信息化效能視角下的高校數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理思考

涂偉

[摘? ? 要] 高校信息化效能是以實(shí)現(xiàn)核心為目標(biāo)，以提升能力為關(guān)鍵，以呈現(xiàn)效果為參照，從最有效的路徑推動(dòng)并實(shí)現(xiàn)高校戰(zhàn)略目標(biāo)的過(guò)程。信息化效能強(qiáng)調(diào)相關(guān)能力的積累與釋放，是持續(xù)路徑選擇與實(shí)踐的過(guò)程。高校要樹(shù)立“數(shù)據(jù)是重要資產(chǎn)”的理念，積累有效數(shù)據(jù)資產(chǎn)，重視應(yīng)用需求的發(fā)現(xiàn)和數(shù)據(jù)共享使用，重視數(shù)據(jù)資產(chǎn)的成本管理與信息化效能的同步提升。

[關(guān)鍵詞] 數(shù)據(jù)資產(chǎn);信息化;效能;高校

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 11. 094

[中圖分類號(hào)]? G420? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]? A? ? ? [文章編號(hào)]? 1673 - 0194（2019）11- 0217- 02

0? ? ? 前? ? 言

高校信息化的效能實(shí)現(xiàn)，是指高等學(xué)校持續(xù)提升其信息化綜合能力，從最有效的路徑推動(dòng)并實(shí)現(xiàn)高校戰(zhàn)略目標(biāo)的過(guò)程。高校信息化效能的核心是其方向和能力，而信息化效益呈現(xiàn)僅是其必然結(jié)果。由于信息化效益具有廣泛性、間接性、遞進(jìn)性、長(zhǎng)期性、延遲性、無(wú)形性、模糊性等問(wèn)題[1]，從數(shù)據(jù)資產(chǎn)的視角分析高校信息化效能及其實(shí)現(xiàn)，有重要意義。

1? ? ? 高校信息化的效能

高校信息化的目標(biāo)，不宜以其實(shí)現(xiàn)效益來(lái)衡量，而要用效能作為主要指標(biāo)。高校信息化目標(biāo)是促進(jìn)信息應(yīng)用，進(jìn)而推進(jìn)服務(wù)流程再造或管理方式創(chuàng)新，提升高校的科研、教學(xué)、服務(wù)和管理的質(zhì)量和水平。這些目標(biāo)，不僅是結(jié)果，如提高相關(guān)水平，也是一種能力，如開(kāi)發(fā)信息或促進(jìn)共享。

高校信息化的目標(biāo)，是一種配合或輔助高校核心目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的手段，或者說(shuō)是輔助目標(biāo)。高校核心目標(biāo)是人才培養(yǎng)或科學(xué)研究等，所有的管理或服務(wù)也是圍繞這些目標(biāo)展開(kāi)的。例如，考上大學(xué)是核心目標(biāo)，那么鍛煉身體、準(zhǔn)確閱讀、珍惜時(shí)間等都是輔助目標(biāo)，可表述為健康化、速讀化、高效化等。能快速查到并存儲(chǔ)所需考試資料，并隨時(shí)翻找出來(lái)復(fù)習(xí)，也可類似表述為信息化。但這些是能力，是輔助核心目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的單項(xiàng)能力。如同鍛煉身體不能以購(gòu)買了多少運(yùn)動(dòng)裝備或辦理了幾家健身卡為衡量指標(biāo)，信息化也不能以設(shè)備或軟件的購(gòu)置規(guī)模為主要評(píng)價(jià)指標(biāo)。進(jìn)一步來(lái)講，并不是身體鍛煉越好，高考的成績(jī)就會(huì)越好，鍛煉身體要以最大化地提高成績(jī)?yōu)槟繕?biāo)。

高校信息化要衡量其推動(dòng)高校核心目標(biāo)的程度，不僅是效果，更是能力，是一種最大化提升其核心目標(biāo)的效能。這種效能具有以下特點(diǎn)。

