用友U872應收款管理業務操作常見問題解析

張菊

[摘? ? 要] 應收款管理系統在用友ERP-U872管理軟件中是一個重要的子系統，主要用于核算和管理客戶往來款項。對應收款管理系統在進行業務操作時，由于相關操作設置不當或理解錯誤，對常見的一些問題及注意事項進行歸納總結，提出對應解決方法。

[關鍵詞] 用友ERP-U872;應收款管理系統;業務處理;解析

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 11. 024

[中圖分類號] F234? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）11- 0055- 02

0? ? ? 前? ? 言

在用友ERP-U872管理軟件中，應收款管理系統主要是通過銷售發票、其他應收單、收款單等單據的錄入，對企業的往來賬進行綜合管理，及時準確地提供給客戶往來賬款余額資料，通過各種分析報表，合理地進行資金的調配，提高資金的利用效率。該系統即可獨立運行，又可與其他子系統結合運用，以提供完整的業務處理和財務管理信息。本文對應收款管理系統在用友ERP-U872財務軟件操作過程中，常見的問題及注意事項加以歸納分析和總結，希望對同行提供一些幫助。

1? ? ? 應收款管理系統與其他系統的數據聯系

在現代企業中，要把大量的應收賬款每一筆都管理得清清楚楚，及時發出每份催單，方便、靈活、快捷、多角度地分析應收賬款，是管理者迫切需要解決的問題。應收款管理系統的實施，實現了企業財務業務一體化的管理，提高了企業應收賬款的管理水平。

應收款系統與總賬系統、銷售系統、應付系統、財務分析系統可以集成使用，它們之間的數據聯系表現為銷售系統提供的發票傳送給應收系統，并生成憑證，對發票進行收款結算處理;總賬系統接收應收系統傳遞的憑證，并能查詢其所生成的憑證。應收系統與應付系統之間可以進行轉賬處理，應收系統向財務分析系統提供各種分析的數據。

2? ? ? 應收款管理系統初始化設置

應收款管理系統的初始化工作包括：系統選項的設置、基本信息、初始設置與期初余額錄入四項內容。業務操作時常見的問題有：

（1）在設置應收科目、預收科目時，系統提示“本科目應為應收受控科目”。

原因：設置輔助核算往來科目時，沒有選擇該科目受控。例如：在進行控制科目的操作時不能被選中“應收賬款”“應收票據”“預收賬款”等往來核算的科目。解決此問題應在企業應用平臺的“基礎設置”頁簽下點擊“基礎檔案”→“財務”→”會計科目”，在“會計科目—修改”界面，將“應收賬款”科目輔助賬類型定義為“客戶往來”（受控系統為應收管理系統）;“預收賬款”（2203）科目輔助賬類型定義為“客戶往來”（受控系統為應付管理系統），這樣就可以對應地選擇總賬系統里的應收、預收受控科目了。

（2）填完對應的信息后不能立即生成憑證。

原因：憑證上的科目欄有空缺。解決此問題應在“業務工作”→“財務會計”→“應收款管理”→“設置”→“初始設置”→“設置科目”→“基本科目”設置中的本幣科目代碼中預先設置即可。

（3）單據填寫錯誤或填錯單據類型。

原因：在經濟業務上理解有錯誤，不能識別對應單據。解決此問題舉例解析，例如：銷售發票、采購發票、入庫單和領料單的填寫，都是在業務所對應的系統內填寫的。銷售業務發生后，除了在銷售系統填寫相應的銷售發票外，還要弄清款項是否收到。若款項尚未收到，就需要在應收款管理系統內確認這筆應收款，在收回這筆款項時，應填寫相應的收款單。若銷售系統沒有啟用，只啟用了應收款管理系統，就直接在應收款系統內填寫;若啟用了銷售系統，又啟用了應收款管理系統，則銷售發票就應在銷售系統內填寫即可。

（4）在“初始設置”窗口，找不到“壞賬準備設置”項。

原因：在“選項”中默認壞賬處理方式為“直接轉銷法”。 解決此問題應在“選項”中選中壞賬處理的方式為其他幾種方法即可。壞賬計提時的應收賬款余額與總賬系統的應收賬款余額不相等。解決此問題應當在“壞賬處理”完成壞賬計提時，首先查看應收系統的應收單和收款單統計出當前應收賬款的余額，并根據壞賬準備設置自動完成壞賬計提的業務處理。因為當應收系統的應收單對應總賬系統的應收賬款的“借方發生額”，應收系統的收款單對應總賬系統的應收賬款的“貸方發生額”。

（5）在銷售發票錄入界面，利用參照按鈕無法找到相應的存貨或直接輸入存貨編碼，系統提示“存貨錄入不正確或者沒有銷售屬性或者沒有權限或者被停用”。

原因：在錄入“存貨檔案”時，忘記選擇存貨的“銷售”屬性。 解決此問題應在“存貨檔案”中把“銷售”屬性選上即可。

3? ? ? 應收款管理系統日常業務處理

應收款管理系統的日常業務處理工作包括：應收處理、票據管理、壞賬處理、制單處理等操作。業務操作時常見的問題有：

（1）在錄入應收單時，選擇存貨代碼系統提示“存貨錄入不正確或沒有銷售屬性或不存在或沒權限”。

原因：存貨初始設置屬性出錯。解決此問題應在“基礎設置”→“基礎檔案”→“存貨”→“存貨檔案”→雙擊需選擇的存貨信息→打開→修改該存貨檔案的“存貨屬性”為“內銷”和“外銷”即可。

