大數據時代的企業檔案信息化建設

王瑤

【摘 要】隨著我國整體經濟的發展，我國快速進入科學技術現代化發展階段，大數據時代已然來臨。在互聯網技術持續完善、多媒體設備日益普及以及數據信息處理平臺不斷升級等因素的共同作用下，企業檔案從紙質資料轉化為電子資料的速度也在逐漸加快。使得企業傳統檔案信息化建設工作中存在的弊端不斷凸顯，很難滿足大數據時代企業生存和發展的需要。

【關鍵詞】大數據時代；企業檔案信息化建設

引言

我國經濟建設快速發展離不開各行業的大力支持。當前，我國社會主義市場經濟有條不紊地發展，在這樣的大環境下，企業的信息開發和信息利用就顯得尤為重要。企業檔案包含了企業在整個發展過程中產生的重要信息資源，這些信息能對企業的進一步發展提供指導和參考作用。因此，檔案管理在現代企業的管理中占有重要地位。要進一步提升企業在檔案管理方面的水平，就必須完善和創新現有的管理模式，用大數據來指導管理理念，從而助力于企業檔案信息化建設，提升檔案信息的利用率，促進企業又好又快地發展。

1企業檔案信息化

20世紀60年代末，信息化由日本最先提出。信息化的概念，即利用計算機、互聯網、通信等技術不斷提高企業管理水平與運營效率的過程；這個過程是“以信息技術的廣泛應用為主導，信息資源為核心，信息網絡為基礎，信息產業為支撐，信息人才為依托，法規、政策、標準為保障的綜合體系。”伴隨著現代信息技術的迅猛發展與廣泛普及，整個社會面臨著大數據（bigdata）時代的到來，檔案信息化也已成為大勢所趨，并日益滲透到企業活動的各個方面。企業檔案信息化，是指企業檔案管理模式由檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息為主要形式，為企業、社會提供服務為重心的轉變過程。檔案信息化建設的具體任務，主要包括檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統建設、檔案信息化標準規范建設、檔案信息化人才隊伍建設及檔案信息安全保障體系建設。將每項建設任務具體細化落實到工作中，是每一個檔案管理工作者義不容辭的責任。

2當前企業檔案管理存在的主要問題分析

通過對于目前企業檔案管理信息化建設之前存在的問題進行分析，能夠有效的針對企業檔案管理存在的主要矛盾進行判斷，并且針對性的提出解決對策，從而促進企業檔案信息化的順利開展。（1）企業檔案管理模式過于陳舊。盡管當前很多的企業實現了現代化的檔案管理方式，但是在大數據時代下企業檔案管理工作依然存在信息化不足的問題。主要的表現在很多企業檔案管理信息化水平比較低，并且在檔案管理過程中依然采取傳統的管理方式，不僅管理效率低下，而且消耗了大量的人工成本導致企業檔案管理無法滿足信息化的要求。同時在檔案管理信息化建設的過程中，由于缺乏整體工作意識導致信息化程度偏低，對于企業檔案管理產生了非常大的影響。（2）檔案管理工作信息化重視程度不足。信息技術的快速發展、網絡技術和計算機技術的應用水平不斷提高，尤其是在大數據時代，信息化水平直接決定了企業的發展競爭水平。盡管如此，許多企業檔案管理人員沒有深刻的認識到信息化的重要性，所以在檔案管理過程中存在工作，態度散漫，不認真的問題，另外相關的負責人也沒有針對企業檔案管理信息化建設進行中試導致檔案管理工作信息化的資金投人較少，缺乏專業的檔案管理人員，所以會造成企業檔案管理專業水平不到位，甚至存在很多的缺陷。

3在大數據時代企業檔案信息建設策略

3.1增強企業電子檔案信息的安全性

在參考相關研究資料之后，將增強企業電子檔案信息安全性的方法總結為以下幾個方面：首先，通過宣傳教育的方式，不斷向電子郵件收發部門傳遞確保電子文件安全的重要性，使工作人員能夠積極主動的參與到電子文件的保密工作中。其次，將文件收發密碼設置為動態密碼。例如，我們可以將所需電子文件上傳至企業共有的文件儲存平臺，并設置專人管理該平臺，當其他部門需要查閱和使用資料時，必須向管理員申請動態密碼后，直接登錄文件儲存平臺即可。這樣一來不僅有效的減少了文件傳輸過程中的風險，同時還可以防止密碼外泄。再次，凡是涉及企業機密的電子文件，都必須備份，且設置專門的打開密碼，密碼由發件部門與收件部門各保管其中一部分，使用者必須同時經發件部門與收件部門負責人批準后，才能正確的打開電子郵件，從而降低機密文件丟失或泄露的風險。

3.2改變落后的檔案管理理念和方法

現階段，管理檔案還停留在檔案和信息的收集、保存層面，從事檔案信息管理的人和企業并沒有真正意識到如何能有效地對檔案信息進行分析及處理才能極大地促進企業大力發展。在當前大數據時代背景下，上到企業的最高管理層，下到基層的檔案管理人員，都需要對現有的管理理念進行轉換，企業中有權利的職能部門需要出臺一系列的關于檔案管理的規章、制度，如此方可使檔案信息盡可能地被合理使用，通過采取高效的大數據處理技術，幫助企業從設備、項目等各個角度進行有效地數據分析，進而為企業指明正確的發展道路，這樣才能讓企業的經濟效益得到最大的提升。

3.3檔案信息化保障體系的建設

所謂的檔案信息化保障體系，就是針對檔案信息化的管理提供撥一層的服務，在檔案信息化保障體系建設的過程中，包括檔案信息。規劃建設，人才隊伍建設以及服務體系建設，在企業檔案信息化建設的過程中，要充分的針對檔案信息進行科學管理，加強檔案信息的科學性，保證企業檔案既符合實際的工作需求，又能夠符合未來的企業發展趨勢同時要提高企業檔案的管理標準，加強人才的培訓工作，保證人才資源，為企業檔案管理提供充足保障，要針對人才資源進行合理的分配，保證人盡其才、人盡其用，促進人才培養的整體性不斷提高。另外要嚴格加強對于檔案管理人員的道德素質和專業素質的約束，提高檔案管理的整體水平。

3.4構建更為完善的安全防護體系，做好企業信息化建設保密措施

在大數據時代下，檔案信息化建設能夠為企業發展帶來諸多好處，也存在不容忽視的安全隱患。因此必須構建完善的安全防護體系，把系統安全管理納入到檔案信息化建設整體規劃中，建立必要的資金、技術與管理保障機制。信息化建設的過程，離不開人的參與，檔案實體和檔案信息在人、設備之間流轉，必須加強企業檔案保密與安全風險控制，保證數字化加工設備在局域網環境下開展作業；加強對人員的監督管理，加工設備與責任人一對一綁定，嚴格控制知悉范圍；檔案信息管理系統投入使用前，通過數據庫備份、密級設定、用戶權限控制等措施管控利用范圍，采用信息加密技術、數字簽名技術、防火墻技術、入侵檢測技術等應對內部網絡漏洞，以防病毒甚至黑客攻擊，為檔案安全樹起堅固的屏障。

結語

綜上所述，在整個市場經濟大環境下，對企業檔案進行信息化建設，是大數據時代不容置疑的需求，也很契合時代發展的規律。檔案管理人員應轉變思想觀念。與此同時，企業自身也必須完善現有的檔案信息管理系統，或重新建立一個新的更為完善的檔案信息管理系統，如此方可促進企業的發展，從而體現出檔案管理在企業發展中的價值，從根本上提升企業效益。

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（作者單位：陜西省榆林市公路管理局郵）