（1）信息化效能以實(shí)現(xiàn)核心為目標(biāo)，以提升能力為關(guān)鍵，以呈現(xiàn)效果為參照。效能要以提升核心目標(biāo)為起點(diǎn)，當(dāng)然所有的信息化項(xiàng)目都有其作用，但圍繞核心的項(xiàng)目才會(huì)最有價(jià)值，如同到達(dá)北京有多種交通方式和多條道路，首先要把目標(biāo)設(shè)置，如果把目標(biāo)設(shè)置到上海，再試圖從上海到達(dá)北京就值得商榷，其次是選擇交通工具，火車還是汽車，高速還是普路。例如，本年只建設(shè)一個(gè)系統(tǒng)，在科研管理系統(tǒng)、設(shè)備管理系統(tǒng)和人事管理系統(tǒng)三個(gè)系統(tǒng)中挑選，就需要考慮哪個(gè)應(yīng)用能更大程度促進(jìn)核心目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，即多大程度與高校的核心發(fā)展戰(zhàn)略相契合。高校信息化的核心是提升能力，如同選擇汽車作為交通工具后，有能力保持車輛快速行駛，保持道路平穩(wěn)暢通，還有充足經(jīng)費(fèi)加油繳費(fèi);如果選了飛機(jī)，卻不停延誤，艱難飛起來(lái)又迫降，就屬于缺乏能力，拔苗助長(zhǎng)，有些信息項(xiàng)目看著效果高大上，實(shí)際卻很難落地實(shí)施，結(jié)果很糟糕。

（2）信息化效能是持續(xù)路徑選擇與實(shí)踐的過(guò)程。信息化效益是一個(gè)靜態(tài)效果的呈現(xiàn)，而信息化效能是一個(gè)帶路徑的向量值?？v觀近些年高校的“十三五”發(fā)展規(guī)劃，主要是云平臺(tái)、大數(shù)據(jù)、智能校園等，說(shuō)明各高校在信息化的總體努力方向是相同的。而在同方向下，各高校還應(yīng)規(guī)劃出不同的發(fā)展路徑，優(yōu)先保障學(xué)校的增長(zhǎng)點(diǎn)和創(chuàng)新點(diǎn)，優(yōu)先完善面向師生的服務(wù)等，根據(jù)自身信息化的能力和主要方向，形成個(gè)性化的高校信息化規(guī)劃。

（3）信息化效能強(qiáng)調(diào)相關(guān)能力的積累與釋放。物體的移動(dòng)是勢(shì)能或動(dòng)能作用的效果，信息化的推動(dòng)也需要有相應(yīng)的能力。信息化的效能，也可以分為勢(shì)能和動(dòng)能，勢(shì)能是信息化的潛在能力，如人才儲(chǔ)備、組織架構(gòu)、管理制度、激勵(lì)措施等;動(dòng)能是信息化的實(shí)施能力，如項(xiàng)目執(zhí)行力、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、協(xié)調(diào)溝通能力等;動(dòng)能和勢(shì)能者都很重要，不能偏廢。例如，全部依靠外包的高校信息化，表面效果可能不錯(cuò)，但可能勢(shì)能偏低而動(dòng)能偏高，后續(xù)的發(fā)展可能受限，其發(fā)展路徑受外包公司的影響，路越走越窄。信息化的效能就是要不斷積累其勢(shì)能和動(dòng)能，在正確的方向指引下，將信息化工作持續(xù)推進(jìn)。

2? ? ? 基于信息化效能加強(qiáng)數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理

高校信息化中積累的大量數(shù)據(jù)，應(yīng)以數(shù)據(jù)資產(chǎn)的方式加以妥善管理。數(shù)據(jù)資產(chǎn)是數(shù)據(jù)控制人資產(chǎn)的組成部分，是數(shù)據(jù)控制人享有的與數(shù)據(jù)有關(guān)的一切權(quán)益的總和[2]?；蛘哒f(shuō)，數(shù)據(jù)資產(chǎn)是組織擁有或控制，能給公司及組織帶來(lái)未來(lái)經(jīng)濟(jì)利益的數(shù)據(jù)資源[3]。高校數(shù)據(jù)資產(chǎn)的所有權(quán)和管理、使用和處置權(quán)并不各部門或個(gè)人，而是各高校。在新的網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)資產(chǎn)將會(huì)給高校帶來(lái)重大收益。