（2）輸入銷售普通發票或銷售專用發票保存時，系統提示“銷售類型不能為空，請輸入完整”，在編輯銷售類型時系統提示“該操作員無此功能權限”導致銷售發票無法保存。

原因：在錄入銷售發票之前沒有做好相關銷售業務的基礎檔案設置工作。解決此問題首先更換角色，由賬套主管直接錄入這張銷售發票，在發票中編輯銷售類型為經銷或代銷;其次編輯出庫類型為銷售出庫或領料出庫即可。

（3）填制或貼現商業承兌匯票時，系統提示“輸入日期不對”。

原因：計算機日期格式命令與輸入日期格式不對。解決此問題應進入“控制面板”→ “區域和語言選項” → “自定義”→ “短日期格式命令中的yyyy—mm—dd”重新輸入即可。

若操作商業承兌匯票貼現時，系統提示“日期不對”。

原因：應付款管理系統期末已結賬。解決此問題應先進入應付款管理系統“期末處理”，取消期末“結賬”;其次在“票據管理”中選中需要貼現的票據，單擊“貼現”即可。

（4）在“壞賬收回”界面單擊“結算單號”參照按鈕，系統提示無結算單可選擇。

原因：當收回一筆壞賬時，沒有在“收款單據錄入”功能中錄入一張收款單或對已錄入的收款單進行核銷操作。解決此問題應在當收回一筆壞賬時，在“收款單據錄入”功能中錄入一張收款單即可。

（5）在操作過程中收款單據不能修改和刪除。

原因：已核銷的收款單據是不允許修改和刪除的，否則必須進行逆向操作。解決此問題首先取消核銷，進入“應收單審核”打開應收單過濾的對話框選擇復選項“已審核”進入列表框，選擇要棄審的單據，單擊工具欄上的“棄審”命令，完成“棄審”。“棄審”成功后就可以對這張收款單進行修改或刪除。

（6）制單生成憑證的金額不對。

原因：設置制單類型時，沒有選中“明細到單據”。解決此問題應在選擇“日常處理”菜單下的“制單”→制單界面→選定制單類型（明細到單據）與憑證類別→輸入制單日期，在系統列示的所有當前日期已記賬未制單的單據中，選擇要制單的單據行，雙擊“選擇標志”欄目，點擊“制單”，進入憑證界面。然后單擊“保存”按鈕，將當前憑證傳遞到總賬系統。

（7）對于期末取數函數中參數是取借方還是貸方。

原因：在資產負債表中“應收賬款（科目定義時余額方向選擇為借）”項目公式的定義：應收賬款的余額在貸方，表示預收款，不能在這里反映，所以定義公式是一定要指明只取其中的借，而不能取默認余額。解決此問題應弄清：①余額的方向在于建立定義科目借貸的方向，若定義借，則取借，否則反之;②定義科目時為借與在定義公式是參數直接取借是不相同的，若這個科目所有的明細科目余額方向一致，則結果一樣，反之，如果這科目的明細科目中余額有借也有貸，則結果不相同。

4? ? ? 應收款管理系統期末處理

4.1? ?匯兌損益計算注意事項

（1）如果客戶往來有外幣核算，且在應收款管理系統中核算客戶往來款項，則月末需要計算外幣單據的匯兌損益并進行相應的處理。需注意的是：在計算匯兌損益之前，應首先在系統“初始設置”中選擇計算匯兌損益的處理方法（月末計算匯兌損益和單據結清時匯兌損益）。

（2）如果客戶往來有外幣核算，且在總賬管理系統中“賬簿選項”選取客戶往來“應收系統”核算，則在此計算外幣單據的匯兌損益并對其進行相應的處理。

4.2? ?期末結賬注意事項

（1）如果確認本月的各項處理已經結束，可以選擇執行月末結賬功能。結賬后本月不能再進行單據、票據、轉賬等業務的增、刪、改、審等處理。另外，如果上個月沒有結賬，則本月不能結賬，同時一次只能選擇一個月進行結賬。

（2）如果在某月的月末結賬有錯誤，可以取消月末結賬。但取消結賬操作只有在該月總賬未結賬時才能進行。如果啟用了銷售管理系統，銷售管理系統結賬后，應收款管理系統才能結賬。

（3）期末結賬時還應注意本月的單據（發票和應收單）在結賬前應該全部審核;若本月的結算單還有未核銷的，則不能結賬;如果結賬期間是本年度最后一個期間，則本年度進行所有核銷、壞賬、轉賬等處理必須制單，否則不能向下一個年度結轉，而且對于本年度外幣余額為0的單據，必須將本幣余額結轉為0，即必須執行匯兌損益。

主要參考文獻

[1]趙澤敏 應收款系統賬務處理被忽視的有關問題[J].會計之友，2009（8）.

[2]王新玲，汪剛. 會計信息系統實驗教程（用友ERP-U872）[M].北京：清華大學出版社，2009.