)的首要前提，為提升檔案信息服務(wù)水平奠定思想基礎(chǔ)。鑒于此，檔案管理部門首先需要優(yōu)化檔案掛那里規(guī)章制度，按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)對檔案信息化進(jìn)行處理和管理。與此同時(shí)，根據(jù)檔案信息服務(wù)意識的要求，管理部門還需要對工作人員相關(guān)業(yè)務(wù)能力與服務(wù)水平進(jìn)行系統(tǒng)綜合地培訓(xùn)。（2）推進(jìn)文檔一體化建設(shè)。要依循“存量數(shù)字化、增量電子化”的理念，全力推進(jìn)檔案全文數(shù)字化、文檔一體化的建設(shè)，簡化檔案信息利用的審批權(quán)限，優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)，更好地優(yōu)化檔案利用水平，高效地服務(wù)檔案需求用戶。在文檔一體化建設(shè)過程中，工作人員首先可以根據(jù)相應(yīng)檔案管理規(guī)范的具體要求與當(dāng)前檔案實(shí)際保存情況相結(jié)合，選取合適的檔案規(guī)范化手法，采取相應(yīng)的單套制或者雙套制來保障檔案歸檔過程中的安全性。（3）創(chuàng)新移動(dòng)終端環(huán)境下的檔案信息服務(wù)。要樹立以用定采、以用定服的理念，創(chuàng)新應(yīng)用電子信息、終端應(yīng)用、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等基礎(chǔ)技術(shù)，利用移動(dòng)終端的交互性延展性，拓寬檔案信息服務(wù)的載體形式，并推進(jìn)檔案信息的電子化認(rèn)證體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)流程的再造和重構(gòu)，為需求用戶提供快捷便利的檔案信息服務(wù)。同時(shí)，要建構(gòu)合理有效的檔案信息服務(wù)安全網(wǎng)，加強(qiáng)對檔案信息的篩選和分類，加強(qiáng)涉密信息聯(lián)網(wǎng)的風(fēng)險(xiǎn)防控。另外，還要推進(jìn)檔案信息服務(wù)機(jī)制的協(xié)同建設(shè)，要形成各系統(tǒng)、各部門之間的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制、暢通交流與協(xié)作渠道，突破檔案信息服務(wù)壁壘，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的多點(diǎn)共享和互為印證，更好地提升檔案信息資源整合和服務(wù)的個(gè)性化。

結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代的要求，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理和建設(shè)，在分析檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，切實(shí)提出檔案規(guī)范化管理的提升措施，樹立檔案規(guī)范化管理的觀念，整合和優(yōu)化配置檔案信息資源，更好地發(fā)揮檔案信息服務(wù)的價(jià)值和效能。

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