高校資產(chǎn)管理存在著資產(chǎn)管理意識(shí)淡漠、責(zé)任主體不夠清晰、資產(chǎn)配置缺乏規(guī)劃，無(wú)預(yù)算管理相配套、“重貨幣， 輕實(shí)物”，“重投入，輕使用”，“重建設(shè)，輕維護(hù)”等問(wèn)題[4]。數(shù)據(jù)資產(chǎn)也存在類似情況，由于意識(shí)薄弱、認(rèn)識(shí)偏差，相關(guān)問(wèn)題可能更復(fù)雜或嚴(yán)重。借鑒傳統(tǒng)高校資產(chǎn)管理的模式，數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理須經(jīng)過(guò)可行性分析、預(yù)算、采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、出庫(kù)、調(diào)撥、報(bào)廢或報(bào)損、處置、核銷等環(huán)節(jié)，在實(shí)踐中，不是存在缺失，而是根本沒(méi)有相應(yīng)環(huán)節(jié)。數(shù)據(jù)資產(chǎn)的管理應(yīng)關(guān)注以下問(wèn)題。

（1）指定部門負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的管理，確定數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)，建立數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和共享的標(biāo)準(zhǔn)和流程，建立運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)資產(chǎn)分類臺(tái)賬。數(shù)據(jù)資產(chǎn)需要有專門部門負(fù)責(zé)，設(shè)計(jì)專人和相應(yīng)制度進(jìn)行管理，從規(guī)劃開(kāi)始，到登記入庫(kù)，再到日常審核。類似普通資產(chǎn)分為固定資產(chǎn)和低值易耗品，建議數(shù)據(jù)資產(chǎn)以影響力和影響范圍不同，劃分為高密度和低密度資產(chǎn)。高密度數(shù)據(jù)資的影響范圍和影響力大，短時(shí)間缺失就會(huì)被發(fā)現(xiàn)和查找，隨時(shí)需要被調(diào)用。由于影響范圍和影響力的變動(dòng)，教學(xué)公開(kāi)課的視頻，部分是高密度資產(chǎn)，多數(shù)是低密度的資產(chǎn)。低密度的資產(chǎn)，可能特定條件下轉(zhuǎn)化為高密度資產(chǎn)，例如被新的應(yīng)用需求所喚醒，反之亦然。高密度的資產(chǎn)，需要有更強(qiáng)的安全保障和更多備份和審核，需要更快的訪問(wèn)速度和更多的共享機(jī)制。

（2）數(shù)據(jù)資產(chǎn)需要定期檢查，審核共享權(quán)限。由于電子數(shù)據(jù)的無(wú)形性，定期檢查數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)，定期檢查數(shù)據(jù)有沒(méi)有惡意篡改或刪除，核實(shí)備份的完整性的工作，比對(duì)傳統(tǒng)設(shè)備資產(chǎn)的檢查更重要。數(shù)據(jù)一般需要在各系統(tǒng)間共享，應(yīng)檢查各用戶共享的權(quán)限，檢查相應(yīng)的用戶的操作記錄，數(shù)據(jù)不僅要用好，還要保密。

（3）高密度數(shù)據(jù)資產(chǎn)不宜報(bào)廢。存儲(chǔ)低成本讓大量置備數(shù)據(jù)資產(chǎn)成為可能，已確定的高密度數(shù)據(jù)資產(chǎn)不宜報(bào)廢，或者至少保留5～10年。即使是低密度資產(chǎn)，隨著數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的大量應(yīng)用，原本看似閑置的數(shù)據(jù)資產(chǎn)也能發(fā)揮價(jià)值。數(shù)據(jù)的維度越多，時(shí)段越長(zhǎng)，大數(shù)據(jù)的精度越高。

（4）數(shù)據(jù)資產(chǎn)應(yīng)做好購(gòu)置和收集規(guī)劃。在做好基礎(chǔ)工作后，應(yīng)把重點(diǎn)放在數(shù)據(jù)資產(chǎn)的設(shè)計(jì)和規(guī)劃上，通過(guò)需求調(diào)研，圍繞高校的核心目標(biāo)，明確還需要哪些電子數(shù)據(jù)，通過(guò)什么方式和哪些系統(tǒng)進(jìn)行獲取和管理，需要哪些信息基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)人才的支持，這些數(shù)據(jù)將如何流轉(zhuǎn)和共享，如何克服相應(yīng)的制約因素等。當(dāng)購(gòu)置和收集規(guī)劃開(kāi)始實(shí)施時(shí)，數(shù)據(jù)資產(chǎn)才能進(jìn)入一個(gè)閉環(huán)管理模式。

3? ? ? 高校數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理的改進(jìn)策略

高校要樹(shù)立“數(shù)據(jù)是重要資產(chǎn)”的理念，把數(shù)據(jù)資產(chǎn)的管理和應(yīng)用提高到戰(zhàn)略高度，統(tǒng)籌規(guī)劃，完善組織架構(gòu)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，建立數(shù)據(jù)流動(dòng)和共享機(jī)制，定期檢查數(shù)據(jù)質(zhì)量，做好歸檔存儲(chǔ)和限制權(quán)限的調(diào)用，以此努力提升高校信息化的效能，包括動(dòng)能和勢(shì)能。除此以外，還應(yīng)關(guān)注以下要點(diǎn)。

（1）積累有效數(shù)據(jù)資產(chǎn)，是信息化效能實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。信息化效能的發(fā)揮，不是無(wú)源之水，需要有大量、規(guī)范、有效的數(shù)據(jù)，由這些數(shù)據(jù)構(gòu)成信息，由信息加工成知識(shí)，為學(xué)校的核心目標(biāo)實(shí)現(xiàn)作輔助貢獻(xiàn)。數(shù)據(jù)是重要資源，需要以資產(chǎn)的方式加以管理和應(yīng)用，由指定的部門和人員加以規(guī)范管理和共享。

（2）重視應(yīng)用需求的發(fā)現(xiàn)和數(shù)據(jù)共享使用。數(shù)據(jù)資產(chǎn)應(yīng)用的驅(qū)動(dòng)力，即信息化的勢(shì)能，是應(yīng)用需求。許多部門和師生有大量未滿足的信息需求，遺憾的是，多數(shù)需求未被正式提出，也未被信息部門發(fā)現(xiàn)或收集，許多需求被視為“異想天開(kāi)”，許多需求即使被收集也未重視，或者因經(jīng)費(fèi)人手等問(wèn)題擱置。重視各項(xiàng)需求，重新評(píng)估其對(duì)高校核心目標(biāo)影響程度，是比數(shù)據(jù)分析技術(shù)更重要的任務(wù)。數(shù)據(jù)共享，是實(shí)現(xiàn)信息化效能的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是數(shù)據(jù)資產(chǎn)體現(xiàn)價(jià)值的重要階段。

（3）重視數(shù)據(jù)資產(chǎn)的成本管理與信息化效能的同步提升。數(shù)據(jù)資產(chǎn)是越多越好，但不代表其成本應(yīng)無(wú)限增加，成為信息化的沉重負(fù)擔(dān)。數(shù)據(jù)資產(chǎn)的管理依然要注意成本，如收集有效非重復(fù)的數(shù)據(jù)，做好數(shù)據(jù)的壓縮，將低密度數(shù)據(jù)存放于低成本的存儲(chǔ)設(shè)備或租用的云端等。數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理是信息化效能發(fā)揮的一部分，也需要以能否輔助實(shí)現(xiàn)高校核心目標(biāo)為衡量標(biāo)準(zhǔn)。

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